Prøv gratis

Ja, du kan føre regnskap i Excel i dag, men bare hvis regnearket oppfyller de samme kravene som et regnskapssystem: nummererte bilag, spesifikasjoner per konto, kunde og leverandør, sikkerhetskopi og oppbevaring i fem år. Det er likevel en løsning med utløpsdato. Etter endringen i bokføringsloven som er vedtatt, skal all bokføring skje i et elektronisk regnskapssystem fra 1. januar 2030. Lovforarbeidene sier uttrykkelig at et regnearkprogram ikke regnes som et slikt system.

Hva krever loven av et regnskap i regneark?

Bokføringsloven stiller krav til resultatet, ikke til verktøyet. Frem til 2030 kan regnearket brukes hvis du klarer å oppfylle disse kravene:

KravHva det betyr i ExcelHjemmel
BokføringsspesifikasjonAlle posteringer i rekkefølge, med dato, bilagsnummer og kontoBokføringsforskriften § 3-1
KontospesifikasjonAlle posteringer per konto, med inngående og utgående saldoSamme
Kunde- og leverandørspesifikasjonTransaksjoner og saldo per kunde og leverandørSamme
MVA per transaksjonInngående og utgående MVA må kunne spesifiseres per posteringSamme
DokumentasjonHver postering skal ha et bilag, for eksempel faktura eller kvitteringBokføringsloven § 10
AjourholdÀ jour innen rapporteringsfristene og minst hver fjerde månedBokføringsloven § 7
RettingEtter fristen skal feil rettes med en ny postering, ikke ved å overskrive cellenBokføringsloven § 9
SikkerhetskopiKopi lagret adskilt fra originalen, testet minst én gang i åretBokføringsforskriften § 7-2
OppbevaringRegnskapet og bilagene i fem år etter regnskapsårets sluttBokføringsloven § 13

Det vanskeligste i et regneark er rettingskravet og sporbarheten. Et regnskapssystem låser posteringene. I Excel kan hvem som helst endre en celle uten spor.

Gjelder SAF-T for regnskap i Excel?

Som regel ikke. Skatteetaten skriver at bokføringspliktige med færre enn 600 bilag i året som fører regnskapet i tekstbehandlings- eller regnearkprogram, ikke er omfattet av SAF-T-kravet, fordi dette regnes som manuelle løsninger og ikke som elektroniske regnskapssystemer. Virksomheter med omsetning under 5 millioner kroner er også unntatt fra kravet om å ha bokføringen elektronisk tilgjengelig. Unntaket faller bort hvis du likevel har opplysningene elektronisk i et regnskapssystem. Les mer om SAF-T .

Fakturaer fra Excel

Lager du fakturaer i et regneark, må de ha en sammenhengende nummerserie uten hull eller dubletter. Det er lett å bryte når du kopierer forrige faktura og glemmer å endre nummeret. Fra 1. januar 2027 skal bokføringspliktige dessuten sende e-faktura til andre bokføringspliktige. En PDF fra Excel er ikke en e-faktura. Trenger du bare en enkelt faktura, er ReAIs gratis fakturaverktøy et tryggere alternativ.

En enkel regnskapsmal i Excel

Vil du føre i regneark en periode til, bør du ha én linje per postering, ikke én linje per bilag. Dette er kolonnene du trenger:

BilagsnrDatoTekstKontoMVA-kodeDebetKreditKunde/leverandørDokument
105.01.2026Faktura 1001, Kunde AS150012 500Kunde ASfaktura-1001.pdf
105.01.2026Faktura 1001, Kunde AS3000310 000Kunde ASfaktura-1001.pdf
105.01.2026Faktura 1001, Kunde AS270032 500Kunde ASfaktura-1001.pdf
208.01.2026Programvare, januar64201800Leverandør ASkvittering-2.pdf
208.01.2026Programvare, januar27101200Leverandør ASkvittering-2.pdf
208.01.2026Programvare, januar19201 000Leverandør ASkvittering-2.pdf

Sum debet og sum kredit skal være like for hvert bilag. Med en pivottabell på kontokolonnen får du kontospesifikasjon og saldobalanse. Med en pivot på kunde og leverandør får du reskontroen. Se debet og kredit hvis du er usikker på hvilken side beløpet skal stå på.

Risikoene ved regnskap i Excel

  • Formelfeil. En feil referanse gir feil resultat uten at du merker det.
  • Ingen sporbarhet. Endringer i tidligere perioder er vanskelige å oppdage og dokumentere.
  • Manuell bankavstemming. Hver transaksjon må kontrolleres for hånd.
  • Dobbel registrering. MVA-meldingen og skattemeldingen må fylles ut manuelt fra regnearket.
  • Personavhengighet. Ofte er det bare den som laget arket, som forstår det.

Fra 2030 er regneark ikke lenger nok

Den nye bestemmelsen i bokføringsloven § 7 trer i kraft 1. januar 2030: bokføringen skal skje i et elektronisk regnskapssystem, med mindre det er gjort unntak i forskrift eller enkeltvedtak. Et elektronisk regnskapssystem må selv kunne lage den pliktige rapporteringen og behandle e-fakturaer automatisk. Høringsnotatet foreslo unntak for virksomheter med omsetning under 50 000 kroner, men per september 2026 er ingen unntak fastsatt. Les hele gjennomgangen av kravet om digital bokføring .

Vanlige spørsmål

Er det lov å føre regnskap i Excel for et ENK?

Ja, frem til 1. januar 2030, forutsatt at kravene i tabellen over er oppfylt. Etter det må også et ENK bruke et elektronisk regnskapssystem, med mindre en fremtidig forskrift gir unntak.

Kan jeg levere MVA-melding fra Excel?

Ikke direkte. Du må overføre tallene manuelt til MVA-meldingen hos Skatteetaten. Et regnskapssystem beregner og sender meldingen fra bokføringen.

Kan jeg bruke Excel til analyse etter at jeg har byttet?

Ja. Regneark er fint til budsjett, prognoser og analyse. Det er bare selve bokføringen som må skje i regnskapssystemet.

Finnes det gratis regnskapsprogram?

Mange «gratis» løsninger dekker bare fakturering. Se hva du faktisk får i guiden om gratis regnskapsprogram .

Slik flytter du fra Excel til ReAI

Det er enklest å bytte ved et årsskifte eller ved starten av en MVA-termin. Du registrerer en åpningsbalanse fra regnearket, importerer kunder og leverandører og kobler banken. Etter det bokføres fakturaer og kvitteringer i ReAI, og AI-en foreslår konto og MVA-kode. Har du lister i .xlsx, kan du gjøre dem om med verktøyet for xlsx til csv før import. Følg guiden for å bytte fra Excel til ReAI .

Kilder