Hva er KPI?
KPI er et nøkkeltall du måler jevnlig mot et mål. Se hva forkortelsen betyr, vanlige KPI-er med formel og hvordan du henter tallene fra regnskapet.
KPI står for Key Performance Indicator, på norsk ofte kalt nøkkelindikator. En KPI er et nøkkeltall som måles jevnlig og sammenlignes med et mål, slik at du ser om bedriften beveger seg i riktig retning. I Norge brukes forkortelsen også om konsumprisindeksen, som er noe helt annet.
Hva betyr KPI?
Alle bedrifter har mange tall. Et tall blir en KPI først når tre ting er på plass:
- Det er knyttet til et mål bedriften faktisk styrer etter, for eksempel lønnsomhet eller betalingsevne.
- Det har en målverdi, for eksempel driftsmargin på minst 10 %.
- Det måles med fast frekvens og på samme måte hver gang, slik at månedene kan sammenlignes.
Forskjellen på et nøkkeltall og en KPI er altså bruken. Omsetning per ansatt er et nøkkeltall. Det blir en KPI når ledelsen har valgt det ut, satt et mål og følger det opp. I flertall skrives det KPI-er.
Eksempler på KPI-er med formel
De økonomiske KPI-ene regner du ut fra resultatregnskapet og balansen:
| KPI | Formel | Hva den viser |
|---|---|---|
| Driftsmargin | Driftsresultat ÷ driftsinntekter × 100 | Hvor mye av hver omsatt krone som er igjen etter driftskostnadene |
| Dekningsgrad | Dekningsbidrag ÷ salgsinntekt × 100 | Hvor mye salget bidrar med til faste kostnader og overskudd |
| Omsetningsvekst | (Omsetning nå − omsetning i fjor) ÷ omsetning i fjor × 100 | Om salget øker eller faller mot samme periode i fjor |
| Likviditetsgrad 1 | Omløpsmidler ÷ kortsiktig gjeld | Kortsiktig betalingsevne |
| Egenkapitalandel | Egenkapital ÷ totalkapital × 100 | Hvor stor del av eiendelene som er finansiert med egenkapital |
| Kredittid til kunder | Gjennomsnittlige kundefordringer ÷ kredittsalg inkludert MVA × 365 | Hvor mange dager kundene i snitt bruker på å betale |
Mer om hvert tall finner du i guidene om driftsresultat, dekningsbidrag og dekningsgrad og likviditetsgrad 1 og 2.
KPI-er trenger ikke være økonomiske. Vanlige driftsmål er:
- Leveringspresisjon: andel leveranser som kom til avtalt tid.
- Faktureringsgrad: fakturerbare timer delt på tilgjengelige timer, mye brukt av konsulenter.
- Reklamasjonsandel: antall reklamasjoner delt på antall leveranser.
- Kundetilfredshet: gjennomsnitt fra en fast undersøkelse.
Regneeksempel: driftsmargin mot et mål
Et lite firma har satt som mål at driftsmarginen skal være minst 10 %. Tallene hentes fra resultatregnskapet hver måned:
| Måned | Driftsinntekter | Driftskostnader | Driftsresultat | Driftsmargin | Mot målet |
|---|---|---|---|---|---|
| Mars | 400 000 kr | 380 000 kr | 20 000 kr | 5 % | Under |
| April | 450 000 kr | 414 000 kr | 36 000 kr | 8 % | Under |
| Mai | 500 000 kr | 445 000 kr | 55 000 kr | 11 % | Over |
| Juni | 500 000 kr | 440 000 kr | 60 000 kr | 12 % | Over |
Utregningen for juni: 60 000 ÷ 500 000 × 100 = 12 %.
Selve tallet er bare halve jobben. Verdien ligger i spørsmålet det utløser: Hva skjedde i mars, og hva ble gjort annerledes fra mai? Uten et mål å sammenligne med hadde 5 % bare vært et tall i en rapport.
Slik velger du KPI-er
- Velg få. Tre til fem tall som følges opp, er mer nyttig enn tjue som ingen ser på.
- Start med målet, ikke med tallet. Er problemet at pengene kommer sent inn, er kredittid en bedre KPI enn omsetning.
- Velg tall du kan påvirke. En KPI skal kunne knyttes til et konkret tiltak.
- Kombiner resultat og drift. Driftsmarginen viser hva som har skjedd. Faktureringsgrad eller ordreinngang varsler hva som kommer.
- Hold definisjonen fast. Endrer du formelen underveis, kan du ikke sammenligne med tidligere perioder.
- Bruk budsjettet som mål der det finnes. Budsjettkontroll er i praksis KPI-oppfølging mot budsjetterte tall.
Slik henter du tallene fra regnskapssystemet
Økonomiske KPI-er er aldri bedre enn bokføringen de bygger på. Før du leser av månedens tall:
- Bokfør alle bilag for perioden, også inngående fakturaer som ikke er betalt.
- Avstem banken, slik at inn- og utbetalinger er ført på riktig konto. Se bankavstemming.
- Periodiser store poster. En årlig forsikring bokført i én måned gir en kunstig lav margin den måneden. Se periodisering.
- Ta ut resultat og balanse for samme periode og regn KPI-ene på samme måte som forrige gang.
- Hent kredittid og forfalte poster fra kundereskontroen.
I et regnskapssystem som ReAI kommer resultatregnskap, balanse og reskontro fra de samme bokførte bilagene, så du slipper å samle tall fra flere steder før du regner. Se hva ReAI koster.
Vanlige feil
- For mange KPI-er. Oppmerksomheten spres, og ingen av tallene styrer noe.
- Måler aktivitet i stedet for resultat. Antall sendte tilbud sier lite hvis ingen blir til ordre.
- Mål uten eier. Et tall ingen har ansvar for, blir ikke fulgt opp.
- Ett tall alene. Høy omsetningsvekst med fallende margin eller svak likviditet er ikke nødvendigvis en god utvikling.
- Sammenligning på ulikt grunnlag. En måned med og en uten periodiserte kostnader kan ikke sammenlignes.
KPI som konsumprisindeks
I Norge betyr KPI også konsumprisindeksen. Statistisk sentralbyrå publiserer konsumprisindeksen hver måned. Den måler prisutviklingen på varer og tjenester som husholdningene kjøper, og er det vanligste målet på inflasjon.
For bedrifter er konsumprisindeksen særlig relevant når:
- Husleie reguleres. Mange leieavtaler for næringslokaler justeres årlig med endringen i KPI. Ny leie = gammel leie × (ny indeks ÷ indeks ved forrige regulering).
- Priser i kontrakter indeksreguleres, for eksempel serviceavtaler og abonnementer.
- Budsjetter lages. Forventet prisvekst påvirker kostnadsbudsjettet.
Bruk de offisielle indekstallene fra SSB og den indeksmåneden som står i avtalen.
Vanlige spørsmål
Hva er forskjellen på KPI og nøkkeltall?
Alle KPI-er er nøkkeltall, men ikke alle nøkkeltall er KPI-er. En KPI er et nøkkeltall bedriften har valgt ut, satt et mål for og følger opp med fast frekvens.
Hvor ofte bør KPI-er måles?
Så ofte som tallet kan endre seg og du kan gjøre noe med det. Økonomiske KPI-er måles vanligvis månedlig eller kvartalsvis, mens driftsmål som leveringspresisjon kan følges ukentlig.
Hva er en god KPI-verdi?
Det avhenger av bransje, størrelse og mål. Sammenlign først med bedriftens egne tall over tid og med budsjettet. Bransjetall kan brukes som støtte når de er beregnet på samme måte.