Hva er godtgjørelse?

Godtgjørelse er en betaling som kompenserer for noe annet enn ordinært arbeid på timelønn eller fastlønn. I regnskap og lønn brukes ordet om to ting:

Skillet er viktig fordi reglene for skatt, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og a-melding er forskjellige.

Utgiftsgodtgjørelse: hovedregelen for skatt

Etter skatteloven § 5-11 er en utgiftsgodtgjørelse skattepliktig i den grad den gir overskudd, altså når den er høyere enn de faktiske utgiftene. For flere vanlige godtgjørelser har Skatteetaten fastsatt satser som kan utbetales uten forskuddstrekk.

Kilde: Skatteetaten om bilgodtgjørelse og kost- og losjisatser . Satsene endres normalt fra 1. januar hvert år.

Les mer om kjøregodtgjørelse og reise og diett i lønn .

Refusjon av utlegg

Når den ansatte har betalt en utgift for arbeidsgiveren og leverer kvittering, er refusjonen ikke inntekt. Beløpet dekker bare utgiften, og bilaget dokumenterer kostnaden i regnskapet. Se utlegg i lønn .

Når blir godtgjørelsen skattepliktig?

• Den er høyere enn trekkfri sats eller faktiske utgifter.
• Den utbetales som et fast beløp uten kobling til faktiske utgifter, for eksempel en fast hjemmekontorgodtgjørelse eller et fast bilgodtgjørelsesbeløp per måned.
• Vilkårene for satsen ikke er oppfylt, for eksempel når reiseregning eller kjørebok mangler.

Den skattepliktige delen er trekkpliktig og gir arbeidsgiveravgift.

Arbeidsgodtgjørelse for verv

Styrehonorar og annen godtgjørelse for verv er skattepliktig inntekt. For godtgjørelse til styremedlemmer skal det gjøres forskuddstrekk, og beløpet rapporteres i a-meldingen. Arbeidsgiveravgift beregnes av styrehonorar. Foreninger og andre skattefrie organisasjoner har egne grenser for når godtgjørelse til frivillige må rapporteres.

Bokføring av godtgjørelse

Eksempel 1: Kjøregodtgjørelse etter trekkfri sats

En ansatt kjører 1 200 km i tjenesten i løpet av måneden og har ført kjørebok. Arbeidsgiver betaler 3,50 kr/km.

1 200 km × 3,50 kr = 4 200 kr

Beløpet er trekkfritt, men rapporteres i a-meldingen sammen med antall kilometer.

Eksempel 2: Kjøregodtgjørelse etter statens sats

Betaler arbeidsgiver statens sats på 5,30 kr/km, blir godtgjørelsen 6 360 kroner. Av dette er 1 200 × 1,80 = 2 160 kroner trekkpliktig og grunnlag for arbeidsgiveravgift. Med 14,1 % arbeidsgiveravgift (sone I) blir avgiften 304,56 kroner.

Eksempel 3: Refusjon av reiseutlegg

En ansatt legger ut 5 600 kroner for fly, hotell og taxi på en tjenestereise og leverer kvitteringer.

Er det inngående MVA på kvitteringene, for eksempel 12 % på hotell og innenlands flyreise, skal den føres for seg når virksomheten har fradragsrett. Se hvordan du bokfører diett og kostgodtgjørelse .

Dokumentasjon

• Reiseregning med formål, reiserute, avreise- og hjemkomsttid og overnattingssted
• Kjørebok med dato, fra–til, formål og antall kilometer
• Kvitteringer for utlegg
• Godkjenning fra leder eller den som attesterer

Regnskapsmaterialet skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt.

Vanlige feil

• Fast månedlig bilgodtgjørelse behandles som trekkfri
• Kjøregodtgjørelse utbetales etter statens sats uten at overskytende del trekkes
• Diett utbetales for reiser som ikke oppfyller kravene til avstand og varighet
• Reiseutlegg og diett bokføres på samme konto, så a-meldingen blir feil

Godtgjørelse i ReAI

I ReAI registreres utlegg ved å laste opp kvitteringen, og AI foreslår beløp, dato og MVA. Lønnskjøringen gjøres i samme system, med skattetrekk, arbeidsgiveravgift og a-melding.