Hvordan bokføre NAV-refusjon av sykepenger

Når en ansatt er sykmeldt og du betaler full lønn etter arbeidsgiverperioden på 16 kalenderdager, kan du kreve refusjon av sykepengene fra NAV. Refusjonen føres som en reduksjon av lønnskostnaden på konto 5800 Refusjon av sykepenger, og kravet står som en fordring til pengene kommer.

Slik fungerer refusjonen

NAV beregner sykepenger av inntekt opp til 6G, som er 819 294 kroner fra 1. mai 2026. Betaler du lønn over dette, får du ikke refundert den delen. Refusjonen krever du i inntektsmeldingen til NAV, som sendes fra lønnssystemet eller via NAVs arbeidsgiversider. Arbeidsgiveravgiften av lønnen refunderes ikke.

Eksempel: refusjonskrav for én måned

En ansatt med månedslønn 45 000 kroner er sykmeldt hele april, etter at arbeidsgiverperioden er over. Du betaler full lønn som vanlig og krever refusjon. NAVs beregning for perioden gir et refusjonskrav på 44 100 kroner (NAV beregner per dag, så beløpet avviker ofte litt fra månedslønnen).

Lønnen føres som vanlig i lønnskjøringen. Når refusjonskravet er sendt, fører du fordringen:

Når NAV betaler:

Bruk en egen fordringskonto for NAV-refusjoner i 1500-serien, slik at saldoen kan avstemmes mot NAVs utbetalinger. Konto 5800 har kreditsaldo og reduserer netto lønnskostnad i resultatregnskapet.

Når beløpet fra NAV avviker

NAVs utbetaling kan avvike fra det du har ført. Vanlige grunner er at NAV har lagt til grunn en annen inntekt, at perioden er kortere enn antatt, eller at refusjonen er begrenset av 6G. Før differansen mot 5800, så fordringen går i null:

Kontroller vedtaket fra NAV før du fører differansen. En feil i inntektsmeldingen bør rettes med en ny inntektsmelding.

Periodisering ved månedsslutt og årsslutt

Før fordringen i samme periode som lønnen, ikke når NAV betaler. Da blir lønnskostnaden per måned riktig. Ved årsslutt skal åpne refusjonskrav stå som fordring i balansen, og du bør kunne forklare hvert krav.

Vanlige feil

• Refusjonen føres som inntekt i 3000-serien i stedet for som reduksjon av lønnskostnad.
• Refusjonen bokføres først når pengene kommer, og april får for høy lønnskostnad.
• Gamle krav blir stående på fordringskontoen uten at noen følger opp NAV.
• Refusjon kreves for arbeidsgiverperioden, som arbeidsgiver skal dekke selv.

Slik hjelper ReAI

I ReAI registrerer du sykefraværet i lønnsmodulen og følger opp refusjonskravene per ansatt. Les mer om refusjon av sykepenger i lønnsarbeidet, konto 5800 og lønn i ReAI. NAV har oversikt over sykepenger i arbeidsgiverperioden.