Hva er varelager?

Varelager er varer som bedriften eier og har for å selge i den ordinære virksomheten, eller for å bruke i produksjonen av varer som skal selges. Varelageret er et omløpsmiddel og står øverst blant omløpsmidlene i balansen. Når varene selges, går kostprisen over fra balansen til varekostnaden i resultatregnskapet.

For mange handelsbedrifter er varelageret den største eiendelen. En feil i lagerverdien slår derfor rett ut i resultatet og skatten: Er lageret 100 000 kr for høyt, er overskuddet også 100 000 kr for høyt.

Denne artikkelen dekker regnskapet: verdsettelse, bokføring og skatt. Se lagerbeholdning for lagerstyring, bestillingsmengder og lagerkostnader, vareopptelling for selve tellingen og varekretsløpet for hvordan varer og penger henger sammen.

Hva regnes som varelager?

Det avgjørende er eierskap og risiko, ikke hvor varene står:

• Varer i transitt som du har overtatt risikoen for, er ditt varelager
• Varer du har solgt, men som ennå står hos deg, er ikke ditt varelager hvis risikoen er gått over til kunden
• Kommisjonsvarer du selger for andre, er ikke ditt varelager
• Driftsmateriell til eget bruk, som kontorrekvisita, er kostnader og ikke varelager

Verdsettelse: laveste verdis prinsipp

Etter regnskapsloven § 5-2 vurderes varelageret til den laveste av:

• Anskaffelseskost: innkjøpspris etter rabatter, pluss frakt, toll og andre kostnader for å få varen på lager. Fradragsberettiget mva er ikke med. Se anskaffelseskost
• Virkelig verdi: forventet salgspris minus kostnadene med å selge varen

For produserte varer omfatter anskaffelseskosten (tilvirkningskost) råvarer, direkte lønn og en andel av de indirekte produksjonskostnadene. Salgs- og administrasjonskostnader er aldri med.

FIFO og vektet gjennomsnitt

Når like varer er kjøpt til ulike priser, må anskaffelseskosten fordeles etter en metode:

• FIFO (først inn, først ut): De eldste varene regnes som solgt først, og lageret består av de siste innkjøpene. FIFO er vanligst i Norge og legges til grunn skattemessig
• Vektet gjennomsnitt: Lageret verdsettes til gjennomsnittlig kostpris. Metoden er akseptert etter god regnskapsskikk, men skattemessig er det FIFO som gjelder, så et vesentlig avvik må håndteres i skatteberegningen
• Faktisk kostpris: For unike varer, som biler og kunst, brukes kostprisen for hver enkelt vare

LIFO (sist inn, først ut) er ikke i samsvar med god regnskapsskikk i Norge og er heller ikke tillatt skattemessig.

Eksempel: 200 stk til 100 kr, 300 stk til 110 kr og 250 stk til 120 kr er kjøpt inn, til sammen 750 stk for 83 000 kr. Bedriften selger 400 stk.

Summen er 83 000 kr i begge tilfeller. Metoden avgjør bare hvor mye som havner i resultatet i år, og hvor mye som blir liggende i balansen.

Nedskrivning for ukurans

Har varer blitt skadet, gått ut på dato, gått av moten eller mistet verdi av andre grunner, skal de skrives ned til virkelig verdi. Det samme gjelder teknologisk utdaterte produkter, sesongvarer som er ute av sesong, og overskuddslager som omsettes sakte. Nedskrivningen er en ordinær del av varekostnaden. Øker verdien igjen senere, reverseres nedskrivningen. Les mer om ukurans.

Bokføring av varelager

De fleste små og mellomstore bedrifter kostnadsfører varekjøp løpende og justerer lagerverdien med en beholdningsendring når perioden avsluttes.

