Fakturadato og leveringsdato
Fakturadato og leveringsdato beskriver to ulike hendelser. Begge må håndteres riktig for at faktura, bokføring og MVA-periode skal henge sammen.
Fakturadato er datoen salgsdokumentet utstedes. Leveringsdato er datoen varen eller tjenesten faktisk ble levert. Datoene kan være like, men de dekker forskjellige opplysninger og bør ikke brukes om hverandre.
Forskjellen i én tabell
| Dato | Hva viser den? | Hvor brukes den? |
|---|---|---|
| Fakturadato | Når fakturaen ble utstedt | Fakturanummerrekke, bokføring, MVA-periodisering og betalingsløp |
| Leveringsdato | Når varen eller tjenesten ble levert | Dokumentasjon av salget og kontroll mot avtale, ordre eller prosjekt |
| Forfallsdato | Når kunden senest skal betale | Betalingsoppfølging, forsinkelsesrente og eventuell purring |
Fakturadato skal gjenspeile den faktiske utstedelsen. En faktura eller kreditnota skal ikke tilbakedateres for å flytte omsetning eller MVA til en tidligere periode.
Når må leveringsdato stå på fakturaen?
Bokføringsforskriften krever at salgsdokumentasjonen angir tidspunkt og sted for levering av ytelsen. Opplysningene kan utelates når de er uten betydning. I praksis bør leveringsdato eller leveringsperiode fremgå når den hjelper kunden, regnskapsføreren eller en kontrollør med å forstå hva fakturaen gjelder.
Eksempler:
- Vare levert 27. juni, faktura utstedt 2. juli: oppgi 27. juni som leveringsdato.
- Konsulentarbeid gjennom juni, faktura utstedt 1. juli: oppgi «arbeid utført 1.–30. juni».
- Abonnement for august, faktura utstedt på forskudd i juli: oppgi abonnementsperioden.
- Prosjektfaktura ved godkjent milepæl: oppgi milepæl og godkjenningsdato eller perioden fakturaen dekker.
Hvor sent kan fakturaen sendes?
Hovedregelen er at salgsdokumentet skal utstedes snarest mulig og senest én måned etter levering. Det finnes særregler og periodiske ordninger for enkelte leveranser. Les når du må sende faktura før du lager en intern frist som avviker fra hovedregelen.
En god rutine er å fakturere så snart leveransen er kontrollert. Sen fakturering svekker likviditeten og øker risikoen for at timer, materialer eller avtaleendringer ikke kommer med.
Fakturadato og MVA
Fakturadatoen har betydning for bokføring og rapportering av utgående MVA. Du bør derfor ikke velge dato ut fra hvilken MVA-termin som passer best. Datoen skal være korrekt, og fakturaen skal utstedes innen fristen som gjelder for leveransen.
Hvis du oppdager at en sendt faktura har feil dato, skal du bevare sporbarheten. Ikke slett eller overskriv et allerede utstedt salgsdokument. Vurder kreditnota og ny faktura, og se prosessen for å rette en faktura .
Månedsskifte og årsskifte
Datoavvik blir ekstra synlige ved periode- og årsskifte. Bruk denne kontrollen:
- Avstem leverte, men ikke fakturerte varer og tjenester.
- Kontroller at fakturadatoen er den faktiske utstedelsesdatoen.
- Oppgi leveringsdato eller periode på fakturaen.
- Sørg for at regnskapet periodiserer inntekten riktig når levering og fakturering ligger i ulike perioder.
- Dokumenter vurderingen for større prosjekt- eller abonnementsleveranser.
Fakturadato og regnskapsmessig inntektsføring er relaterte, men ikke alltid identiske spørsmål. Et prosjekt kan kreve periodisering selv om fakturaen sendes samlet.
Vanlige feil
- fakturaen dateres tilbake til leveringsdatoen selv om den utstedes senere
- leveringsdato mangler på en faktura der perioden er viktig
- forfallsdato brukes som fakturadato
- en kreditnota tilbakedateres til datoen på originalfakturaen
- flere leveranser samles uten at periodene beskrives
- ansatte venter til etter månedslukkingen med å levere fakturagrunnlag
ReAI kan koble fakturagrunnlaget til kunde, prosjekt og bokføring. Det gir en tydeligere kontroll av leveranseperiode, utstedelsesdato og eventuell periodisering før perioden lukkes.