Regnskap for konsulenter

Konsulentvirksomhet har ofte et relativt enkelt regnskap sammenlignet med varehandel. Men timeføring, prosjektoppfølging og riktig bruk av fradrag krever gode systemer og rutiner.

Kort oppsummert

• Timeføring er grunnlaget for fakturering og lønnsomhetsanalyse.
• Prosjektregnskap gir oversikt over hva som er lønnsomt.
• Reise- og representasjon har egne fradragsregler.
• Forskuddsfakturering krever riktig periodisering.

Typiske transaksjoner for konsulenter

Timeføring og fakturering

Hvorfor timeføring er kritisk

• Grunnlag for fakturering
• Dokumentasjon av arbeid utført
• Lønnsomhetsanalyse per kunde og prosjekt
• Kapasitetsplanlegging

Tips for god timeføring

• Før timer samme dag de utføres
• Bruk detaljerte beskrivelser for faktureringsgrunnlag
• Skill mellom fakturerbare og ikke-fakturerbare timer
• Koble timer til prosjekt eller kunde

Faktureringsrutiner

Sett timeprisen høyt nok til å dekke ikke-fakturerbar tid, ferie og skatt. Regn den ut med timepris-kalkulatoren.

• Fast faktureringsdag hver måned
• Kontroll av timer før fakturering
• Oppfølging av ubetalte fakturaer
• Kreditnota ved feil

Prosjektregnskap

Hvorfor føre prosjektregnskap

Prosjektregnskap viser om et oppdrag er lønnsomt:

• Inntekter fra prosjektet
• Timer brukt og kostnad
• Direkte utgifter (reise, materiell)
• Dekningsbidrag og margin

Oppsett i regnskapssystemet

• Bruk prosjektkoder på alle føringer
• Skill mellom fakturerbare og interne prosjekter
• Rapporter dekningsbidrag regelmessig

Reisekostnader og utlegg

Reiser for kunden

Reiser i forbindelse med oppdrag kan:

• Faktureres videre til kunden (viderefakturering)
• Inkluderes i timepris (ikke synlig for kunde)
• Føres som egen kostnad

Dokumenter alltid formålet med reisen. Les om reiseregning.

Diett og overnatting

Reisekostnader over natten har egne satser og regler. Hold god dokumentasjon.

Representasjon og kundepleie

Hva er fradragsberettiget

• Enkel bevertning i arbeidstiden i forbindelse med møter, innenfor 592 kroner per person på spisested (2026)
• Reklameartikler med logo og oppmerksomheter til forretningsforbindelser innenfor 324 kroner (2026)

Hva er ikke fradragsberettiget

• Middager, alkohol og underholdning for kunder
• Egne måltider i hverdagen
• Kundegaver over grensen

Inngående MVA på servering og representasjon gir aldri fradrag. Les om bokføring av representasjon.

Fradrag konsulenter ofte glemmer

Forskuddsfakturering og periodisering

Konsulenter fakturerer ofte på forskudd:

• Forskuddsbetaling: Inntektsføres når tjenesten leveres, ikke ved betaling
• Løpende avtaler: Periodiser inntekten over avtaleperioden
• Prosjektbasert: Inntektsføring basert på fremdrift

Les om periodiseringsprinsippet.

Slik hjelper ReAI konsulenter

ReAI gjør konsulent-regnskap enklere:

• Timeføring som kan faktureres direkte
• Prosjektkoder for lønnsomhetsanalyse
• Utlegg fra mobil med godkjenning
• Rapporter for dekningsbidrag og timer

Se regnskapsprogram for konsulenter og timeføring i ReAI.

Relaterte guider

Les om frilanskontrakt, periodisering og struktur i regnskapet.

Les også Regnskap for prosjektbasert byrå.