Kontrollspor i regnskapssystem

Kontrollspor er sporbarheten fra en hendelse til dokumentasjon, føring, godkjenning og rapport. I praksis betyr det at du kan forstå hvorfor et tall står i regnskapet, hvilke bilag som støtter det, og hvilke endringer som er gjort.

For moderne regnskapssystemer er kontrollspor en praktisk forutsetning for automatisering, revisjon og trygg samarbeid med regnskapsfører.

Hvor trengs kontrollspor?

Hvis en rapport ikke kan spores tilbake til datagrunnlaget, blir den vanskelig å stole på.

Kontrollspor i hverdagen

Gode kontrollspor hjelper deg med å svare på spørsmål som:

• Hvorfor ble denne fakturaen betalt?
• Hvem godkjente kostnaden?
• Hvilket bilag forklarer denne banktransaksjonen?
• Når ble perioden låst?
• Hvor kom importerte data fra?

Dette er nyttig både ved revisorpakke i ReAI og ved intern kontroll.

Automatisering trenger sporbarhet

Jo mer ReAI automatiserer, desto viktigere blir det at forslag, regler og endringer kan forklares. Automatisering bør ikke være en svart boks. Den bør gjøre rutinen raskere, samtidig som kontrollsporet blir tydeligere.

Les også kontinuerlig kontrollmonitorering for mer om løpende kontroll.

Test sporet begge veier

Velg først et beløp i en rapport og spor det tilbake til hovedbok, delsystem, godkjenning og original dokumentasjon. Velg deretter et bilag og spor det frem til konto, avgiftsbehandling og rapport. Begge testene må lykkes.

Kontrollsporet bør også vise korreksjoner. En kreditnota, reversering eller ompostering skal peke på den opprinnelige hendelsen uten at historikken overskrives. Ved eksport må referansene følge med, ellers kan systemet ha god sporbarhet i brukergrensesnittet, men et svakt revisjonsgrunnlag utenfor løsningen.