Varekjøp 50 000 kr + 25 % mva:

Årsslutt: Bokført lager er 300 000 kr, og varetellingen viser 280 000 kr til anskaffelseskost. Lageret har gått ned med 20 000 kr:

Har beholdningen i stedet økt, snus føringen: debet 1460 og kredit 4390. Avvik mellom bokført og talt lager skyldes som regel svinn (naturlig tap, tyveri eller skade), feilregistreringer eller varer som ikke lenger kan selges.

Nedskrivning for ukurans, 15 000 kr av lageret:

Periodisk eller løpende metode

Eksemplene over følger den periodiske metoden, som er vanligst i Norge. Med et lagersystem som oppdaterer lagerverdien fortløpende, kan du bruke den løpende metoden: varekjøp føres direkte på lagerkontoen (debet 1460, kredit leverandørgjeld eller bank), og hvert salg gir to føringer:

1. Salget: debet kundefordringer eller bank, kredit salgsinntekt
2. Kostprisen: debet varekostnad, kredit lager

Ved periodisk metode fanges varekostnaden i stedet opp gjennom innkjøpskontoene og beholdningsendringen. Begge metodene gir samme resultat når lageret er riktig telt. Se lagerkorreksjon for flere eksempler.

Varetelling og dokumentasjon

Bokføringsforskriften § 6-1 krever at varelageret telles ved regnskapsårets slutt. Tellelistene er dokumentasjon av balansen og må vise art, kvantum og verdi for hver vare. Kravene til dokumentasjonen, tellemetodene og bokføringen av resultatet er samlet i vareopptelling.

Skattemessig verdsettelse

Skattereglene avviker fra regnskapet på et viktig punkt. Etter skatteloven § 14-5 annet ledd:

• Settes varelageret til anskaffelsesverdi (tilvirkningsverdi for egne produkter)
• Regnes de først anskaffede varene som solgt først (FIFO) når varene ikke kan individualiseres
• Gir nedskrivning av varelageret ikke fradrag

En regnskapsmessig nedskrivning for ukurans gir derfor en midlertidig forskjell mellom regnskap og skatt, som påvirker utsatt skatt. Fradraget kommer når varene selges med tap, kasseres eller forsvinner.

Det gis derimot fradrag for dokumentert svinn og tyveri, for varer som faktisk er kassert eller solgt under kost, og for løpende lagerkostnader som husleie, forsikring, lønn og kostnader ved varetellingen.

Nøkkeltall for varelageret

Hva som er et godt nivå, varierer mye mellom bransjer. En dagligvarebutikk har langt høyere omløp enn en møbelbutikk. Flere nøkkeltall og sammenhengen mellom dem står i lagerbeholdning.

Internkontroll

• Varemottak: Kontroller antall og kvalitet mot pakkseddel og innkjøpsordre før varene registreres
• Arbeidsdeling: Den som registrerer varemottak, bør ikke også godkjenne leverandørfakturaen
• Fysisk sikring: Begrens tilgangen til lageret og særlig til verdifulle varer
• Løpende telling: Tell de viktigste varene oftere enn én gang i året
• Avstemming: Stem av lagersystemet mot lagerkontoene i hovedboken hver måned

Vanlige feil

• Lageret telles ikke: Da kan lagerendringen ikke dokumenteres, og varekostnaden blir et anslag
• Lageret føres til salgspris: Butikker som teller til utsalgspris, må regne om til kostpris
• Frakt og toll glemmes: Lageret blir for lavt, og varekostnaden for høy
• Ukurante varer beholdes til full verdi: Lageret og resultatet blir for høyt
• Nedskrivning trekkes fra skattemessig: Den skal tilbakeføres i skattemeldingen

Varelager i ReAI

Med lager og logistikk i ReAI har du produktregister med varianter, lageroversikt, lagerverdirapport og innkjøpsordre i samme løsning som regnskapet. Et ryddig produktregister gjør det enklere å telle, verdsette og avstemme lageret ved årsslutt. Trenger du hjelp med varetelling og årsoppgjør, kan regnskapsførerne i Aiak bistå.