Godkjenningsmatrise i regnskap
En godkjenningsmatrise gjør ansvar tydelig og reduserer risiko i økonomiflyten.
En godkjenningsmatrise beskriver hvem som kan godkjenne hva. Den kan være enkel for små selskaper og mer detaljert for virksomheter med prosjekter, avdelinger, flere ledere eller eksterne regnskapsførere.
I ReAI bør matrisen støtte arbeidsflyten, ikke bli et dokument som ingen bruker.
Hva bør matrisen dekke?
| Område | Eksempel på regel |
|---|---|
| Leverandørfaktura | Prosjektleder godkjenner prosjektkostnader |
| Utlegg | Nærmeste leder godkjenner før refusjon |
| Betaling | Daglig leder godkjenner betalinger over valgt beløpsnivå |
| Nye leverandører | Ekstra kontroll før første betaling |
| Periodestenging | Regnskapsfører eller økonomiansvarlig låser perioden |
Se brukerroller og tilgang i ReAI for tilgangsdelen.
Hold den praktisk
En god matrise har få nivåer:
- Små beløp godkjennes nær arbeidet.
- Store beløp løftes til daglig leder eller styreleder.
- Nye leverandører får ekstra kontroll.
- Egenbetalinger og utlegg har uavhengig godkjenner.
Hvis matrisen blir for komplisert, vil folk finne snarveier utenfor systemet.
Koble matrisen til kontrollspor
Godkjenning bør være sporbar: hvem godkjente, når, og på hvilket grunnlag? Det er særlig viktig for leverandørfakturaer og utlegg.
For mer om sporbarhet, les kontrollspor i regnskapssystem .