Sykepenger og refusjon

Når en ansatt blir syk, betaler arbeidsgiveren de første 16 kalenderdagene selv. Deretter overtar NAV ansvaret for sykepengene. Mange arbeidsgivere velger å betale full lønn videre og kreve refusjon fra NAV. Denne guiden viser hvordan det beregnes, kreves og bokføres.

Arbeidsgiverperioden

Fravær med under 16 dagers mellomrom regnes sammen i samme arbeidsgiverperiode. Kilde: NAV om sykepenger i arbeidsgiverperioden.

Etter arbeidsgiverperioden

Fra dag 17 dekker NAV sykepengene. Arbeidsgiveren kan enten:

• forskuttere: betale lønn som vanlig og kreve refusjon fra NAV, eller
• la NAV betale direkte til den ansatte.

Mange tariffavtaler og arbeidsavtaler krever at arbeidsgiveren forskutterer. NAV dekker sykepenger opp til 6G, som er 819 294 kroner med G fra 1. mai 2026. Betaler arbeidsgiveren full lønn til en ansatt som tjener mer, dekker bedriften selv det som overstiger 6G.

Slik beregnes refusjonen

NAV beregner sykepengene per dag med 260 dager i året. Lørdag og søndag gir ikke sykepenger.

Arbeidsgiveravgift refunderes ikke. Avgiften av lønnen under sykdom er alltid arbeidsgiverens kostnad.

Slik kreves refusjonen

1. Den ansatte sender søknad om sykepenger til NAV.
2. Arbeidsgiveren sender inntektsmelding til NAV fra lønnssystemet eller NAVs løsning for arbeidsgivere. Der opplyses det om arbeidsgiverperioden, inntekten og om det kreves refusjon.
3. NAV behandler saken og utbetaler refusjonen til bedriftens registrerte kontonummer.
4. Oppgjøret vises i oppgjørsrapporten i Altinn, som gir oversikt over beløp, perioder og ansatte.

Frist: NAV kan gi refusjon for sykefravær som var opptil tre måneder før kalendermåneden refusjonskravet ble satt fram. Sendes inntektsmeldingen for sent, kan bedriften tape refusjonen for den eldste perioden. Se NAV om sykepenger etter arbeidsgiverperioden.

Bokføring

Lønnen bokføres som vanlig gjennom lønnskjøringen. Refusjonskravet bokføres som en reduksjon av lønnskostnaden på konto 5800 Refusjon av sykepenger.

Refusjonskrav sendt:   Debet 15xx Krav på refusjon fra NAV   23 076,92
                          Kredit 5800 Refusjon av sykepenger      23 076,92
Refusjon mottatt:      Debet 1920 Bank                        23 076,92
                          Kredit 15xx Krav på refusjon fra NAV    23 076,92

Bruk en egen fordringskonto i 15-gruppen for NAV-refusjoner, slik at åpne krav er lette å følge opp. Se også hvordan du bokfører NAV-refusjon av sykepenger.

Avstemming

• Saldoen på fordringskontoen skal være lik summen av krav som ikke er utbetalt.
• Sammenlign hver innbetaling med oppgjørsrapporten fra NAV.
• Differanser skyldes ofte at NAV har beregnet et annet sykepengegrunnlag, at taket på 6G er brukt, eller at fraværet er gradert.
• Følg opp krav som er eldre enn to måneder.

A-melding

Lønn under sykdom rapporteres som vanlig lønn i a-meldingen, med forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift. Refusjonen fra NAV rapporteres ikke i a-meldingen. Permisjon eller fravær rapporteres etter reglene for permisjon i arbeidsforholdet.

Vanlige feil

• Inntektsmeldingen sendes for sent, slik at refusjon for de første ukene går tapt.
• Refusjonen bokføres først når pengene kommer, slik at lønnskostnaden blir for høy i måneden fraværet gjelder.
• Det forventes refusjon av arbeidsgiveravgift.
• Refusjonen beregnes av hele lønnen selv om den ansatte tjener over 6G.

Sykefravær i ReAI

I ReAI kjøres lønnen som vanlig, og refusjonen fra NAV kan matches mot fordringen når den kommer inn på bankkontoen. Se lønn i ReAI og bankavstemming.

Les også Aiaks guide til sykepenger og lønn til deltidsansatte.