Regnskapsprogram for forening og idrettslag
Hva en forening trenger i et regnskapsprogram, fra medlemsliste og kontingent til årsregnskapet styret legger frem på årsmøtet.
Et regnskapsprogram for forening må henge sammen med medlemmene. Kontingenten er ofte den viktigste inntekten, og kassereren må kunne se hvem som har betalt, purre på resten og legge frem et regnskap årsmøtet stoler på. ReAI har medlemsregister, kontingentfakturering, bankavstemming og årsregnskap i samme system. Prisen følger antall bilag, ikke antall medlemmer eller brukere.
Hva en forening trenger fra et regnskapsprogram
| Behov | Hvorfor |
|---|---|
| Medlemsregister | Grunnlaget for kontingent, stemmerett og kontaktinformasjon |
| Kontingentfaktura | Én faktura per medlem, med forfall og betalingsinformasjon |
| Oppfølging av ubetalt | Påminnelser uten manuelle lister |
| Bankavstemming | Viser at penger og regnskap faktisk stemmer |
| Bilag fra utlegg | Frivillige legger ut og skal ha pengene tilbake |
| Flere brukere med ulike roller | Kasserer, leder og revisor trenger ulik tilgang |
| Årsregnskap | Resultat og balanse som årsmøtet skal godkjenne |
| Grunnlag for momskompensasjon | Dokumenterte driftskostnader med MVA |
Et regneark kan fungere for en liten forening det første året. Problemene kommer når flere skal jobbe i samme fil, når kasserer byttes, eller når medlemslisten og bankutskriften ikke stemmer før årsmøtet.
Slik fungerer ReAI for foreninger
Medlemmer og kontingent
Medlemmene legges inn i medlemsregisteret med status og medlemskategori. Kontingenten faktureres fra registeret, slik at hver faktura er knyttet til riktig medlem. Les mer om fakturering av medlemskontingent.
Innbetalinger og purring
Når banken er koblet til, matcher ReAI innbetalingene mot fakturaene. Det skjer på fakturanummeret, og krever ikke en egen KID-avtale. Medlemmer som ikke har betalt, får påminnelse etter en fast purreplan.
Utlegg og kvitteringer
Frivillige som har lagt ut, laster opp kvitteringen. AI-en foreslår beløp, dato og konto. Kassereren godkjenner og betaler tilbake. Kjøp med foreningens kort går i kvitteringsmottaket, slik at det ikke blir betalt to ganger.
Tilgang for styret
Kasserer og regnskapsfører kan få full tilgang. Leder kan få lesetilgang. Revisor eller kontrollkomité kan få en egen revisorrolle med kun lesetilgang. Ved styrebytte fjerner dere den gamle kassereren og inviterer den nye. Historikken blir liggende i systemet.
Årsregnskap til årsmøtet
Resultat og balanse hentes fra bokføringen. Med avstemt bank og lukkede perioder er regnskapet klart til revisor og årsmøte uten ekstra arbeid i et regneark. Se årsregnskap for forening.
Hva koster det for en forening?
Medlemsbaserte organisasjoner registrert som FLI (forening/lag/innretning) får egne FLI-priser. Prisen følger antall bilag per år. Medlemmer, brukere og ordinære ReAI-funksjoner koster ikke ekstra.
| Pakke | Bilag per år | Årspris inkludert MVA |
|---|---|---|
| Liten forening | Opptil 300 | 1 000 kr |
| Aktiv forening | Opptil 1 000 | 2 500 kr |
| Stort lag | Opptil 5 000 | 6 000 kr |
| Forbund og større organisasjoner | Over 5 000 eller flere organisasjonsnumre | Etter avtale |
Prisene gjelder ReAI-abonnementet per organisasjonsnummer. Andre organisasjonsformer og organisasjoner uten medlemskap bruker ordinære priser.
Eksempel: Et korps med 120 medlemmer sender én kontingentfaktura i året per medlem. Med 120 fakturabilag, 120 betalingsbilag og 50 andre bilag blir det 290 bilag. Da passer Liten forening til 1 000 kr per år inkludert MVA. To kontingentrunder gir i dette eksemplet 530 bilag og passer i Aktiv forening til 2 500 kr per år inkludert MVA.
Vil dere også ha hjelp med bokføringen og medlemsarbeidet? Be om full pakke med ReAI, regnskapsføring fra Aiak og aktuelle partnertjenester. Totalprisen avtales etter behov; regnskapsføring og partnertjenester er ikke inkludert i systemprisen. Se FLI-tilbudet og full pakke.
Regler foreningen bør kjenne
- Registrering. Det er gratis å registrere en forening i Enhetsregisteret. Da får den organisasjonsnummer og kan åpne egen bankkonto.
- MVA. Veldedige og allmennyttige organisasjoner må registrere seg i Merverdiavgiftsregisteret først når avgiftspliktig omsetning passerer 140 000 kr på 12 måneder. For andre er grensen 50 000 kr. Kontingent er normalt ikke avgiftspliktig omsetning. Se MVA for forening.
- Momskompensasjon. Frivillige organisasjoner som er registrert i Frivillighetsregisteret, kan søke om kompensasjon for MVA på kjøp. Søknaden bygger på regnskapet. Se momskompensasjon for frivillige organisasjoner.
- Skatteplikt. En forening som ikke har økonomisk gevinst som formål, er normalt skattefri. Kommersiell aktivitet utenfor formålet kan likevel bli skattepliktig.
Bokføring av kontingent
Når kontingenten på 600 kr faktureres, bokføres den slik:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1500 Kundefordringer | 600 | |
| Inntektskonto for kontingent, uten MVA-kode | 600 |
Når medlemmet betaler, lukkes kundefordringen mot 1920 Bankinnskudd. Siden kontingent normalt ikke er avgiftspliktig, beregnes det ikke MVA.
Vanlige feil i foreningsregnskapet
- Kontingent på privat konto. Alle innbetalinger bør gå til foreningens egen bankkonto.
- Utlegg uten kvittering. Kassereren bør ikke betale tilbake uten dokumentasjon.
- Medlemslisten stemmer ikke med innbetalingene. Det oppdages ofte først like før årsmøtet.
- Gammel kasserer har fortsatt tilgang. Tilgang til bank og regnskap bør oppdateres med en gang etter styrebyttet.
Vanlige spørsmål
Finnes det et gratis regnskapsprogram for forening?
Noen løsninger har gratis fakturering, men mangler da ofte medlemsregister, bankavstemming eller årsregnskap. Se hva «gratis» betyr i praksis i guiden om gratis regnskapsprogram. Medlemsbaserte FLI-organisasjoner får ReAI fra 1 000 kr per år inkludert MVA, med opptil 300 bilag. Se FLI-prisene for vilkår og nivåer.
Kan idrettslag bruke ReAI?
Ja. Et idrettslag er en forening. Aktivitetsavgift, treningsavgift og arrangementer kan faktureres og følges opp på samme måte som kontingent.
Hvordan overlater vi regnskapet til ny kasserer?
Inviter den nye kassereren som bruker, og fjern den gamle. Alle bilag, fakturaer og avstemminger ligger i systemet. Se også kassererens oppgaver i en forening.
Kom i gang
Opprett foreningen i ReAI med organisasjonsnummeret. Legg inn medlemmene, koble til banken og send den første kontingentfakturaen. Du kan prøve gratis. Les kom i gang med ReAI eller regnskap for forening.