Duplikatkontroll i regnskap
Duplikatkontroll reduserer risikoen for at samme faktura, kunde eller leverandør behandles flere ganger.
Duplikater er en av de vanligste kildene til feil i regnskap. De kan oppstå når samme leverandør opprettes flere ganger, samme faktura importeres på nytt, eller en betaling matches mot feil post.
ReAI bør brukes til å oppdage mønstre, men virksomheten må også ha gode rutiner for masterdata og godkjenning.
Vanlige duplikater
| Duplikat | Risiko |
|---|---|
| Leverandør | Feil bankkonto, dårlig rapportering og dobbeltbetaling |
| Kunde | Rot i reskontro og purring |
| Faktura | Dobbelt kostnad eller dobbelt inntekt |
| Bilag | Feil MVA og feil resultat |
| Importlinje | Samme transaksjon behandles flere ganger |
Ved import bør du følge med på importlogg i regnskapssystem .
Kontrollpunkter
Duplikatkontroll bør se på kombinasjoner, ikke bare ett felt:
- Leverandør + fakturanummer + beløp.
- Kunde + fakturanummer + dato.
- Banktekst + beløp + dato.
- Organisasjonsnummer + navn.
- Filnavn + bilagsnummer.
Hvis bare navnet sjekkes, vil små skriveforskjeller ofte slippe gjennom.
Når du finner duplikat
Ikke slett uten å forstå konsekvensen. Sjekk om posten er bokført, betalt, brukt i rapport eller koblet til MVA. Dokumenter hva som fjernes eller slås sammen.
Hvis duplikatet gjelder leverandørfaktura, bør du også kontrollere godkjenning av leverandørfaktura og betalingsstatus før noe endres.