Lønnskostnader
Definisjon, eksempler og regnskapsmessig oppfølging av lønnskostnader.
Lønnskostnader er alle kostnader virksomheten har ved å ha ansatte. Det omfatter mer enn utbetalt lønn: arbeidsgiveravgift, feriepenger, pensjon, forsikringer, naturalytelser og andre personalkostnader kan også høre med.
Lønnskostnader er ofte en av de største postene i resultatregnskapet. Derfor bør de følges både i lønnssystemet og i regnskapet, slik at kostnader, skyldige beløp og avsetninger stemmer gjennom året.
Hva inngår i lønnskostnader?
| Kostnad | Eksempel | Hvorfor den må følges |
|---|---|---|
| Bruttolønn | Fastlønn, timelønn, overtid og bonus | Grunnlaget for utbetaling og rapportering |
| Feriepenger | Opptjente feriepenger som skal utbetales senere | Må avsettes som skyldig kostnad |
| Arbeidsgiveravgift | Avgift beregnet av lønnsgrunnlaget | Skal avstemmes mot rapportering og betaling |
| Pensjon | Obligatorisk tjenestepensjon og andre ordninger | Påvirker både kostnad og leverandørgjeld |
| Naturalytelser | Fri telefon, firmabil eller andre fordeler | Kan påvirke lønn, skatt og arbeidsgiveravgift |
For mer grunnleggende begreper, se hva er lønn og hva er personalkostnad .
Eksempel på beregning
En ansatt har 45 000 kr i bruttolønn en måned. For arbeidsgiver er ikke kostnaden bare 45 000 kr. I tillegg kommer arbeidsgiveravgift, feriepenger, pensjon og eventuelle forsikringer eller fordeler. Det betyr at den reelle månedskostnaden kan være betydelig høyere enn lønnen som utbetales.
I budsjettet bør du derfor bruke en komplett lønnskostnad, ikke bare avtalt lønn. Dette er spesielt viktig når du vurderer nyansettelser, prosjektmarginer eller dekningsbidrag .
Regnskapsføring og periodisering
Lønnskostnader bør bokføres i perioden arbeidet utføres. Noen beløp betales senere, men kostnaden hører likevel til perioden den er opptjent i. Typiske avsetninger er:
- opptjente feriepenger
- skyldig arbeidsgiveravgift
- skyldig pensjon eller forsikring
- påløpt lønn som ikke er utbetalt ved periodens slutt
Ved månedsslutt bør lønn, arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk og feriepenger kontrolleres mot lønnsgrunnlaget. Ved årsslutt blir dette en del av avstemming av lønn ved årsavslutning .
Vanlige feil
- Budsjettet bruker bare bruttolønn og glemmer sosiale kostnader.
- Feriepenger avsettes ikke løpende.
- Arbeidsgiveravgift avstemmes ikke mot rapporterte beløp.
- Naturalytelser behandles ulikt i lønn og regnskap.
- Lønnskostnader føres i betalingsperioden i stedet for opptjeningsperioden.