Korrigere lønn

Lønnsfeil må rettes på tre steder: i utbetalingen til den ansatte, i a-meldingen og i regnskapet. Retter du bare ett av dem, oppstår differanser mellom lønnssystemet, Skatteetatens krav og hovedboken. Riktig fremgangsmåte avhenger av når feilen oppdages.

Oversikt: når ble feilen oppdaget?

Erstatningsmelding eller ny a-melding?

En erstatningsmelding er en fullstendig a-melding som erstatter en melding du allerede har sendt for samme måned og samme opplysningspliktige. Den må inneholde alle ansatte og alle beløp i den opprinnelige meldingen, ikke bare de som endres. Glemmer du én ansatt, forsvinner opplysningene om den ansatte.

En ny a-melding med egen meldings-ID legges til i stedet for å erstatte. Den brukes når du skal sende inn noe i tillegg, for eksempel en lønnsutbetaling som manglet helt. Skatteetaten forklarer forskjellen i veiledningen om erstatningsmelding eller ny a-melding.

Les alltid tilbakemeldingen etter innsendingen. Se a-melding avvist hvis korreksjonen blir avvist.

For lite utbetalt lønn

Har den ansatte fått for lite, betales differansen ut så snart som mulig.

• Er feilen i samme måned, kan beløpet tas med i en ny utbetaling og rapporteres i samme a-melding.
• Er feilen fra en tidligere måned og etterbetalingen skjer nå, rapporteres etterbetalingen i måneden den utbetales. A-meldingen følger utbetalingsdatoen, ikke opptjeningsperioden.
• Etterbetalingen er trekkpliktig og gir grunnlag for arbeidsgiveravgift og feriepenger.

For mye utbetalt lønn

Har den ansatte fått for mye, må arbeidsgiveren som hovedregel avtale tilbakebetaling. Arbeidsmiljøloven § 14-15 begrenser når arbeidsgiveren kan trekke i lønn. Trekk for feilutbetalt lønn krever normalt skriftlig avtale, og trekket må ikke være større enn det den ansatte trenger til underhold.

For rapporteringen er skillet ofte dette:

1. Feilen rettes før a-meldingen sendes: Rapporter den riktige lønnen.
2. Feilen oppdages i samme inntektsår: Korriger a-meldingen for måneden der den feilaktige utbetalingen ble rapportert, eller reduser en senere utbetaling i samme år etter Skatteetatens veiledning for feilutbetalinger.
3. Feilen oppdages etter årsskiftet: Behandlingen avhenger av om og når beløpet tilbakebetales. Avklar med regnskapsfører og følg Skatteetatens veiledning om feilutbetalt lønn før du endrer tidligere års a-meldinger.

Forskuddstrekket som ble trukket av det feilutbetalte beløpet, er allerede betalt til Skatteetaten. Når a-meldingen korrigeres, blir skattetrekket og arbeidsgiveravgiften for perioden beregnet på nytt.

Bokføring av korreksjonen

Etterbetaling: En ansatt skulle hatt 3 000 kroner i overtid i mars, men beløpet kom ikke med. Det etterbetales i april og rapporteres i a-meldingen for april.

Debet 5000 Lønn                         3 000
   Kredit 2600 Forskuddstrekk           (etter skattekort)
   Kredit 1920 Bank                     (netto)
Debet 5400 Arbeidsgiveravgift             423
   Kredit 2770 Skyldig arbeidsgiveravgift 423
Debet 5180 Feriepenger                    306
   Kredit 2940 Skyldige feriepenger       306

For mye utbetalt: Tilbakefør kostnaden i perioden a-meldingen korrigeres for, og før kravet mot den ansatte på en egen fordringskonto til det er gjort opp. Når a-meldingen korrigeres, endres også forskuddstrekket og arbeidsgiveravgiften for perioden. Bokfør endringen på 2600 og 2770 slik at kontoene fortsatt stemmer med a-meldingene, og avklar hvor stort beløp den ansatte skal betale tilbake når trekket allerede er innbetalt.

Sjekkliste

• Er årsaken til feilen rettet i lønnssystemet, for eksempel feil sats, lønnsart eller skattekort?
• Er korrigert a-melding sendt og tilbakemeldingen kontrollert?
• Stemmer forskuddstrekk (2600) og arbeidsgiveravgift (2770) mot de korrigerte a-meldingene?
• Er feriepengegrunnlaget justert?
• Er avtalen om tilbakebetaling skriftlig og lagret?

Korrigere lønn i ReAI

I ReAI bokføres lønnen og a-meldingen lages fra samme lønnskjøring, slik at regnskap og rapportering bygger på samme grunnlag. Se lønn i ReAI og hvordan du retter et feilført bilag.

Les også sjekkliste for lønnskjøring og avstemming av skattetrekk.