Fakturaprogram
Et godt fakturaprogram lager ikke bare PDF-er. Det knytter fakturaen til kunde, MVA, bokføring, reskontro og betaling.
Et fakturaprogram oppretter, sender og følger opp salgsfakturaer. For en enkelt faktura kan et gratis PDF-verktøy være nok. Når virksomheten fakturerer jevnlig, bør løsningen også håndtere nummerering, MVA, kundereskontro, betaling og bokføring.
Det viktigste skillet er derfor ikke gratis eller betalt, men frittstående dokument eller sammenhengende økonomiflyt.
Hvilken løsning trenger du?
| Behov | Egnet løsning |
|---|---|
| Én faktura uten konto | Gratis PDF-fakturaverktøy |
| Få fakturaer med manuell bokføring | Enkelt fakturaprogram med sikker nummerrekke og eksport |
| Løpende fakturering | Integrert faktura- og regnskapssystem |
| Offentlige kunder | EHF, mottakerregister og kundereferanser |
| Privatkunder i nettbank | eFaktura-løsning for B2C |
| Abonnement eller faste oppdrag | Gjentakende faktura og kontroll av perioder |
| Mange innbetalinger | KID, bankintegrasjon og automatisk matching |
Funksjoner som faktisk betyr noe
Kontrollerbar nummerering
Programmet må tildele fakturanummer maskinelt i en kontrollerbar rekke. Et Word- eller Excel-dokument er en mal, men gir ikke alene den nødvendige kontrollen. Les reglene for fakturanummer .
Riktig kunde og referanse
Kundekortet bør lagre juridisk navn, organisasjonsnummer, adresse, betalingsvilkår, valuta og elektronisk mottaker. For større kunder må bestillingsnummer, prosjektreferanse eller kontaktperson følge fakturaen. Se fakturareferanse på faktura .
PDF, EHF og eFaktura
Programmet bør skille tydelig mellom kanalene:
- PDF er et lesbart dokument, ofte sendt på e-post.
- EHF er strukturert e-faktura for bedrifter og offentlig sektor.
- eFaktura brukes mot privatkundens nettbank.
En PDF blir ikke EHF fordi den sendes elektronisk. Fra 1. januar 2027 gjelder vedtatte krav om å sende elektronisk faktura for bokføringspliktige virksomheter i Norge, mens nærmere tekniske regler og unntak fastsettes i forskrift. Les kravet om e-faktura fra 2027 .
MVA og bokføring
Fakturalinjer bør være koblet til riktig inntektskonto og MVA-kode. Da blir salget bokført samtidig som fakturaen opprettes, og en kreditnota kan reversere de samme linjene.
Et system bør varsle når:
- selger ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
- MVA-sats og produktregel ikke passer sammen
- kunden eller leveringslandet krever en ny MVA-vurdering
- fakturaen mangler leveringsdato eller obligatoriske opplysninger
Reskontro og bank
Når fakturaen er sendt, skal den stå som en åpen post til betalingen er mottatt eller kravet er kreditert. KID og bankintegrasjon gjør at innbetalingen kan matches automatisk. Delbetaling, gebyr og valutaavvik må kunne forklares uten manuelle samlekontoer.
Sjekkliste ved valg av fakturaprogram
- Kan systemet sende både PDF og strukturert EHF?
- Støtter det eFaktura dersom du har privatkunder?
- Har faktura og kreditnota kontrollerbare nummerserier?
- Kan kundens bestillings- og prosjektreferanser valideres?
- Henger fakturalinjer, MVA og bokføring sammen?
- Matcher systemet KID og bankbetaling mot riktig åpen post?
- Håndterer det delbetaling, valuta og kreditnota?
- Kan alle dokumenter og endringer spores?
- Kan data eksporteres dersom du bytter system?
- Er prisene knyttet til brukere, fakturaer, EHF eller banktransaksjoner?
Vanlige skjulte kostnader
Sammenlign mer enn månedsprisen. Enkelte løsninger tar betalt per EHF, KID, bankintegrasjon, purring, bruker eller regnskapsfører. Andre krever et separat regnskapssystem, slik at kunde og betaling må synkroniseres mellom to løsninger.
Beregn kostnaden for hele flyten:
- Opprette og sende faktura.
- Bokføre inntekten og MVA.
- Motta og matche betaling.
- Følge opp avvik og forfall.
- Rette feil med kreditnota.
- Avstemme reskontro og bank.
Når bør du gå fra gratisverktøy til system?
Bytt når manuell kontroll tar mer tid enn selve faktureringen, eller når feil kan påvirke MVA, kundeoppfølging og rapportering. Typiske tegn er:
- du holder fakturanummer i et eget regneark
- innbetalinger må matches manuelt
- du kopierer kundedata mellom mal og regnskap
- EHF må sendes fra en annen tjeneste
- du oppdager forfalte krav sent
- kreditnotaer og korrigerte fakturaer er vanskelige å følge
ReAI faktura samler kunde, faktura, EHF, bokføring, bank og reskontro. Det gjør fakturaen til en del av regnskapet i stedet for et dokument som må registreres på nytt.