Fullmakt

En fullmakt er et juridisk dokument som gir en person (fullmaktsgiver) rett til å la en annen (fullmaktshaver) handle på sine vegne i spesifikke saker eller generelt. I norsk regnskap er fullmakt avgjørende for å sikre korrekt autorisering av bilag, signaturer og økonomiske disposisjoner. Fullmakter kan være skriftlige eller muntlige, men for regnskapsformål anbefales det alltid skriftlig dokumentasjon i tråd med kravene i bokføringsloven og avtaleloven.

Typer Fullmakt

Det finnes flere typer fullmakter som brukes i næringslivet. Tabellen nedenfor gir en oversikt:

Prokura er regulert i prokuraloven . Hvem som kan signere for et aksjeselskap, følger av aksjeloven og vedtektene.

Fullmakt i Regnskapspraksis

I regnskapsavdelingen må fullmakter dokumenteres og oppbevares for revisjon og internkontroll. Nedenfor er noen viktige brukstilfeller:

• Attestering: Godkjenning av fakturaer og bilag krever ofte at fullmaktshaver har nødvendig fullmakt til å bekrefte forpliktelser. Se attestering .
• Signaturrett og prokura: Firmaattesten viser hvem som har signaturrett og prokura. Kontroller den før du godtar en signatur på vegne av et selskap.
• Altinn-roller: Tilgang til å levere MVA-melding, a-melding og skattemelding for virksomheten gis som roller og rettigheter i Altinn, ikke som en papirfullmakt.
• Bankfullmakt: Brukes for å autorisere banktransaksjoner og signering på bedriftskonto.
• Kontraktsfullmakt: Sikrer at avtaler signeres av personer med riktig delegasjon, for eksempel arbeidskontrakten signert av daglig leder.

Rutiner for dokumentasjon og oppbevaring

Ved regnskapsrevisjoner og bokettersyn er det avgjørende å kunne vise til fullmaktsdokumentasjon. Følgende punkter bør alltid være oppfylt:

1. Fullmakten bør være skriftlig, datert og signert av fullmaktsgiver.
2. Fullmaktsgiver må spesifiseres med navn, stilling og organisasjonsnummer.
3. Fullmaktshaverens identitet dokumenteres, for eksempel via personalregister.
4. Oppbevaring i henhold til kravene i bokføringsloven, som krever at bilag og tilhørende dokumentasjon oppbevares i minst 5 år.
5. Interne rutiner for periodisk gjennomgang og oppdatering av fullmakter.

Oppsummering

Fullmakt er en grunnleggende del av intern kontroll og autorisasjonsprosesser i regnskap. Ved å dokumentere og følge klare rutiner for fullmaktshåndtering sikrer virksomheter at økonomiske disposisjoner utføres av riktige personer, og at kravene i bokføringsloven og avtaleloven etterfølges.