Prøv gratis

Hver ansatt skal ha et arbeidsforhold i a-meldingen, også i måneder uten lønnsutbetaling. Opplysningene går videre til NAVs arbeidsgiver- og arbeidstakerregister (Aa-registeret). NAV bruker dem til sykepenger, dagpenger og foreldrepenger, og SSB bruker dem i statistikken. Feil i arbeidsforholdet gir derfor sjelden lønnsfeil, men kan skape problemer for den ansatte senere.

Opplysninger som skal rapporteres

OpplysningHva det betyrTypisk feil
ArbeidsforholdstypeOrdinært, maritimt, frilanser/oppdragstaker eller pensjon og ytelser uten arbeidsforholdStyrehonorar eller frilansoppdrag rapportert som ordinært arbeidsforhold
StartdatoFørste dag i arbeidsforholdet, ikke første lønnsdagStartdato settes lik første utbetaling
VirksomhetUnderenhetens organisasjonsnummer, ikke den juridiske enhetenRapportering på AS-ets nummer gir avvisning
AnsettelsesformFast eller midlertidigMidlertidig stilling som blir fast, uten at feltet endres
StillingsprosentAvtalt stillingsandelFaktisk arbeidede timer brukes i stedet for avtalen
Antall timer per uke for full stillingNormalt 37,5 timer, men avhenger av arbeidstidsordningen40 timer brukes uten at det stemmer med avtalen
ArbeidstidsordningIkke skift, ulike skift- og turnusordningerSkiftarbeid rapportert som «ikke skift»
YrkeskodeSjusifret kode fra SSBs STYRK-08Utgått eller ugyldig kode
Dato for endringerSiste endring i stillingsprosent og siste lønnsendringDatoene oppdateres ikke ved lønnsoppgjør
Permisjon og permitteringType, prosent, startdato og eventuell sluttdatoPermittering rapporteres ikke, eller sluttdato mangler
SluttdatoSiste dag i arbeidsforholdetArbeidsforholdet blir liggende aktivt etter at den ansatte har sluttet

Arbeidsforholdstype, stillingsprosent og yrkeskode er forklart nærmere i Aiaks guide til arbeidsforholdstype.

Når arbeidsforholdet starter

Arbeidsforholdet rapporteres fra og med måneden det starter, selv om første lønn først kommer måneden etter. Har den ansatte startet 20. august og får første lønn 20. september, skal arbeidsforholdet med startdato 20. august være med i a-meldingen for august.

Kontroller disse opplysningene før første a-melding:

  1. fødselsnummer eller d-nummer
  2. riktig virksomhet (underenhet)
  3. startdato etter arbeidsavtalen
  4. stillingsprosent, timer per uke for full stilling og arbeidstidsordning
  5. yrkeskode som beskriver det den ansatte faktisk gjør

Når noe endres

Endringer i stillingsprosent, lønn, yrke eller ansettelsesform rapporteres i a-meldingen for den måneden endringen gjelder fra. Oppdater også datoen for siste endring. Et lønnsoppgjør med virkning fra 1. mai skal gi ny dato for siste lønnsendring i a-meldingen for mai, også om tillegget først utbetales i juni.

Permisjoner over 14 dager og permitteringer rapporteres med type, prosentandel og periode. Er den ansatte permittert, er riktig permitteringsprosent viktig for at NAV skal kunne behandle dagpengesøknaden.

Når arbeidsforholdet avsluttes

Sluttdatoen er den siste dagen i arbeidsforholdet, ikke datoen for siste lønnsutbetaling. Den rapporteres i a-meldingen for måneden arbeidsforholdet slutter. Kommer feriepenger eller etterbetalt lønn senere, rapporteres beløpet i utbetalingsmåneden på det avsluttede arbeidsforholdet.

Glemmer du sluttdatoen, blir arbeidsforholdet stående som aktivt i Aa-registeret. Det kan forsinke den ansattes dagpenger eller skape feil i en ny arbeidsgivers rapportering. Se også feriepenger ved sluttoppgjør.

Har bedriften ingen ansatte og ingen utbetalinger etter at arbeidsforholdet er avsluttet, skal det ikke leveres a-melding. Se a-melding uten lønn.

Timelønnede og tilkallingsvikarer

For tilkallingsvikarer som inngår flere korte avtaler i samme måned, skal stillingsprosenten være 0. Antall timer rapporteres sammen med timelønnen. Stillingsprosent 0 skal aldri erstatte en sluttdato. Les mer i a-melding for timelønnede.

Kontroller hver måned

  • Sammenlign antall aktive arbeidsforhold i a-meldingen med antall ansatte som faktisk jobber hos dere.
  • Se etter ansatte som har sluttet uten registrert sluttdato.
  • Kontroller at nyansatte er med fra riktig startmåned.
  • Les tilbakemeldingen fra Skatteetaten. En avvist melding er ikke levert. Se a-melding avvist.
  • Kontroller Aa-registeret i Altinn for å se hva NAV faktisk har registrert.

Slik hjelper ReAI

I ReAI legges arbeidsforholdet inn på den ansatte én gang, med startdato, stillingsprosent og yrkeskode. A-meldingen lages fra lønnskjøringen og sendes til Skatteetaten automatisk når selskapet er koblet til Altinn. Se hvordan du legger til en ansatt og lønnssystemet i ReAI.

Les også korrigere lønn og a-melding.