Regnskap for forening

Regnskap for forening handler mindre om avanserte konsernregler og mer om trygg drift: hvem har betalt kontingent, hvilke bilag mangler, hva har styret vedtatt, og kan årsmøtet stole på tallene? For mange lag og foreninger er utfordringen at økonomien styres av frivillige med begrenset tid, ikke at selve regnskapet er umulig.

Denne guiden er laget for foreninger, lag og innretninger som vil ha en praktisk økonomiflyt. Hvis du først vil lese den generelle definisjonen, finnes den eldre bakgrunnsartikkelen hva er forening .

Hva må en forening ha kontroll på?

De fleste foreninger bør ha en fast struktur for disse områdene:

Område	Hvorfor det er viktig
Medlemmer	Grunnlag for kontingent, stemmerett og kommunikasjon
Kontingent	Viktig inntekt og ofte hovedgrunnlaget for budsjettet
Bilag	Dokumentasjon for alle inntekter og kostnader
Bank	Avstemming viser om penger og regnskap faktisk stemmer
Budsjett	Styret trenger rammer for aktiviteter og innkjøp
Årsregnskap	Årsmøtet må kunne godkjenne økonomien på et forståelig grunnlag

Et godt foreningsregnskap bør være enkelt nok til at ny kasserer kan overta, men ryddig nok til at styret, medlemmer og tilskuddsgivere får tillit til tallene.

Slik bygger dere en enkel regnskapsflyt

Start med en egen bankkonto for foreningen. Bruk den konsekvent, og unngå private utlegg uten tydelig dokumentasjon. Deretter bør dere samle medlemslisten i et system, ikke i flere regneark. ReAI har medlemsregister innebygd, slik at medlemmer, kontingent og faktura kan henge sammen.

En praktisk månedlig flyt kan se slik ut:

Registrer nye medlemmer og endringer i medlemsstatus.
Send kontingent eller andre fakturaer fra samme grunnlag.
Last opp kvitteringer og andre bilag fortløpende.
Avstem bank mot regnskapet.
Se på ubetalte krav og kommende kostnader.
Rapporter kort til styret hvis noe avviker fra budsjettet.

Dette høres mer omfattende ut enn det trenger å være. Poenget er å gjøre litt ofte, slik at ikke hele økonomien må ryddes rett før årsmøtet.

Hvilke inntekter er vanlige?

Foreninger har ofte flere inntektskilder enn bare kontingent:

Medlemskontingent fra aktive medlemmer, støttemedlemmer eller familier.
Deltakeravgifter for kurs, treninger, turer eller arrangementer.
Sponsormidler, reklameinntekter eller samarbeid.
Gaver og private bidrag.
Kommunale tilskudd, prosjektmidler eller støtteordninger.
Grasrotandel eller andre ordninger via frivillig sektor.

Hver inntektstype bør føres slik at styret kan se hvor pengene kommer fra. Det gjør budsjettarbeidet mer presist og gjør det lettere å forklare økonomien på årsmøtet.

Hvilke kostnader bør skilles ut?

Det er ofte nyttig å skille mellom drift, aktivitet og administrasjon.

Kostnadstype	Eksempler
Aktivitet	Leie av bane, kurslokale, utstyr, instruktører og arrangement
Administrasjon	Regnskapssystem, bankgebyrer, forsikring, porto og programvare
Medlemsarbeid	Kommunikasjon, medlemsmøter, frivilligpleie og årsmøte
Prosjekt	Øremerkede tiltak, tilskuddsprosjekter og særskilte arrangement

Hvis foreningen mottar øremerkede midler, bør kostnadene knyttes tydelig til prosjektet. Det sparer mye arbeid når rapporten skal leveres.

Må alle foreninger føre regnskap?

Selv små foreninger bør føre et enkelt regnskap. Om foreningen har formell bokføringsplikt eller regnskapsplikt avhenger blant annet av aktivitet, omsetning, tilskudd og særregler. Les mer i den eksisterende artikkelen om bokføringsplikt for frivillige organisasjoner , og sjekk Altinn om bokføringsplikt ved konkrete vurderinger.

Uansett regelverk bør styret ha kontroll på:

Hvilke penger som har kommet inn.
Hva pengene er brukt på.
Hvilke krav som fortsatt er ubetalt.
Hvilke forpliktelser foreningen har tatt på seg.
Hva som skal legges frem for årsmøtet.

ReAI for foreninger

ReAI passer når foreningen vil samle faktura , medlemsregister, bilag og regnskap i samme løsning. Det er særlig nyttig hvis kontingent, bank og bilag i dag ligger i ulike systemer.

Les videre om kassererrollen , bilag i forening og årsregnskap for forening .