Godkjenningsmatrise i regnskap
En godkjenningsmatrise gjør ansvar tydelig og reduserer risiko i økonomiflyten.
En godkjenningsmatrise beskriver hvem som kan godkjenne hva. Den kan være enkel for små selskaper og mer detaljert for virksomheter med prosjekter, avdelinger, flere ledere eller eksterne regnskapsførere.
I ReAI bør matrisen støtte arbeidsflyten, ikke bli et dokument som ingen bruker.
Hva bør matrisen dekke?
| Område | Eksempel på regel |
|---|---|
| Leverandørfaktura | Prosjektleder godkjenner prosjektkostnader |
| Utlegg | Nærmeste leder godkjenner før refusjon |
| Betaling | Daglig leder godkjenner betalinger over valgt beløpsnivå |
| Nye leverandører | Ekstra kontroll før første betaling |
| Periodestenging | Regnskapsfører eller økonomiansvarlig låser perioden |
Se brukerroller og tilgang i ReAI for tilgangsdelen.
Hold den praktisk
En god matrise har få nivåer:
- Små beløp godkjennes nær arbeidet.
- Store beløp løftes til daglig leder eller styreleder.
- Nye leverandører får ekstra kontroll.
- Egenbetalinger og utlegg har uavhengig godkjenner.
Hvis matrisen blir for komplisert, vil folk finne snarveier utenfor systemet.
Koble matrisen til kontrollspor
Godkjenning bør være sporbar: hvem godkjente, når, og på hvilket grunnlag? Det er særlig viktig for leverandørfakturaer og utlegg.
For mer om sporbarhet, les kontrollspor i regnskapssystem .
Eksempel på en enkel matrise
| Beløp eller risiko | Attestasjon | Endelig godkjenning |
|---|---|---|
| Ordinært kjøp innen budsjett | Bestiller bekrefter levering | Budsjettansvarlig |
| Avvik fra ordre eller avtale | Bestiller forklarer avvik | Økonomiansvarlig |
| Ny leverandør eller ny bankkonto | Uavhengig leverandørkontroll | To personer før betaling |
| Kjøp fra nærstående | Dokumentasjon av avtale og pris | Person uten interessekonflikt |
Matrisen bør angi stedfortreder, ikke bare navnet på dagens ansatt. Test også hva som skjer ved ferie, hastebetaling og endring av bankkonto. En god matrise stanser transaksjonen når nødvendig dokumentasjon mangler og viser tydelig hvorfor et unntak eventuelt ble godkjent.
Les videre
Mer fra Digitalisering og systemer
API-integrasjon og automatisering av regnskap
Komplett guide til API-integrasjon i regnskap: teknikk, fordeler, risiko og implementering.
Automatisert bilagsføring
Lær hvordan AIAK automatiserer bilagsføring fra datainnhenting til godkjenning, og hvilke kontroller du må sette opp for trygg drift.
Automatisert noteproduksjon i årsregnskapet
Automatiserte noter gir fart i årsoppgjøret. Få oversikt over datakilder, regelverk og hvordan AIAK bygger kontrollert noteproduksjon.
Databriller i regnskap – Visualisering og analyse av Regnskapsdata
Hvordan bruke databriller i regnskap? Oversikt over dashboards, KPI-er, implementering og gevinster.