Hva er driftsregnskap?
Hva driftsregnskapet er, hva som regnes som driftsinntekter og driftskostnader, og hvordan du bruker det til å følge lønnsomheten i driften måned for måned.
Driftsregnskapet viser inntektene og kostnadene fra selve driften av virksomheten og ender i driftsresultatet. Renter, valuta, utbytte og skatt holdes utenfor. Tallene svarer på ett spørsmål: Tjener bedriften penger på det den faktisk driver med?
Ordet brukes på tre måter:
- Driftsdelen av resultatregnskapet: linjene fra salgsinntekt til driftsresultat. Dette er den vanligste betydningen for små bedrifter.
- Internregnskapet: et mer detaljert regnskap for ledelsen, der inntekter og kostnader fordeles på avdelinger, prosjekter eller produkter.
- Kommunenes driftsregnskap: Kommuner fører løpende drift i et driftsregnskap, atskilt fra investeringsregnskapet.
Oppstilling: fra driftsinntekter til driftsresultat
Driftsdelen følger de ti første linjene i regnskapsloven § 6-1. Kontoklassene i standard kontoplan følger samme rekkefølge.
| Linje | Kontoer | Eksempel |
|---|---|---|
| Salgsinntekt | 3000–3599 | 4 000 000 |
| Annen driftsinntekt | 3600–3999 | 50 000 |
| Sum driftsinntekter | 4 050 000 | |
| Varekostnad | 4000–4999 | 1 600 000 |
| Lønnskostnad | 5000–5999 | 1 400 000 |
| Avskrivning på varige driftsmidler og immaterielle eiendeler | 6000–6099 | 100 000 |
| Annen driftskostnad | 6100–7999 | 550 000 |
| Sum driftskostnader | 3 650 000 | |
| Driftsresultat | 400 000 |
Under driftsresultatet fortsetter resultatregnskapet med finansinntekter, finanskostnader og skattekostnad på kontoene 8000–8999, før det ender i årsresultatet.
Hva er driftsinntekter?
Driftsinntekter er inntekter fra virksomhetens ordinære aktivitet. De føres uten merverdiavgift, fordi avgiften er penger bedriften krever inn for staten.
| Type | Eksempler | Kontoer |
|---|---|---|
| Salgsinntekt | Salg av varer og tjenester, fratrukket rabatter | 3000–3299 |
| Offentlige tilskudd knyttet til salget | Tilskudd per solgt vare eller tjeneste | 3400–3499 |
| Leieinntekt | Utleie av lokaler, maskiner og utstyr | 3600–3699 |
| Provisjonsinntekt | Provisjon for formidlet salg | 3700–3799 |
| Gevinst ved salg av driftsmidler | En maskin selges for mer enn bokført verdi | 3800–3899 |
| Annen driftsrelatert inntekt | Viderefakturert porto og gebyrer | 3900–3999 |
Ikke driftsinntekter: renteinntekter, utbytte fra aksjer og valutagevinst. De er finansinntekter. Lån, innskudd fra eier og merverdiavgift er ikke inntekter i det hele tatt. Mer om inndeling og tidspunkt står i guiden til inntekter.
Hva er driftskostnader?
Driftskostnader er kostnadene som går med til å skape driftsinntektene.
| Gruppe | Eksempler | Kontoer |
|---|---|---|
| Varekostnad | Innkjøp av varer for videresalg, råvarer, frakt og toll på innkjøp, underleverandører | 4000–4999 |
| Lønnskostnad | Lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift, pensjon, personalforsikringer | 5000–5999 |
| Avskrivning og nedskrivning | Årets avskrivning på maskiner, biler, inventar og programvare | 6000–6099 |
| Kostnader til lokaler | Husleie, strøm, renhold | 6300–6399 |
| Leie, verktøy og inventar | Leasing av maskiner, småanskaffelser, programvare | 6400–6599 |
| Reparasjon og vedlikehold | Service på utstyr og bygninger | 6600–6699 |
| Fremmede tjenester | Regnskap, revisjon, advokat, konsulenter | 6700–6799 |
| Kontor og telefon | Rekvisita, telefon, internett, porto | 6800–6999 |
| Bil, reise, salg og reklame | Drivstoff, reiser, annonser, representasjon | 7000–7399 |
| Forsikring, kontingenter og tap | Forsikringspremier, bankgebyrer, tap på fordringer | 7400–7899 |
Ikke driftskostnader:
- Rentekostnader, valutatap og gebyrer på lån. De er finanskostnader.
- Skattekostnaden.
- Avdrag på lån. Avdraget reduserer gjelden i balansen. Bare renten er en kostnad.
- Kjøp av driftsmidler. En maskin føres i balansen og blir driftskostnad gjennom avskrivningene.
- Utbytte og privatuttak. Dette er utdeling til eier, ikke en kostnad.
- Merverdiavgift med fradragsrett.
Driftskostnadene kan også deles i faste kostnader, som husleie og fast lønn, og variable kostnader, som følger salget. Inndelingen brukes til å beregne dekningsbidrag og nullpunkt, og er forklart i guiden til kostnader.
