Prøv gratis

Denne guiden viser hvordan du bytter regnskapssystem på en trygg og ryddig måte. Den passer uansett hvilket system du kommer fra. Se også sammenligningen ReAI vs. andre regnskapssystemer . For en mer detaljert forklaring av åpningsbalanse og historiske endringer, se Historisk balanse i ReAI .

Når er det enklest å bytte?

  • Ved nytt regnskapsår (1. januar) – klart anbefalt. Da kan du starte med åpningsbalanse uten historikk i nytt system.
  • Ved start av en MVA‑termin for MVA‑registrerte foretak. De ordinære terminene er tomånedlige: jan–feb, mar–apr, mai–jun, jul–aug, sep–okt og nov–des.
  • Ved månedsslutt dersom du fører løpende uten MVA. Unngå å bytte midt i en periode med mange bilag.

Forberedelser (sjekkliste)

  1. Avstem regnskapet i gammelt system frem til byttedato (bank, kunder, leverandører, MVA, lønn hvis relevant).
  2. Lås perioden frem til byttedato slik at tallene ikke endres i etterkant.
  3. Eksporter data:
    • SAF‑T Finans (standardformat for transaksjoner, kontoplan, kunder/leverandører, m.m.).
    • Saldobalanse per byttedato (csv/pdf) – brukes til å registrere åpningsbalanse.
    • Bilag/vedlegg (PDF/JPG/PNG) – samles i en mappe strukturert per måned.
    • Kunder og leverandører (CSV/Excel) – hvis du ønsker å importere masterdata separat.
    • Produkter/artikler (valgfritt) – nyttig for fakturering videre.

MVA‑perioder og rapportering

  • Avslutt MVA‑perioden i gammelt system: avstem, lås og lagre MVA‑rapport.
  • Før eventuelle MVA‑korreksjoner i gammelt system før du bytter.
  • Start ny MVA‑periode i nytt system etter byttedatoen. Ikke bland bilag fra to systemer i samme periode.

Slik bruker du saldolisten til å starte i nytt system

  1. Hent saldobalanse per byttedato fra gammelt system.
  2. Opprett åpningsbalanse i nytt system med samme kontoplan (eller map konti hvis du bytter kontoplan).
  3. Kontroller at sum eiendeler = sum egenkapital og gjeld (balansen går i null).
  4. Registrer utestående kundereskontro og leverandørreskontro dersom du vil følge åpne poster videre. I ReAI gjøres dette som rader med underkonto under 1500 og 2400 i den inngående balansen , slik at summen stemmer med saldobalansen. Se også åpne poster ved bytte .

Hvis du ikke vil legge inn alle gamle bilag, kan du bruke sluttbalanse forrige år som åpning i ReAI og deretter føre summerte endringer for året. Det er beskrevet steg for steg i Historisk balanse i ReAI .

Bilag og dokumentasjon (PDF’er)

  • Last ned alle vedlegg fra gammelt system. Oppbevar disse i et sikkert arkiv (bokføringsloven krever dette).
  • I nytt system kan du laste opp vedlegg for nye bilag. Historiske vedlegg kan lagres eksternt, men bør være søkbare.

Oppbevaring av regnskapsmateriale (Altinn)

Når du bytter system, er det viktig å følge reglene for oppbevaring av regnskapsmateriale. Kort fortalt:

  • Oppbevaringstid: Regnskap, spesifikasjoner og dokumentasjon av bokførte opplysninger skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt. Enkelte andre dokumenter, som kontrakter, korrespondanse og pakksedler, skal oppbevares i 3 år og 6 måneder (bokføringsloven § 13).
  • Hva som regnes som regnskapsmateriale: Bilag/vedlegg, bokførte opplysninger (hovedbok, reskontro), saldobalanse, avtaler, m.m.
  • Format: Kan oppbevares elektronisk (skannet/eksportert), men må være fullstendig, lesbart og sporbarhet må ivaretas.
  • Lagringssted og tilgang: Materialet skal være sikkert lagret, med rutiner for sikkerhetskopi/tilgjengelighet ved kontroll.
  • Ved systemskifte: Sørg for fortsatt tilgang til historiske data og vedlegg i hele oppbevaringsperioden (eksporter SAF‑T, rapporter og vedlegg før du avslutter gammelt system).

For detaljerte krav, se bokføringsloven § 13 på Lovdata . Elektronisk lagring i andre EØS-land, Storbritannia og Sveits krever bare melding til Skatteetaten, ikke dispensasjon.

Fremgangsmåte steg for steg

  1. Bestem byttedato og lås perioden i gammelt system.
  2. Eksporter: SAF‑T, saldobalanse, kunder/leverandører og vedlegg.
  3. Opprett firma i nytt system og kontroller kontoplan/MVA‑koder.
  4. Registrer åpningsbalanse fra saldolisten (pr. byttedato).
  5. Importer kunder/leverandører og eventuelle produkter.
  6. Sett opp bankintegrasjon og test inn/utbetalinger. Les mer om bankintegrasjon via ZTL .
  7. Bokfør første bilag i nytt system og verifiser rapporter (hovedbok, balanse, resultat, MVA hvis relevant).

Test og kontroller før go-live

En migrering har tre faser: forberedelse med datavask og kontoplanmapping, selve flyttingen med testimport og avstemming, og go-live med opplæring og oppfølging.

Faser i migrering til nytt regnskapssystem

  • Rens kunde- og leverandørdata ved å kontrollere organisasjonsnummer, navn og adresse mot Enhetsregisteret.
  • Kjør en testimport og avstem mot gammelt system før du tar det nye i bruk.
  • Før de første bilagene fra siste måned som en pilot, og kontroller automatiseringsreglene.
  • Sørg for at alle brukere og roller er registrert, og at teamet kan håndtere fakturamottak og betalinger.

EHF, Altinn og integrasjoner

  • EHF-mottak: Flytt registreringen i ELMA til det nye systemet, ellers kommer leverandørfakturaene fortsatt til det gamle.
  • Altinn og Skatteetaten: Koble det nye systemet til a-melding og MVA-melding før første frist.
  • Bank og lønn: Verifiser at bank, lønn og rapporter fungerer før du sier opp det gamle systemet.

Vanlige fallgruver

  • Ulik kontoplan eller MVA‑koder som ikke mappes riktig.
  • Åpne poster på kunder/leverandører som ikke føres inn ved overgang.
  • Bilag mangler vedlegg – sørg for at dokumentasjon er arkivert og tilgjengelig.
  • Bytting midt i MVA‑periode uten ryddig avstemming i forkant.

Hva er SAF‑T?

SAF‑T Financial er et standardformat (XML) for å utveksle regnskapsdata mellom systemer og ved kontroll. Versjon 1.30 gjelder til og med regnskapsåret 2026, og fra 1. januar 2027 er versjon 1.40 den eneste gyldige. Når du eksporterer SAF‑T fra gammelt system, kan nytt system lese inn sentrale data, og filen er dokumentasjon for historikken. ReAI kan importere SAF-T fra det gamle systemet.

Oppsummering

Planlegg byttedato, lås og avstem gammelt system, eksporter SAF‑T og saldobalanse, registrer åpningsbalanse i nytt system, og fortsett bokføringen derfra. Da blir overgangen både effektiv og trygg.

Skal systembyttet skje i forbindelse med en sammenslåing av selskaper? Bruk også sjekklisten for fusjon av AS for åpne poster, organisasjonsnummer og regnskapshistorikk.