Hva er løsøre?

Løsøre er flyttbare fysiske eiendeler. For en virksomhet omfatter det ofte maskiner, verktøy, kjøretøy, inventar, datautstyr og varer.

I regnskapssystemet er ikke ordet løsøre i seg selv nok til å bestemme bokføringen. Systemet må også få informasjon om hva eiendelen brukes til, anskaffelseskost, forventet brukstid og om den skal beholdes i driften eller selges videre.

Fra bilag til eiendelsregister

Når et kjøp gjelder et driftsmiddel, bør arbeidsflyten knytte fakturaen til en tydelig eiendelspost. Registrer opplysningene mens dokumentasjonen er tilgjengelig:

Et system bør gjøre det mulig å finne bilag, avskrivningshistorikk og bokført verdi fra samme oversikt. Et løst regneark ved siden av hovedboken gir lettere avvik når eiendeler flyttes, selges eller tas ut av bruk.

Skill mellom driftsmiddel og varelager

En varebil som brukes i virksomheten, er normalt et driftsmiddel. En bil som en bilforhandler har kjøpt for videresalg, inngår derimot i varelageret. Den fysiske gjenstanden kan være den samme, mens formålet bestemmer arbeidsflyten.

Det samme gjelder datautstyr, maskiner og inventar. Før kontering bør brukeren derfor svare på:

1. Skal eiendelen brukes i driften eller selges?
2. Hvor lenge forventes den å gi verdi?
3. Hvilke direkte kostnader hører til anskaffelsen?
4. Finnes det pant, leasing eller andre avtaler som må dokumenteres?

Avskrivning og endringer

For et balanseført driftsmiddel må regnskapet følge anskaffelseskost, akkumulerte avskrivninger og gjenværende bokført verdi. ReAI-guiden om bokføring av avskrivninger viser den praktiske føringen.

Arbeidsflyten bør også håndtere hendelser etter kjøpet:

• påkostninger som endrer verdien eller levetiden
• skade eller varig verdifall
• salg med beregning av gevinst eller tap
• utrangering når eiendelen ikke lenger brukes
• overføring mellom avdelinger eller prosjekter

Automatiske forslag kan spare tid, men ansvarlig regnskapsfører må fortsatt godkjenne klassifisering, levetid og avskrivningsplan.

Kontroll som kan gjentas

Ved periode- og årsavslutning bør eiendelsregisteret avstemmes mot hovedboken. Se etter eiendeler uten bilag, poster med negativ bokført verdi, ferdig avskrevne eiendeler som er solgt, og kjøp som feilaktig er kostnadsført eller balanseført.

Et godt system gjør avvikene synlige og bevarer beslutningssporet. Det erstatter ikke den faglige vurderingen. Aiaks guide til klassifisering og kontroll av løsøre forklarer hva en regnskapsfører bør undersøke når behandlingen er usikker.