Avvikslogg for bankavstemming

Bankavstemming blir best når avvik forklares mens de fortsatt er ferske. En avvikslogg er en enkel oversikt over transaksjoner som ikke matcher, hvorfor de ikke matcher, og hvem som skal gjøre noe med dem.

Dette bygger videre på bankavstemming i ReAI og feilsøking av bankfeed .

Hva bør loggen inneholde?

En kort logg er bedre enn mange løse kommentarer i e-post.

Avvikstyper

De vanligste avvikene er:

• Innbetaling uten KID.
• Leverandørbetaling uten godkjent faktura.
• Bankgebyr uten automatisk regel.
• Stripe, Klarna eller Vipps-oppgjør som ikke stemmer med bank.
• Manuell betaling registrert på feil faktura.

For betalingsavvik kan du lese håndtere betalingsavvik .

Bruk loggen til forbedring

Hvis samme avvik kommer igjen, bør det ikke bare løses manuelt hver gang. Opprett en regel, forbedre integrasjonen eller endre rutinen. En avvikslogg er derfor både dokumentasjon og forbedringsliste.

Koble gjerne avviksloggen til periodestenging slik at åpne bankavvik ikke blir glemt.

Prioriter etter alder og risiko

Ikke sorter bare etter beløp. En liten uidentifisert testbetaling eller bankkostnad kan avsløre et systematisk problem, mens et stort beløp kan være en kjent tidsforskjell. Loggen bør derfor ha både beløp, alder, risikotype, eier og neste handling.

Sett en tydelig frist for når avvik skal eskaleres. Poster som står åpne over periodeskiftet bør gjennomgås av en annen enn den som utførte avstemmingen. Når avviket lukkes, bør løsningen – ikke bare statusen – fremgå av loggen, slik at samme kontroll kan gjentas senere.