Bilag i forening
Slik holder foreningen orden på bilag, kvitteringer, fakturaer, utlegg og dokumentasjon gjennom året.
Bilag i forening er dokumentasjonen som viser hvorfor penger har kommet inn eller gått ut. Uten bilag blir regnskapet bare en liste over banktransaksjoner. Med gode bilag kan styret, kasserer, kontrollkomite og årsmøte forstå hva som faktisk har skjedd.
Se også den generelle forklaringen av hva er bilag hvis du trenger begrepsbakgrunn.
Hva er et bilag?
Et bilag kan være:
- En inngående faktura fra leverandør.
- En kvittering for utlegg.
- En utgående faktura for kontingent eller sponsor.
- En bankutskrift eller betalingsbekreftelse.
- En avtale som forklarer en inntekt eller kostnad.
- Et styrevedtak som dokumenterer godkjenning.
Foreningen bør kunne forklare hver transaksjon i regnskapet med et bilag eller en tydelig intern dokumentasjon.
Vanlige bilag i foreninger
| Bilagstype | Eksempel |
|---|---|
| Kontingentfaktura | Faktura sendt til medlem eller familie |
| Sponsoravtale | Avtale og faktura til lokal sponsor |
| Kvittering | Innkjøp av mat, utstyr eller materiell |
| Reiseregning | Kjøregodtgjørelse eller refusjon av reise |
| Tilskuddsbrev | Vedtak fra kommune eller støtteordning |
| Bankbilag | Gebyr, rente, betaling eller overføring |
Noen bilag forklarer beløpet direkte. Andre trenger ekstra kontekst. En kvittering fra en butikk bør for eksempel kobles til hvilken aktivitet innkjøpet gjaldt.
Utlegg fra frivillige
Private utlegg er en vanlig kilde til rot. Foreningen bør ha en fast utleggsrutine:
- Utlegget skal være avtalt eller innenfor vedtatt budsjett.
- Kvittering leveres digitalt.
- Formål og aktivitet skrives på utlegget.
- Kasserer kontrollerer og registrerer bilaget.
- Betaling skjer fra foreningens bankkonto.
Unngå kontanter hvis dere kan. Digitale spor gjør bankavstemming enklere og reduserer risikoen for misforståelser.
Attestering og godkjenning
Styret bør bestemme hvem som kan godkjenne kostnader. Kasserer bør ikke alene bestille, godkjenne, betale og føre alt uten innsyn.
En enkel kontrollmodell kan være:
| Beløp | Godkjenning |
|---|---|
| Små driftsutlegg | Aktivitetsansvarlig eller kasserer |
| Større innkjøp | Styreleder eller styrevedtak |
| Nye avtaler | Styrevedtak |
| Refusjon til kasserer | Styreleder eller annet styremedlem |
Dette handler ikke om mistillit. Det handler om å beskytte både kasserer og foreningen.
Oppbevaring
Bilag bør lagres samlet og være tilgjengelige ved kontroll, revisjon eller overtakelse av ny kasserer. Les Altinn om bokføringsplikt for offentlige krav når foreningen omfattes av bokføringsreglene.
Foreningen har bokføringsplikt etter bokføringsloven § 1-2 når den har regnskapsplikt, plikter å levere skattemelding, eller skal levere mva-melding. Da gjelder kravene til dokumentasjon, og bilag og regnskap skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt.
Selv små foreninger uten formell bokføringsplikt bør ha en praktisk oppbevaringsrutine. Medlemmene må kunne etterprøve hvordan pengene er brukt.
Bilag i ReAI
I ReAI kan foreningen samle bilag, fakturaer og regnskap i samme system. Det gjør årsregnskapet enklere, fordi dokumentasjonen allerede ligger sammen med føringen.
Bilagsmengden avgjør hvilket nivå som passer i ReAIs FLI-priser. Tilbudet gjelder bare medlemsbaserte organisasjoner med organisasjonsform FLI; bruk fjorårets fakturaer, betalingsbilag og øvrige bilag som grunnlag for anslaget.