Driftsresultat og driftsmargin
Driftsresultat = sum driftsinntekter − sum driftskostnader
Driftsmargin = driftsresultat / driftsinntekter × 100
I eksempelet er driftsresultatet 4 050 000 − 3 650 000 = 400 000 kr, og driftsmarginen 400 000 / 4 050 000 = 9,9 %. Av hver hundrelapp bedriften selger for, er det altså rundt ti kroner igjen til å dekke renter og skatt og gi overskudd til eierne.
Driftsresultatet kalles også EBIT. Legger du avskrivningene på 100 000 kr til igjen, får du EBITDA på 500 000 kr, som ofte brukes når bedrifter med ulik alder på utstyret skal sammenlignes. Se driftsresultat for flere regneeksempler.
Driftsregnskap, resultatregnskap og finansregnskap
| Driftsdelen | Resultatregnskapet | Internt driftsregnskap | |
|---|---|---|---|
| Innhold | Driftsinntekter og driftskostnader | Drift, finansposter og skatt | Drift fordelt på avdeling, prosjekt eller produkt |
| Slutter i | Driftsresultat | Årsresultat | Resultat eller dekningsbidrag per enhet |
| Mottaker | Ledelse, bank, eiere | Regnskapsregisteret, skattemyndigheter, långivere | Ledelsen |
| Regler | Regnskapsloven § 6-1 | Regnskapsloven § 6-1 | Ingen lovkrav. Bedriften bestemmer selv |
| Hvor ofte | Hver måned | Minst én gang i året | Hver måned eller oftere |
Finansregnskapet er det offisielle regnskapet som rapporteres utad. Det interne driftsregnskapet bygger på de samme bilagene, men sorterer dem slik ledelsen trenger for å styre.
Driftsregnskapet som internregnskap
Et samlet driftsresultat på 400 000 kr sier ikke hvor pengene tjenes. Deler du tallene på avdelinger, kan bildet se slik ut:
| Butikk | Verksted | Sum | |
|---|---|---|---|
| Driftsinntekter | 2 450 000 | 1 600 000 | 4 050 000 |
| Varekostnad | −1 350 000 | −250 000 | −1 600 000 |
| Lønnskostnad | −600 000 | −800 000 | −1 400 000 |
| Avskrivning og andre driftskostnader | −400 000 | −250 000 | −650 000 |
| Driftsresultat | 100 000 | 300 000 | 400 000 |
| Driftsmargin | 4,1 % | 18,8 % | 9,9 % |
Verkstedet står for 40 % av inntektene og 75 % av driftsresultatet. Det ser du bare når bilagene er merket med avdeling.
I regnskapssystemet gjøres dette med dimensjoner: Hvert bilag får, i tillegg til kontoen, en avdeling eller et prosjekt. Felleskostnader som husleie fordeles med en fast nøkkel, for eksempel areal eller antall ansatte. Leverer bedriften oppdrag, gir et prosjektregnskap samme oversikt per prosjekt.
Driftsregnskap i kommuner
Etter kommuneloven § 14-6 skal kommunenes årsregnskap bestå av et driftsregnskap og et investeringsregnskap, i tillegg til balanseregnskap og noter. Driftsregnskapet viser løpende inntekter og utgifter til tjenestene, mens investeringsregnskapet viser bygg, anlegg og finansieringen av dem. Reglene er andre enn for bedrifter.
Slik får du et driftsregnskap du kan stole på hver måned
- Bokfør fortløpende. Alle salgs- og kjøpsbilag for måneden må være inne før rapporten tas ut.
- Avstem banken, slik at ingenting mangler eller er ført to ganger.
- Periodiser store poster. Årsforsikring og kvartalsleie fordeles på månedene de gjelder.
- Før avskrivninger hver måned, ikke bare ved årsslutt.
- Oppdater varelageret. Uten lagerendring blir varekostnaden feil i måneder med store innkjøp.
- La lønnssystemet avsette feriepenger og arbeidsgiveravgift ved hver lønnskjøring.
- Merk bilag med avdeling eller prosjekt når de bokføres.
- Sammenlign med budsjettet og samme måned i fjor. Se budsjettering for avviksanalysen.
Vanlige feil
- Kjøp av driftsmidler føres som driftskostnad, slik at én måned ser katastrofal ut og resten for gode.
- Avdrag på lån føres som kostnad.
- Renter og gebyrer på lån legges blant driftskostnadene, slik at driftsresultatet ser svakere ut enn det er.
- Inntekter føres med merverdiavgift.
- Eiers lønn mangler. I et enkeltpersonforetak tar eieren ut overskudd i stedet for lønn. Driftsresultatet må da også dekke eierens arbeid, og kan ikke sammenlignes direkte med et aksjeselskap der eieren får lønn.
- Private kostnader føres i bedriften.
- Felleskostnader fordeles ikke, slik at én avdeling ser bedre ut enn den er.