Regnskap for renholdsfirma

Regnskap for renholdsfirma har høyere compliance-tetthet enn de fleste andre tjenestebransjer. Foretaket skal være registrert i Renholdsregisteret, lønne ansatte etter allmenngjøringsforskriften, ha HMS-kort på alle som jobber, og kunne dokumentere mannskapsliste på arbeidsstedet. Et godt regnskapssystem reduserer dette til en rutine i stedet for et permanent risikopunkt.

Kort oppsummert

• Alle renholdsforetak må være godkjent i Renholdsregisteret hos Arbeidstilsynet.
• Allmenngjort minstelønn følges automatisk i ReAI sin lønnsmodul.
• HMS-kort på alle ansatte er obligatorisk.
• Mannskapsliste skal være tilgjengelig digitalt på oppdragsstedet.
• Rapportering av oppdrag til Skatteetaten ved utenlandsk arbeidskraft (RF-1199).

Typiske transaksjoner

Allmenngjøringsforskriften i ReAI

Allmenngjøringsforskriften for renholdsbedrifter gjør tariffavtalens minstelønn juridisk bindende. ReAI har:

• Forhåndsdefinerte lønnssatser som oppdateres automatisk ved hver justering fra Tariffnemnda .
• Sjekk mot minstelønn ved lønnskjøring – varsel om noen ligger under.
• Tilleggs-beregning for kveld, natt, helg og helligdag etter overenskomst.
• Diett og reise for utearbeid med riktig satsbruk.

Mannskapsliste digital

Mannskapsliste skal vise hvem som er på oppdragsstedet, når de kom, når de gikk, og hvilken arbeidsgiver de tilhører. ReAI har:

• Digital innsjekk via mobilapp eller kortleser.
• Sanntidsliste tilgjengelig for oppdragsgiver via lenke.
• Eksport for Arbeidstilsynet ved tilsyn.
• Kobling til timeregistrering og lønn (timer registrert telles automatisk).

HMS-kort og kompetanse

Alle som utfører renhold må ha HMS-kort fra Arbeidstilsynet. ReAI har:

• Kompetanseregister per ansatt med utløpsdato.
• Varsel før utløp av HMS-kort, sertifikater og kurs.
• Sperre på lønnskjøring dersom kortet er utløpt.
• Dokumentlagring av kortbilder og opplæringsbevis.

Oppdragsgivers påseplikt

Etter allmenngjøringsloven § 13 har oppdragsgiver påseplikt – plikt til å sjekke at underleverandører følger lovens minstelønn. ReAI kan generere en dokumentpakke med:

• Bevis på godkjenning i Renholdsregisteret.
• Lønnsdokumentasjon på siste utbetalte måned (stikkprøve).
• Mannskapsliste fra oppdragsstedet.
• Forsikrings- og skatteattest.

Pakken kan sendes direkte til oppdragsgivers compliance-funksjon.

Lønn med høy timekvote

Renhold har mange timebaserte ansatte, ofte deltid og småjobber. ReAI sin lønnsmodul håndterer:

• OTP fra første krone for ansatte som omfattes.
• Feriepenger beregnet av faktisk grunnlag inkludert tillegg.
• Sykepengeansvar dag 1–16 mot NAV fra dag 17.
• A-melding med riktig stillingskode for renholdsarbeider.
• Arbeidstidsberegning mot arbeidsmiljøloven (maks 9 t per dag, 40 t per uke).

Oppdragsgiver- og oppdragstakerrapport

Ved bruk av utenlandsk arbeidskraft eller utenlandsk underleverandør utløses rapporteringsplikten i skatteforvaltningsforskriften § 7-6 . ReAI har:

• Sjekkliste ved opprettelse av oppdrag.
• Forhåndsutfylt RF-1199 / RF-1198 i Altinn-skjema.
• Påminnelse om frister før rapportering forfaller.

Manglende rapportering gir gebyr på inntil 150 kroner per arbeidsdag per arbeidstaker – fort i mange tusen kroner per måned.

MVA og varekjøp

Vaskemidler og utstyr har 25 % MVA med full fradragsrett. Maskiner og større utstyr (gulvskrubbemaskin, støvsugere over en viss verdi) bør aktiveres og avskrives etter bokføringsloven § 5-5 hvis levetiden er over 3 år og kostnaden over 30 000 kroner.

Sjekkliste for renholdsregnskap

• Foretaket godkjent i Renholdsregisteret
• Allmenngjøringssatser oppdatert i ReAI
• HMS-kort registrert med utløpsdato
• Mannskapsliste digital og synlig for kunde
• OTP fra første krone
• RF-1199 satt opp ved utenlandsk arbeidskraft

Vanlige feil

Slik hjelper ReAI renholdsfirma

• Allmenngjøringssatser oppdateres automatisk
• HMS-kort-register med varsling
• Mannskapsliste digitalt på arbeidssted
• Lønn med tillegg og OTP fra første krone
• Compliance-pakke klar for oppdragsgiver og Arbeidstilsynet

Trenger du regnskapsfører med renholdserfaring? Se finn regnskapsfører eller ta kontakt .