Konto 5500 - Annen kostnadsgodtgjørelse
Slik skiller du dokumentert kostnadsrefusjon på konto 5500 fra opplysningspliktig godtgjørelse på konto 5390.
Konto 5500 – Annen kostnadsgodtgjørelse kan brukes for kostnadsdekning til ansatte som ikke er opplysningspliktig og ikke passer bedre på en spesifikk reisekonto eller på kostnadens underliggende konto.
I mange virksomheter gir det bedre styringsinformasjon å bokføre en dokumentert refusjon direkte som programvare, kontorrekvisita, kurs eller reisekostnad. Bruk konto 5500 bare når kontoplanen og avstemmingsrutinen har en tydelig grunn til å samle kostnadsrefusjonen her.
Konto 5500 eller 5390?
| Situasjon | Vanlig behandling |
|---|---|
| Ansatt legger ut for en bedriftskostnad og leverer gyldig bilag | Underliggende kostnadskonto, eventuelt konto 5500 etter virksomhetens kontoplan; normalt ingen A-melding |
| Trekkfri hjemmekontor-, verktøy- eller annen godtgjørelse | Konto 5390 med egen lønnsart; rapporteres i A-meldingen |
| Fast eller udokumentert godtgjørelse | Konto 5390 eller ordinær lønnskonto; trekkpliktig og opplysningspliktig |
| Kilometergodtgjørelse, reise eller diett | Egen konto i 7100–7160-serien og særskilt A-meldingsbeskrivelse |
Konto 5500 gjør ikke en utbetaling skattefri. Skattefri kostnadsrefusjon forutsetter at kostnaden bare gjelder arbeidet og dokumenteres etter skattebetalingsforskriften § 5-6-11 .
Eksempel
En ansatt kjøper en fagbok for 900 kroner på vegne av arbeidsgiveren og leverer kvittering med navn og tjenstlig formål.
Den mest informative føringen er normalt:
Debet 6840 Aviser, tidsskrifter, bøker mv. 900
Kredit 2930 Skyldig lønn eller 1920 Bank 900
Hvis virksomhetens kontoplan samler slike refusjoner på konto 5500, kan den brukes, men bilaget og kostnadstypen bør fortsatt kunne spores. Refusjonen skal normalt ikke inn i A-meldingen og gir ikke forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift eller feriepenger.
Avstemming
- Kontroller hver linje mot godkjent bilag og formål.
- Skill beløp uten opplysningsplikt fra konto 5390.
- Avstem skyldig til ansatte mot bank og utleggsrapport.
- Kontroller MVA ut fra bilaget og virksomhetens bruk, ikke ut fra kontonummeret.
- Flytt kostnaden til mer presis konto hvis konto 5500 skjuler vesentlige kostnadsgrupper.
Se utlegg i lønn og konto 5390 .