Åpne poster ved bytte til ReAI

Åpne poster er fakturaer som ikke er ferdig betalt eller avklart. Ved bytte til ReAI må du bestemme hvilke åpne kunde- og leverandørposter som skal følges opp i det nye systemet.

Dette er ofte viktigere enn å importere all historikk. Uten riktige åpne poster blir bankavstemming og betalinger vanskeligere.

Kunde- og leverandørposter

Hvis gamle data inneholder mange små differanser, bør de avklares før import.

Hvilke poster bør ikke flyttes?

Ikke flytt poster som allerede er betalt, avsluttet eller bare ligger åpne på grunn av gammel feilføring. Rydd dem i gammelt system eller dokumenter hvorfor de ikke tas med videre.

Hvis du flytter alt ukritisk, starter ReAI med en reskontro som allerede er vanskelig å stole på.

Test etter import

Etter import bør du:

1. Summere åpne kunder og sammenligne med gammelt system.
2. Summere åpne leverandører og sammenligne med gammelt system.
3. Teste innbetaling på en kunde.
4. Teste betaling av en leverandørfaktura.
5. Kontrollere at rapportene viser riktig total.

Se også bytte regnskapssystem midt i regnskapsåret hvis overgangen skjer før årsslutt.

Flytt postene, ikke bare nettosaldoen

En kundesaldo på 20 000 kroner kan bestå av to fakturaer og en kreditnota med ulike forfallsdatoer. Hvis bare nettobeløpet importeres, mister du grunnlaget for purring, betaling og senere matching. Ta med dokumentnummer, dokumentdato, forfallsdato, valuta, opprinnelig beløp og restbeløp per post.

Avklar delbetalinger og betalinger underveis mellom uttrekk og go-live. Frys eller loggfør endringer i denne perioden, og kjør et nytt differanseuttrekk rett før oppstart. Gamle tvistesaker bør merkes og dokumenteres fremfor å blandes med ordinære forfalte krav.