Hva er OCR?

OCR står for Optical Character Recognition, altså optisk tekstgjenkjenning. I norsk regnskap brukes ordet i to sammenhenger:

Begrepet «OCR-giro» stammer fra tiden da giroblanketter ble lest maskinelt. Navnet har levd videre selv om det meste i dag betales i nettbank, med eFaktura eller AvtaleGiro .

OCR som tekstgjenkjenning

Tekstgjenkjenning gjør et bilde av et dokument om til tekst og felter som kan behandles i regnskapssystemet.

1. Skanning og bildebehandling: Dokumentet lastes opp som PDF eller bilde. Støy fjernes, og bildet rettes opp.
2. Tegngjenkjenning: Systemet gjenkjenner bokstaver og tall.
3. Tolkning: Tekst kobles til felter som leverandør, organisasjonsnummer, fakturanummer, beløp, MVA, KID og forfallsdato.
4. Validering: Feltene kontrolleres mot regler, for eksempel om summen stemmer og om leverandøren finnes fra før.

En løsning som bruker OCR til å lese leverandørfakturaer, kalles ofte en fakturatolk .

Hva bør du kontrollere?

OCR gjør feil, særlig på dårlige bilder, håndskrift og uvanlige oppsett. Kontroller alltid:

• at beløp, MVA-sats og MVA-beløp stemmer med dokumentet
• at KID og kontonummer er lest riktig før fakturaen betales
• at leverandøren og organisasjonsnummeret er riktig
• at fakturadatoen havner i riktig periode

En EHF-faktura inneholder allerede strukturerte data og trenger ikke tolkes. Fra 1. januar 2027 må bokføringspliktige som hovedregel sende e-faktura til hverandre, og fra 1. januar 2030 må de også kunne motta den. Behovet for OCR på inngående fakturaer blir derfor mindre over tid, men kvitteringer og utenlandske fakturaer vil fortsatt komme som bilder og PDF.

OCR-innbetalinger med KID

Når en kunde betaler med KID, kan banken rapportere innbetalingen i en fil til betalingsmottakeren. Filen har tradisjonelt blitt kalt OCR-fil. Mange banker leverer i dag samme informasjon i andre formater, for eksempel som ISO 20022-fil (camt.054) eller direkte via bankintegrasjon.

Det krever vanligvis en avtale med banken om KID-innbetalinger. Avtalen fastsetter blant annet lengden på KID og om kontrollsifferet skal beregnes med MOD10 eller MOD11. Les mer om KID på faktura , og test en referanse med KID-validatoren .

Slik fungerer avstemmingen

1. Fakturaen sendes med KID som identifiserer kunde og faktura.
2. Kunden betaler med KID-en.
3. Banken rapporterer innbetalingen med KID, beløp og dato.
4. Regnskapssystemet finner fakturaen og lukker posten i kundereskontroen .

Bokføringen blir den samme som for andre innbetalinger fra kunder:

Betaler kunden feil beløp eller uten KID, må posten behandles manuelt. Se innbetaling uten KID og bankavstemming .

OCR i ReAI

I ReAI leses PDF-fakturaer og kvitteringer du laster opp av AI, mens EHF-fakturaer kommer inn ferdig strukturert. Med bankintegrasjon matches innbetalinger mot åpne fakturaer på fakturanummeret, så avstemmingen virker også uten KID. Se fakturamottak og kvitteringsmottak og bankintegrasjon .