Hva er differanse i regnskap?
Differanse forklart: hva ordet betyr, hvordan du regner den ut i kroner og prosent, og hvordan differanser i regnskapet finnes, forklares og bokføres.
Differanse betyr forskjell. I matematikk er differansen svaret du får når du trekker ett tall fra et annet: Differansen mellom 150 og 120 er 30. I regnskap brukes ordet om avstanden mellom to tall som skulle vært like, eller som du vil sammenligne, for eksempel budsjett og regnskap, saldoen i banken og saldoen i regnskapet, eller opptalt og registrert kassebeholdning. Ordet avvik brukes om det samme.
Slik regner du ut en differanse
Differanse = det ene tallet − det andre tallet
I regnskap er det vanlig å ta det faktiske tallet først og sammenligningsgrunnlaget sist:
Differanse = faktisk − forventet
| Faktisk | Forventet | Utregning | Differanse |
|---|---|---|---|
| 150 | 120 | 150 − 120 | 30 |
| 95 000 | 100 000 | 95 000 − 100 000 | −5 000 |
| 48 250,50 | 48 250,00 | 48 250,50 − 48 250,00 | 0,50 |
Er differansen positiv, er det faktiske tallet størst. Er den negativ, er det minst. Er den null, stemmer tallene. Noen ganger oppgis bare størrelsen uten fortegn, som i «differansen er 5 000 kr». Da må du i tillegg si hvilket tall som er størst.
Differanse i prosent
Differanse i prosent = (faktisk − forventet) / forventet × 100
Var budsjettet 100 000 kr og regnskapet 95 000 kr, er differansen −5 000 / 100 000 × 100 = −5 %. Prosenten gjør det mulig å sammenligne små og store poster: 5 000 kr er mye på en post på 20 000 kr og lite på en post på 2 millioner.
Differanse mellom budsjett og regnskap
Den vanligste differansen i økonomistyring er budsjettavviket: forskjellen mellom det bedriften planla, og det som faktisk ble bokført.
| Linje | Budsjett | Regnskap | Differanse | I prosent |
|---|---|---|---|---|
| Salgsinntekter | 500 000 | 470 000 | −30 000 | −6,0 % |
| Varekostnad | 200 000 | 190 000 | −10 000 | −5,0 % |
| Lønnskostnad | 150 000 | 156 000 | +6 000 | +4,0 % |
| Andre driftskostnader | 80 000 | 78 000 | −2 000 | −2,5 % |
| Driftsresultat | 70 000 | 46 000 | −24 000 | −34,3 % |
Legg merke til fortegnet. En negativ differanse på en inntekt er ugunstig, mens en negativ differanse på en kostnad er gunstig. Bestem derfor én regel for hele rapporten og skriv den øverst.
En differanse er bare et tall til den er forklart. Lavere salg kan skyldes færre kunder, lavere pris eller at en stor faktura ble sendt måneden etter. Guiden til budsjettering viser hvordan avviket deles i pris og volum, og budsjettkontroll beskriver månedsrutinen.
Differanser ved avstemming
Å avstemme er å kontrollere at en saldo i regnskapet er lik en saldo fra en kilde utenfor regnskapet. Differansen skal være null eller kunne forklares post for post.
| Avstemming | Regnskapet sammenlignes med | Typisk årsak til differanse |
|---|---|---|
| Bank (konto 1920) | Kontoutskriften | Betalinger som ikke er bokført, bilag ført to ganger, feil beløp |
| Kundefordringer (1500) | Åpne poster i kundereskontroen | Innbetaling ført direkte på hovedbokskontoen, kreditnota som ikke er koblet |
| Leverandørgjeld (2400) | Åpne poster og kontoutdrag fra leverandøren | Faktura som mangler, betaling ført på feil leverandør |
| Merverdiavgift (2700-serien) | Innsendte mva-meldinger | Bilag ført i en lukket termin, feil mva-kode |
| Lønn (2600, 2770, 5000-serien) | A-meldingene | Manuelle føringer utenom lønnssystemet |
| Kasse (1900) | Opptalte kontanter | Feil veksling, salg som ikke er slått inn |
| Varelager (1400-serien) | Varetelling | Svinn, feil i mottak, feil i tellingen |
Eksempel: differanse i bankavstemmingen
Regnskapet viser 152 300 kr på konto 1920 den 31. mars. Kontoutskriften viser 148 550 kr. Differansen er 152 300 − 148 550 = 3 750 kr.
