Altinn-roller for regnskap
Praktisk rutine for Altinn-roller for regnskap med dokumentasjon, avstemming og kontroll i ReAI.
Altinn-roller for regnskap handler om datakvalitet, tilgang og sporbarhet i regnskapssystemet. Når det tekniske oppsettet er ryddig, blir SAF-T , integrasjoner og rapportering mindre sårbart.
Når dette blir viktig
Tekniske feil blir dyre når de først har produsert mange transaksjoner. Derfor bør import, eksport, roller og integrasjoner ha kontrollpunkter som stopper feil tidlig og forklarer hva som må rettes. For norske virksomheter bør rutinen også passe med Skatteetaten, Altinn, Brønnøysundregistrene og kravene til sporbar dokumentasjon . Unngå å bygge rutinen på satser eller frister du ikke har kontrollert mot gjeldende kilder. Bruk heller tydelige vurderinger, gode bilag og rapporter som kan avstemmes.
Dokumentasjon og grunnlag
| Kontroll | Hva du ser etter | Hvorfor det hjelper |
|---|---|---|
| Bilag | importfil, eksportlogg, tilgangsendring, systemvarsel og avviksnotat | Gir sporbarhet hvis regnskapsfører, revisor eller support må forklare dataløpet |
| Konto | masterdata, logger, tilganger og eksportgrunnlag for SAF-T | Hindrer at viktige regnskapsposter forsvinner i en samlekonto uten styringsverdi |
| Rapportering | kontroller at eksport, import eller integrasjon gir forventede data | Reduserer risikoen for feil i SAF-T , Altinn eller ledelsesrapporter |
| Avstemming | Beløp, dato, motpart og betalingsreferanse må stemme | Gjør bankavstemming og månedslukking raskere |
Bruk egne dimensjoner for prosjekt, avdeling eller kunde når inntekter, kostnader eller avvik påvirker marginen i en bestemt del av virksomheten. Det gjør rapportene mer nyttige uten at selve kontoplanen må bygges unødvendig komplisert.
Praktisk rutine
- Dokumenter datakilde, ansvarlig eier og hva systemet skal gjøre automatisk.
- Test med et lite datasett før løsningen brukes i ordinær drift.
- Lag varsler for avviste poster, duplikater og manglende felt.
- Avstem import eller eksport mot hovedbok, bank eller ekstern rapport.
- Gjennomgå tilgang og logger etter større endringer.
ReAI kan foreslå konto, avgiftskode, motpart og kobling til bank, men kontrollen bør fortsatt ha en tydelig eier. Marker usikre saker med kommentar, og ikke lås perioden før åpne avvik enten er rettet eller forklart.
Kontroller i ReAI
| ReAI-kontroll | Bruk den til | Resultat |
|---|---|---|
| Bilagsmottak | Samle fakturaer, kvitteringer og vedlegg | Mindre risiko for manglende dokumentasjon |
| Regelforslag | Foreslå konto, mapping, motpart og dimensjon | Raskere bokføring med menneskelig kontroll |
| Avviksrapport | Finne åpne poster, differanser og uvanlige kombinasjoner | Bedre kvalitet før rapportering |
| Oppgaveflyt | Fordele avklaringer til riktig person | Mindre personavhengighet i månedsavslutningen |
Vanlige feil
- Integrasjoner settes i produksjon uten test og avstemmingsplan.
- Brukere får bredere tilgang enn arbeidsoppgaven krever.
- Masterdata ryddes først når SAF-T eller årsavslutning feiler.
- Feillogger ligger hos én person uten stedfortreder.
Feilene er ofte små enkeltvis, men de skaper mye støy når de samles gjennom året. Derfor bør rutinen være enkel nok til å brukes hver måned og presis nok til at nye brukere forstår hvorfor behandlingen er valgt.
Eksempel
Virksomheten skal følge opp altinn-roller for regnskap samtidig som flere andre bilag kommer inn. Økonomiansvarlig legger inn dokumentasjonen, kontrollerer mapping, tilgang, logg og rapportering, og avstemmer dataløpet før informasjonen brukes videre. Hvis behandlingen gjelder flere måneder, brukes periodisering . Hvis saken gjelder rapportering, kontrolleres effekten før neste innsending eller periodeavslutning.
Sjekkliste
- Er bilaget lesbart og lagret sammen med bokføringen?
- Er konto, avgiftskode og dimensjoner valgt ut fra innholdet?
- Er bank, reskontro og hovedbok avstemt uten uforklarte differanser?
- Er usikre vurderinger merket for kontroll før rapportering?
- Kan en annen person forstå behandlingen uten muntlig forklaring?
Videre arbeid
Start med de transaksjonene som kommer oftest eller har størst beløp. Når rutinen fungerer der, kan den bygges inn i regler, maler og faste kontrollpunkter i ReAI. Det gir mindre manuelt arbeid, bedre rapporter og et regnskap som tåler både intern gjennomgang og ekstern kontroll.