Regnskap for klinikk med HELFO-oppgjør

Klinikker som mottar refusjon fra HELFO har en regnskapsoppgave som er helt annerledes enn vanlig tjenesteyting. Pengeflyten kommer fra tre kilder – pasient (egenandel), HELFO (refusjon) og kommune (driftstilskudd) – og alle skal håndteres med riktig MVA-status og avstemmes mot journalsystemet hver måned.

Kort oppsummert

• Behandlingsinntekter er MVA-frie etter merverdiavgiftsloven § 3-2.
• Egenandel + refusjon = takstpris – begge føres som behandlingsinntekt.
• Driftstilskudd fra kommune føres som offentlig tilskudd, ikke som behandlingsinntekt.
• Varesalg og kosmetisk behandling uten medisinsk indikasjon er MVA-pliktig (25 %).
• Månedlig avstemming mellom journalsystem, HELFO-oppgjør og bank er kritisk.

Typiske transaksjoner i en klinikk

HELFO-modulen i ReAI

ReAI har egen håndtering for klinikker med refusjonsrett:

• Import av HELFO-oppgjørsfil med automatisk matching mot pasientregnskap.
• Egne MVA-koder for behandlingsinntekt (fritak) og varesalg (25 %).
• Driftstilskudd-konto adskilt fra behandlingsinntekt.
• Avstemmingsrapport mellom journalsystem og bank.
• Egenandel-tracker for hver pasient frem til frikort er nådd.

Klinikker som bruker EPJ-systemer som Infodoc, CGM Allmenn, EG WinMed eller PsykBase kan synkronisere takstdata direkte til ReAI.

Blandet MVA-aktivitet

Mange klinikker driver både MVA-fri behandling og MVA-pliktig salg. Hvis MVA-pliktig omsetning passerer 50 000 kroner i en 12-månedersperiode skal denne delen registreres i MVA-registeret .

ReAI håndterer dette ved at:

1. Inntekter automatisk klassifiseres etter MVA-status fra produkt- eller takstregisteret.
2. Forholdsmessig fradrag beregnes for fellesanskaffelser (husleie, IT, regnskap, strøm) etter merverdiavgiftsforskriften § 8-2.
3. MVA-melding genereres automatisk med riktig fordeling.

HELFO-oppgjørets tre lag

ReAI bygger automatisk fordringen på HELFO mens oppgjøret er underveis, og avstemmer ved mottak. Avvik flagges for behandler.

Avstemmingsrutine

For å unngå avvik som vokser over tid:

1. Last opp HELFO-oppgjørsrapport i ReAI.
2. La ReAI matche linjer mot innsendte takster.
3. Sjekk avvik: nedklassifiserte takster, korrigeringer, renter.
4. Bekreft eller juster.
5. ReAI bokfører og avstemmer mot bankkonto.

Hele prosessen tar normalt under 10 minutter per måned med rene data – mot timer i et regnskap uten HELFO-modul.

Personvern og databehandleravtale

HELFO-oppgjørsfiler kan inneholde pasientopplysninger, og behandling er underlagt personopplysningsloven . ReAI er sertifisert som databehandler og har ferdig databehandleravtale som dekker krav fra klinikker.

Bokføring av reseptbelagte legemidler

Klinikker som administrerer reseptbelagte legemidler eller hjelpemidler må følge bokføringsforskriften med ekstra spesifikasjon. ReAI har egne kontoer for:

• Forbruksvarer brukt under behandling (MVA-fradragsrett begrenset).
• Hjelpemidler videresolgt til pasient (egen MVA-status).
• Lagerføring av medisin og forbruksmateriell.

Lønn og frilanstyper

Mange klinikker har en blanding av ansatte og selvstendige med driftshjemmel. ReAI skiller automatisk på:

• Ansatt → vanlig lønn og A-melding.
• Frilanser med driftstilskudd → faktura med riktig MVA-status.
• Innleid vikar → tjenestekjøp som driftskostnad.

For fysioterapeuter med driftsavtale med kommunen følger driftstilskuddet personen, ikke selskapet – dette er viktig å huske ved selskapsform-vurdering.

Sjekkliste for klinikk-regnskap

• HELFO-oppgjør integrert i ReAI
• Egne MVA-koder for behandling vs. varesalg
• Forholdsmessig fradrag satt opp ved blandet aktivitet
• Databehandleravtale signert
• Driftstilskudd på eget kontoslag
• Månedlig avstemming mot journalsystem

Slik hjelper ReAI klinikker

• HELFO-oppgjør lastes opp og avstemmes automatisk
• MVA-håndtering for blandet aktivitet
• EPJ-integrasjoner for direkte takstdata
• Periodisering av forskuddsbetalte behandlinger
• Rapporter klar for revisor og tilsyn

Trenger du regnskapsfører med erfaring fra helsesektoren? Se finn regnskapsfører eller ta kontakt .