| Forklaring | Beløp |
|---|---|
| Saldo i regnskapet | 152 300 |
| Bankgebyr for mars, ikke bokført | −250 |
| Kundeinnbetaling bokført 28. mars to ganger | −3 500 |
| Korrigert saldo, lik kontoutskriften | 148 550 |
Gebyret bokføres, dobbeltføringen rettes, og differansen er borte. Fremgangsmåten er forklart i guiden til bankavstemming. Forklaringen bør lagres i et avstemmingsnotat, slik at den kan vises til revisor eller ved kontroll.
Slik finner du årsaken raskt
- Søk etter beløpet. En differanse på 3 500 kr er ofte én post på nøyaktig 3 500 kr.
- Del på to. Er differansen 7 000 kr, kan en post på 3 500 kr være ført på feil side.
- Del på ni. Går differansen opp i 9, kan to sifre være byttet om: 5 400 ført som 4 500 gir 900.
- Se på datoene. Poster rundt månedsskiftet havner lett i feil periode.
- Snevre inn perioden. Finn siste dato der saldoene stemte, og gå gjennom bilagene etter den.
Andre differanser du møter i regnskapet
| Differanse | Hva det er | Slik føres den |
|---|---|---|
| Kassedifferanse | Forskjell mellom opptalte kontanter og det kassasystemet viser | Forklares i dagsoppgjøret og føres som annen kostnad eller inntekt |
| Øredifferanse | Små avrundinger ved betaling og i mva-oppgjøret | Konto 7740 Øreavrunding |
| Valutadifferanse | Kursen har endret seg mellom fakturadato og betalingsdato | 8060 Valutagevinst eller 8160 Valutatap |
| Betalingsdifferanse | Kunden har betalt for lite eller for mye | Restbeløpet står åpent i kundereskontroen til det er avklart |
| Lagerdifferanse | Tellingen avviker fra lagersystemet | Lageret korrigeres, og svinnet føres som varekostnad |
| Midlertidig forskjell | Regnskapsmessig og skattemessig verdi av en eiendel eller gjeld er ulik | Inngår i beregningen av utsatt skatt |
For kontantsalg krever bokføringsforskriften at dagsoppgjøret avstemmes mot kassasystemets rapport, og at eventuelle differanser forklares. Det samme gjelder når kontantbeholdningen telles ved årets slutt.
Må alle differanser rettes?
Alle differanser skal forklares, men ikke alle skal rettes:
- Feil rettes med et korreksjonsbilag som viser til det opprinnelige bilaget. Et bokført bilag skal ikke slettes eller overskrives.
- Tidsforskyvninger rettes ikke. En betaling som er sendt 31. mars og trekkes fra kontoen 1. april, forklares i avstemmingen og forsvinner av seg selv.
- Reelle avvik fra budsjettet rettes ikke i regnskapet. De følges opp med tiltak eller en oppdatert prognose.
- Ubetydelige beløp, som øredifferanser, føres bort på avrundingskontoen.
Ved årsavslutningen skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter som ikke er ubetydelige, etter bokføringsloven § 11. En balansekonto med en uforklart differanse oppfyller ikke kravet.
Vanlige feil
- Differansen føres bort uten forklaring, for eksempel mot en interimskonto eller «diverse kostnader». Da er feilen fortsatt i regnskapet.
- Små differanser får stå. En liten differanse kan være summen av to store feil som nesten opphever hverandre.
- Avstemmingen gjøres bare ved årsslutt. Jo lenger tid som går, desto vanskeligere er årsaken å finne. Avstem bank hver måned og mva hver termin.
- Fortegnet brukes ulikt fra rapport til rapport, slik at leseren ikke vet om avviket er bra eller dårlig.
- Prosent regnes av feil tall. Differansen deles på sammenligningsgrunnlaget, ikke på det faktiske tallet.
Når banktransaksjonene hentes inn i regnskapssystemet og kobles mot bilag og åpne poster, vises differansene samme dag som de oppstår, og det meste blir avklart før månedsslutt.