Ansette første ansatt

Når du ansetter din første ansatt, blir bedriften arbeidsgiver, og det gir en rekke nye plikter. Før første arbeidsdag må virksomheten være registrert i Enhetsregisteret med en underenhet som kan rapportere ansatte, du må ha tegnet yrkesskadeforsikring, og du må ha en skriftlig arbeidsavtale klar. Etter første lønnsutbetaling kommer a-meldingen, forskuddstrekket som skal betales dagen etter og arbeidsgiveravgiften. Innen seks måneder kan du også ha plikt til obligatorisk tjenestepensjon (OTP).

Sjekkliste før første arbeidsdag

1. Registrer bedriften som arbeidsgiver

Et aksjeselskap som bare er registrert med hovedenheten, eller et ENK som ikke står i Enhetsregisteret, kan ikke levere a-melding. Du må registrere en underenhet (virksomhet) med opplysning om ansatte. Det gjør du med samordnet registermelding i Altinn. Gjør det i god tid før første lønn. Det er en vanlig årsak til at a-meldingen blir avvist .

2. Yrkesskadeforsikring

Alle arbeidsgivere skal tegne yrkesskadeforsikring (yrkesskadeforsikringsloven § 3). Den dekker skader og sykdom som skyldes arbeidet, og skal gjelde fra første arbeidsdag. Kostnaden føres normalt på konto 5920 .

3. Skriftlig arbeidsavtale

Arbeidsmiljøloven § 14-5 krever skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Varer arbeidsforholdet mer enn en måned, skal avtalen foreligge senest sju dager etter oppstart. Er det kortere, skal den inngås med én gang. Avtalen skal blant annet ha arbeidssted, stilling, startdato, arbeidstid, lønn, ferie, oppsigelsesfrister og eventuell prøvetid (§ 14-6). Arbeidstilsynet har en standard mal.

4. Obligatorisk tjenestepensjon

Plikten til OTP gjelder når foretaket har (OTP-loven § 1):

• minst én arbeidstaker uten eierinteresse i foretaket med 75 % stilling eller mer, eller
• minst to personer som begge har minst 75 % stilling, eller
• personer i minst 20 % stilling som til sammen utgjør minst to årsverk.

Ordningen skal være opprettet senest seks måneder etter at vilkårene er oppfylt. Minstekravet er 2 % av lønnen fra første krone opp til 12 G, og alle ansatte fra 13 år skal være med. Les mer om pensjon og lønn , eller bestill tjenestepensjon digitalt .

5. Skattekort og lønnsoppsett

Du trenger den ansattes fødselsnummer, kontonummer, stillingsprosent, lønn og startdato. Skattekortet hentes elektronisk fra Skatteetaten. Bestem også lønnsdag og hvordan timer, overtid og utlegg skal dokumenteres.

6. HMS og internkontroll

Alle virksomheter med ansatte skal ha et systematisk HMS-arbeid tilpasset størrelse og risiko. For en liten bedrift kan det være en enkel risikovurdering og skriftlige rutiner. Enkelte bransjer, for eksempel bygg, renhold og servering, har egne krav som personalliste eller HMS-kort.

Etter første lønnsutbetaling

Viktig endring fra 2026: Skattetrekkskontoen og bankgarantien er avviklet. Forskuddstrekket skal ikke lenger settes av på en egen konto. Det betales i stedet direkte til Skatteetaten senest første virkedag etter at lønnen er utbetalt. Se sjekklisten for lønnskjøring og hvordan du bokfører lønn .

Arbeidsforholdet skal rapporteres i a-meldingen hver måned fra oppstart til den ansatte slutter, også i måneder uten lønn. Se arbeidsforhold i a-meldingen .

Hva koster en ansatt?

Regneeksempel for en ansatt med 40 000 kroner i månedslønn i sone I (14,1 % arbeidsgiveravgift), med OTP på minstenivået:

I tillegg kommer yrkesskadeforsikring, administrasjonskostnader for pensjonsordningen og utstyr. En tommelfingerregel er at en ansatt koster rundt 25–30 % mer enn bruttolønnen. Prøv lønnskalkulatoren med dine egne tall.

Vanlige feil med første ansatt

• Lønn utbetalt før underenheten er registrert. A-meldingen blir avvist, og fristen løper likevel.
• Forskuddstrekket betalt sammen med arbeidsgiveravgiften. Fra 2026 skal trekket betales dagen etter lønnsutbetalingen.
• Ingen OTP. Plikten vurderes per foretak, og mange oppdager den først når den ansatte spør.
• Muntlig avtale. Uten skriftlig arbeidsavtale bryter du arbeidsmiljøloven, og det blir vanskelig å dokumentere hva som er avtalt hvis dere blir uenige.
• Glemt sykepengeansvar. Arbeidsgiveren betaler sykepenger de første 16 kalenderdagene av et sykefravær.

Vanlige spørsmål

Må jeg ha OTP når eieren er eneste ansatt?

Ikke hvis eieren er eneste person i foretaket. Plikten utløses når en arbeidstaker uten eierinteresse har minst 75 % stilling, eller når vilkårene med to personer er oppfylt.

Kan en innehaver av et ENK være ansatt i eget foretak?

Nei. Innehaveren og ektefellen skal ikke behandles som ansatte, og utbetalinger til dem rapporteres ikke i a-meldingen. En samboer som jobber i foretaket, må derimot ansettes.

Hva med ekstrahjelp og deltid?

Alle som får lønn over 2 000 kroner i året, skal rapporteres i a-meldingen. Se lønn til deltidsansatte .

Første ansatt i ReAI

I ReAI legger du til den ansatte med fødselsnummer, lønn, kontonummer, stillingsprosent og startdato. Skattekortet hentes automatisk. Når du kjører lønn, beregnes skattetrekk, arbeidsgiveravgift og feriepenger, a-meldingen sendes, OTP registreres og lønnsslippen går på e-post. Se lønnssystemet i ReAI .

Kilder

• Arbeidsmiljøloven § 14-5 og § 14-6
• Yrkesskadeforsikringsloven § 3
• OTP-loven § 1 og § 2
• Skatteetaten: Nye frister for betaling av forskuddstrekk og utleggstrekk
• Skatteetaten: Hvem må levere a-melding