Duplikatkontroll i regnskap

Duplikater er en av de vanligste kildene til feil i regnskap. De kan oppstå når samme leverandør opprettes flere ganger, samme faktura importeres på nytt, eller en betaling matches mot feil post.

ReAI bør brukes til å oppdage mønstre, men virksomheten må også ha gode rutiner for masterdata og godkjenning.

Vanlige duplikater

Ved import bør du følge med på importlogg i regnskapssystem .

Kontrollpunkter

Duplikatkontroll bør se på kombinasjoner, ikke bare ett felt:

• Leverandør + fakturanummer + beløp.
• Kunde + fakturanummer + dato.
• Banktekst + beløp + dato.
• Organisasjonsnummer + navn.
• Filnavn + bilagsnummer.

Hvis bare navnet sjekkes, vil små skriveforskjeller ofte slippe gjennom.

Når du finner duplikat

Ikke slett uten å forstå konsekvensen. Sjekk om posten er bokført, betalt, brukt i rapport eller koblet til MVA. Dokumenter hva som fjernes eller slås sammen.

Hvis duplikatet gjelder leverandørfaktura, bør du også kontrollere godkjenning av leverandørfaktura og betalingsstatus før noe endres.

Kontroller flere nøkler samtidig

En robust duplikatkontroll kombinerer organisasjonsnummer, dokumentnummer, dokumentdato, beløp og valuta. Den bør normalisere mellomrom og skilletegn, men samtidig unngå å stanse legitime gjentakende fakturaer med samme beløp.

Test også duplikater på tvers av kilder. Samme kjøp kan komme fra fakturamottak, banktransaksjon og et importert utlegg. Systemet må skille mellom tre representasjoner av én hendelse og tre faktiske kjøp. Ved sammenslåing må opprinnelige referanser og godkjenningshistorikk beholdes i kontrollsporet .