Slik utarbeider du mellombalanse

Skal et AS bruke årets overskudd som grunnlag for ekstraordinært utbytte, kan det være nødvendig å utarbeide en mellombalanse. Arbeidet begynner i det løpende regnskapet: alle vesentlige poster frem til valgt balansedag må være registrert, avstemt og vurdert.

En vanlig resultat- og balanserapport er et utgangspunkt. Den erstatter ikke en ferdigstilt mellombalanse med noter, eventuell revisjon og korrekt fastsettelse. Denne guiden handler om regnskapsarbeidet; AIAKs guide til mellombalanse forklarer bruksområder og formelle krav.

Avklar formålet før du velger dato

Skriv ned hvilken beslutning tallene skal brukes til. Ekstraordinært utbytte, fondsemisjon og kapitalnedsettelse har ulike formelle løp. Et ønske fra banken om oppdaterte tall kan derimot gjelde et ordinært perioderegnskap.

Ved ekstraordinært utbytte i AS kan balansedagen ligge høyst seks måneder før beslutningen. Mellombalansen fastsettes etter reglene for årsregnskap. Revisjon er hovedregelen, med unntak for AS med registrert fravalg etter § 7-6. Utbetaling må vente på registrering og kunngjøring. Se aksjeloven § 8-2 a .

Hvis sist godkjente årsregnskap allerede gir nok utdelingsramme, vurder tilleggsutbytte hos AIAK før du starter en ekstra avslutning.

1. Fullfør bokføringen frem til balansedagen

Samle fakturaer, bankbilag, lønnsgrunnlag og andre transaksjoner for perioden. Kontroller at leverte varer og tjenester, påløpte kostnader og forskuddsbetalinger er behandlet i riktig periode. Fakturadato eller betalingsdato er ikke alltid avgjørende for periodiseringen.

Bruk gjerne rutinene fra månedsavslutningen , men utvid kontrollen til regnskapsmessige vurderinger som ellers gjøres ved årsoppgjøret. Før en liste over poster som fortsatt mangler dokumentasjon, med ansvarlig person og frist.

2. Avstem balansen med dokumentasjon

Lagre avstemmingen slik at en annen person kan følge fra rapportpost til hovedbok og videre til bilag. En totalsum uten forklaring er vanskelig å etterprøve.

3. Beregn skatt og nødvendige avslutningsposter

Resultatet før avslutning kan overvurdere det økonomiske handlingsrommet. Beregn skatt etter selskapets faktiske forhold og vurder periodiseringer, avskrivninger og tap. Ikke behandle hele periodens overskudd før skatt som tilgjengelige midler.

Forenklet kontrollregnestykke: Et AS har 500 000 kroner i foreløpig resultat før skatt. Det mangler 60 000 kroner i kostnader og 40 000 kroner i nedskrivning av en fordring. Justert resultat før skatt blir 400 000 kroner. Med en illustrativ skatteavsetning på 88 000 kroner står 312 000 kroner igjen etter skatt. Dette er ikke en ferdig utbytteberegning: egenkapital, lovpålagte fradrag, tidligere disposisjoner og likviditet må også vurderes.

Skill mellom regnskapsmessig resultat, lovlig utdelingsramme og penger selskapet kan avse. Et lønnsomt selskap kan ha kontantene bundet i lager eller kundefordringer.

4. Utarbeid oppstillinger og noter

Ferdigstill resultatregnskap, balanse og nødvendige noter etter selskapets regnskapsregler. Dokumenter benyttede prinsipper og vesentlige vurderinger. Avklar om regelverket krever andre oppstillinger. Regnskapsprinsippene skal følge samme grunnlag som siste årsregnskap, med korrekt behandling av eventuelle prinsippendringer.

Noter bør utarbeides ut fra selskapets faktiske forhold og gjeldende notekrav. En standardmal er et hjelpemiddel, ikke dokumentasjon på at alle relevante opplysninger er gitt.

5. Bevar den versjonen som blir fastsatt

Gi den ferdige dokumentpakken en tydelig balansedato og versjon. Knytt den til eventuell revisjonsberetning og generalforsamlingens fastsettelse. Hvis tallene endres før behandling, må alle bruke den oppdaterte versjonen.

Unngå at en ny rapportutskrift overskriver dokumentet som faktisk ble godkjent. Ved feil etter fastsettelsen må konsekvensene for regnskap, vedtak og innsending avklares før en korrigert versjon tas i bruk.

6. Skill regnskapsarbeid fra innsending og betaling

Mellombalanse sendes via Altinn RR-0200 . Regnskap, noter og eventuell revisjonsberetning vedlegges som PDF. Fastsettelsesdato og balansedato må være riktige. Eksport fra et regnskapssystem er ikke i seg selv innsending eller registrering.

For ekstraordinært utbytte må registrering og kunngjøring være kontrollert før pengene går ut. Se bokføring av utbytte for hvordan vedtaket og betalingen skilles i regnskapet.

Gjør neste mellombalanse enklere

Regelmessig avstemming og ryddig bilagsdokumentasjon reduserer arbeidet ved en ekstra avslutning. Bruk ReAI til det løpende regnskapsarbeidet og avklar med regnskapsfører hvem som ferdigstiller oppstillinger, noter og formelle dokumenter. Behov for revisjon vurderes separat.

Kontakt ReAI om regnskapsarbeidet eller les hvordan AIAK hjelper med mellombalanse .