Regnskap for klinikk med HELFO-oppgjør

Klinikker som mottar refusjon fra HELFO, har en annen pengeflyt enn vanlige tjenesteytere. Inntektene kommer fra opptil tre kilder: pasienten (egenandel), HELFO (refusjon) og eventuelt kommunen (driftstilskudd). Alle tre skal bokføres riktig og avstemmes mot journalsystemet hver måned.

Kort oppsummert

• Helsetjenester er unntatt fra MVA etter merverdiavgiftsloven § 3-2 .
• Egenandel og refusjon utgjør til sammen honoraret for behandlingen. Begge er behandlingsinntekt.
• Driftstilskudd fra kommunen holdes adskilt fra behandlingsinntekten.
• Varesalg og kosmetisk behandling uten medisinsk formål er normalt avgiftspliktig (25 %).
• Avstemming mellom journalsystem, HELFO-oppgjør og bank er den viktigste månedlige kontrollen.

Typiske transaksjoner

Bokføringseksempel: én konsultasjon

En behandling har et honorar på 600 kroner. Pasienten betaler 300 kroner i egenandel med kort, og klinikken sender refusjonskrav på 300 kroner til HELFO.

Når HELFO betaler:

Tallene er eksempler. Takster og egenandeler fastsettes av myndighetene og endres jevnlig. Bruk takstene i journalsystemet.

I praksis bokføres dette som dagsoppgjør eller månedsoppgjør fra journalsystemet, ikke per pasient. Pasientopplysninger hører hjemme i journalen, ikke i regnskapet.

Avstemming av HELFO-oppgjøret

HELFO utbetaler refusjon samlet og sender en oppgjørsspesifikasjon. Avvik skyldes typisk:

• takster som er avvist eller endret av HELFO
• pasienter som ikke hadde rett til refusjon
• krav som er sendt for sent eller mangler opplysninger

Avstem fordringen på HELFO hver måned. Avviste krav må enten rettes og sendes på nytt, faktureres pasienten der det er lov, eller føres som tap. Ikke la gamle differanser bli liggende på fordringskontoen.

Blandet MVA-aktivitet

Mange klinikker har både unntatt behandling og avgiftspliktig salg. Når den avgiftspliktige omsetningen passerer 50 000 kroner i løpet av 12 måneder, skal klinikken registreres i MVA-registeret .

Da gjelder:

1. Avgiftspliktig salg føres med MVA-kode for 25 %, og behandlinger på avgiftsfrie kontoer.
2. Innkjøp som bare gjelder avgiftspliktig salg, gir fullt fradrag.
3. Felleskostnader som husleie, IT og regnskap gir forholdsmessig fradrag etter merverdiavgiftsloven § 8-2.
4. Innkjøp til behandlingen gir ikke fradrag.

Se forholdsmessig MVA og MVA for blandet virksomhet .

Ansatte, selvstendige og driftsavtaler

Mange klinikker har både ansatte og selvstendige behandlere som leier behandlingsrom:

For fysioterapeuter med driftsavtale med kommunen er avtalen knyttet til personen, ikke selskapet. Det har betydning ved valg av selskapsform og ved salg av praksis.

Personvern

Oppgjørsfiler fra HELFO og journalsystemer kan inneholde helseopplysninger. Del bare summerte oppgjør med regnskapet, og sørg for at det finnes en databehandleravtale med alle som behandler opplysningene.

Sjekkliste for klinikkregnskap

• Egne kontoer for behandlingsinntekt, driftstilskudd og varesalg
• Fordring på HELFO som egen konto
• Månedlig avstemming mot journalsystem og HELFO-oppgjør
• Forholdsmessig fradrag satt opp ved blandet aktivitet
• Databehandleravtaler på plass

Slik hjelper ReAI klinikker

I ReAI kan du bokføre dagsoppgjør fra journalsystemet med riktige MVA-koder, følge fordringen på HELFO i reskontroen og bruke avdeling som dimensjon per behandler eller fagområde. Se også regnskap for fysioterapeut og regnskap for tannlegeklinikk . Trenger du regnskapsfører med erfaring fra helse, kan du finne regnskapsfører .