Utlegg i lønn

Utlegg i lønn brukes ofte som fellesnavn på tre forskjellige betalinger: refusjon av et dokumentert bedriftsutlegg, utgiftsgodtgjørelse etter sats og dekning av en privat kostnad. Bare de to siste skal normalt inn i A-meldingen.

Slik skiller du betalingene

Kontonummeret avgjør ikke klassifiseringen. En dokumentert programvarekvittering blir ikke opplysningspliktig fordi betalingen skjer sammen med lønn, og en privat restaurantregning blir ikke skattefri fordi den bokføres som utlegg.

Krav til skattefri refusjon

Arbeidsgiveren kan refundere den faktiske kostnaden uten forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift når:

• utgiften er pådratt i forbindelse med arbeidet
• kvittering eller annet gyldig bilag legges ved arbeidsgiverens regnskap
• arbeidstakerens navn og formålet fremgår
• reisebilag viser hvem reisen gjelder og hvilket arrangement den ansatte deltok på
• bevertningsbilag viser formål, deltakere og virksomheten de representerer

Dette følger av skattebetalingsforskriften § 5-6-11 . Elektronisk kvittering kan oppbevares elektronisk når dokumentasjonen oppfyller bokføringskravene.

Eksempel: ansatt kjøper kontorrekvisita

En ansatt kjøper papir og toner for 1 000 kroner inklusive MVA og leverer kvittering med navn og formål. Selskapet er MVA-registrert og varen brukes i avgiftspliktig virksomhet.

Debet kontorrekvisita             800
Debet inngående MVA               200
Kredit skyldig til ansatt       1 000

Ved utbetaling debiteres skyldig til ansatt og bank krediteres. Refusjonen skal normalt ikke på lønnskonto, ikke på konto 5390 og ikke i A-meldingen.

Når utlegget bør gå gjennom lønnssystemet

Det er praktisk å betale refusjonen samtidig med lønn, men betalingen må fortsatt ha en egen, ikke-rapporterbar utleggstype. Lønnssystemet bør kunne:

1. lagre bilaget og formålet
2. sende refusjonen til betaling
3. kontere den på riktig kostnadskonto
4. holde beløpet utenfor A-meldingen, forskuddstrekk og feriepengegrunnlag
5. avstemme betalingen mot hovedbok og bank

Hvis systemet sender alle linjer på lønnsslippen til A-meldingen, må utlegget håndteres i leverandør- eller utleggsflyten i stedet.

Utgiftsgodtgjørelse må rapporteres

Kilometergodtgjørelse, kostgodtgjørelse og trekkfri hjemmekontorgodtgjørelse er ikke refusjon av én bestemt kvittering. De rapporteres med egne inntektsbeskrivelser i A-meldingen.

Eksempel: hjemmekontor

En ansatt med eget arbeidsrom får 2 240 kroner i 2026. Beløpet rapporteres i utbetalingsmåneden som utgiftsgodtgjørelse, annet, uten trekkplikt og uten grunnlag for arbeidsgiveravgift. En egen lønnsart kan konteres mot konto 5390.

Eksempel: bom og parkering på reiseregning

Nødvendige småutgifter til bom og parkering kan behandles som utgiftsrefusjon når de fremgår av en fullstendig reiseregning. Skatteetatens veiledning sier at slike utgifter ikke rapporteres særskilt når de fremgår av reiseregningen. Utbetales en generell parkeringsgodtgjørelse uten reiseregning, må den vurderes som en opplysningspliktig godtgjørelse eller lønn.

Ikke refunder disse som skattefrie utlegg

• privat mat og dagligvarer
• vanlige klær, dress og sko
• reise mellom hjem og fast arbeidssted
• privat forsikring, trening eller behandling uten særskilt skattefritak
• telefon- og internettabonnement med privat tilgang uten EK-behandling
• kontanter uten bilag og dokumentert formål
• samme kostnad som allerede er refundert eller betalt med firmakort

Noen slike ytelser kan gis som skattefri gave innenfor gavegrensen, men da må de registreres og kontrolleres etter gavereglene. Se gaver, velferd og representasjon .

Månedlig kontroll

Vanlige feil er doble refusjoner, manglende formål, MVA-fradrag fra en ufullstendig kvittering og at en regnskapskorreksjon ikke følges av korrigert A-melding.

For hele skillet mellom refusjon, godtgjørelse og naturalytelse, se skattefrie ytelser til ansatte . Se også hvordan bokføre privat utlegg .