Avstemmingsnotat
Praktisk guide til avstemmingsnotat for bank, kundefordringer, leverandørgjeld, MVA og månedslukk.
Et avstemmingsnotat er den korte forklaringen som viser hvordan en konto er kontrollert. Notatet binder sammen saldoen i regnskapet, grunnlaget du har kontrollert mot, eventuelle avvik og konklusjonen du står igjen med.
Poenget er ikke å skrive langt. Poenget er at en annen person raskt skal forstå hva som er gjort, hvorfor saldoen er rimelig, og hvilke punkter som fortsatt må følges opp. Derfor er avstemmingsnotatet et praktisk bindeledd mellom avstemming i regnskap og en ferdig månedsavslutning .
Når trenger du avstemmingsnotat?
Du trenger ikke et omfattende notat for hver eneste konto hver måned. Det viktigste er å dokumentere kontoer der saldoen må forklares, der det finnes avvik, eller der noen senere skal kunne etterprøve vurderingen.
Typiske områder er:
- Bankkontoer som avstemmes mot kontoutskrift.
- Kundefordringer med åpne poster, kreditnotaer eller gamle krav.
- Leverandørgjeld med betalinger på vei, kreditnotaer eller manglende faktura.
- MVA-kontoer før innsending av MVA-melding .
- Mellomregningskontoer, forskudd, periodiseringer og andre balansekontoer som lett samler gamle poster.
Hvis alt stemmer, kan notatet være kort. Hvis noe ikke stemmer, bør notatet være tydelig nok til at avviket ikke må undersøkes på nytt neste måned.
Hva bør et avstemmingsnotat inneholde?
Et godt avstemmingsnotat svarer på fem spørsmål:
| Del | Hva du skriver |
|---|---|
| Konto og periode | Hvilken konto, hvilken periode og hvilken saldo som er kontrollert |
| Kontrollgrunnlag | Hva saldoen er sammenlignet mot, for eksempel bankutskrift, reskontro, rapport eller bilag |
| Avvik | Beløp, årsak og status for differanser eller åpne poster |
| Tiltak | Hvem som følger opp, hva som skal korrigeres og når det bør være løst |
| Konklusjon | Om kontoen er avstemt, avstemt med forklaring eller ikke klar til lukking |
Bruk samme struktur hver gang. En fast struktur gjør det lettere å lese notatene i periodestenging , sammenligne måneder og finne gamle vurderinger når revisor, styre eller daglig leder spør.
Eksempel: bankavstemming med lite avvik
La oss si at bankkonto 1920 har saldo 248 350 kroner i regnskapet ved månedsslutt. Kontoutskriften viser 249 150 kroner. Differansen er 800 kroner.
Et praktisk avstemmingsnotat kan da se slik ut:
| Felt | Eksempel |
|---|---|
| Konto | 1920 Bank, januar |
| Kontrollgrunnlag | Bankutskrift per 31. januar og bankavstemming i ReAI |
| Avvik | 800 kroner, kortgebyr trukket i bank 31. januar, ikke bokført |
| Tiltak | Bokfør gebyret på riktig kostnadskonto i januar |
| Konklusjon | Kontoen er avstemt etter korrigering |
Dette er nok informasjon til å forstå differansen uten å åpne alle underliggende transaksjoner. Hvis bankavstemmingen består av flere uavklarte poster, bør notatet heller peke til en egen avviksliste eller til avvikslogg for bankavstemming .
Avstemmingsnotat i månedsavslutning
I en god månedsrutine skriver du avstemmingsnotatet mens kontrollen gjøres, ikke flere uker etterpå. Da husker du hvorfor en differanse finnes, hvilke bilag som mangler, og om saldoen er god nok til rapportering.
I ReAI kan notatet brukes sammen med månedens sjekkliste:
- Start med kontoer som påvirker likviditet, MVA og resultat mest.
- Legg åpne punkter inn i avvikslisten, ikke i fritekst som ingen følger opp.
- Knytt notatet til rapporten når tallene sendes videre i en rapportpakke til styret .
- Lukk perioden først når viktige avstemminger har tydelig konklusjon.
Dette gjør månedsrapporten mer troverdig. Tallene blir ikke bare produsert; de blir kontrollert og forklart.
Vanlige feil
Den vanligste feilen er å skrive at en konto er avstemt uten å forklare hva den er avstemt mot. Da mangler notatet kontrollverdi.
En annen feil er å blande konklusjon og arbeidsliste. Hvis notatet inneholder ti åpne oppgaver, er kontoen sannsynligvis ikke ferdig avstemt. Skill mellom det som er avklart, det som er korrigert og det som fortsatt venter.
Unngå også generiske formuleringer som “ok”, “kontrollert” eller “ingen avvik” når saldoen egentlig bygger på flere forutsetninger. Skriv heller kort hva som er kontrollert: “Saldo stemmer mot bankutskrift per 31. januar etter bokføring av gebyr på 800 kroner.”
Avstemmingsnotat ved årsavslutning og revisjon
Ved årsavslutning blir avstemmingsnotater ekstra verdifulle. De viser hvilke balansekontoer som er gjennomgått, hvilke vurderinger som er gjort, og hvilke saker som ble løst før regnskapet ble ferdigstilt.
For selskaper som har revisor, kan gode notater redusere frem-og-tilbake fordi dokumentasjonen allerede forklarer saldoen. Se også dokumentasjon til revisor og kontrollspor i regnskapssystem for hvordan notatet bør henge sammen med bilag, rapporter og godkjenninger.
Kort oppsummert
Et avstemmingsnotat bør være kort, konkret og etterprøvbart. Det skal vise hvilken konto som er kontrollert, hvilket grunnlag som er brukt, hvilke avvik som finnes, og om kontoen kan lukkes for perioden.
Når notatet skrives løpende, blir avstemming mindre personavhengig. Det gir bedre dokumentasjon av regnskap og bokføring , enklere månedslukk og tryggere rapportering.