Skattefrie ytelser til ansatte

En betaling kan være skattefri for den ansatte, men likevel opplysningspliktig i A-meldingen. En annen betaling kan være helt unntatt rapportering fordi den bare refunderer et dokumentert utlegg for arbeidsgiveren. Det er denne forskjellen som avgjør lønnsart, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og bokføring.

Guiden gjelder ordinære norske arbeidsforhold og er oppdatert for 2026. Pendlere, utenlandsopphold, arbeid på sokkel, sjøfolk og ansatte i kildeskatteordningen har særregler.

De fire betalingssporene

Skattefrie naturalytelser er som hovedregel ikke opplysningspliktige. Trekkfrie utgiftsgodtgjørelser er derimot som hovedregel opplysningspliktige, selv om den ansatte ikke skal betale skatt.

Kostnadsrefusjon er ikke lønn

Når en ansatt legger ut for en kostnad som tilhører arbeidsgiveren, kan arbeidsgiveren refundere det faktiske beløpet uten skatt når:

• kostnaden er pådratt i forbindelse med arbeidet
• kvittering eller annet gyldig bilag leveres til arbeidsgiverens regnskap
• navnet på arbeidstakeren og formålet fremgår av bilaget eller vedlegget
• reise- og bevertningsbilag i tillegg viser deltakere og arrangement eller formål

Skattebetalingsforskriften § 5-6-11 om utgiftsrefusjoner stiller disse dokumentasjonskravene. En slik refusjon bokføres på den underliggende kostnadskontoen, ikke som lønn og normalt ikke på konto 5390.

Eksempel: privat betalt SaaS

En ansatt betaler 1 500 kroner for selskapets skylagring. Kvitteringen viser leverandør, dato og tjeneste, og den ansatte skriver at abonnementet gjelder selskapets prosjektarkiv.

Debet programvarekostnad        1 500
Kredit bank/skyldig til ansatt  1 500

Refusjonen skal normalt ikke inn i A-meldingen. Mangler bilaget, eller gjelder kjøpet i realiteten privat bruk, kan utbetalingen måtte behandles som lønn.

Trekkfri godtgjørelse er opplysningspliktig

En utgiftsgodtgjørelse er et beløp som skal dekke kostnader den ansatte har hatt i arbeidet. Selv når godtgjørelsen er trekkfri, må den vanligvis rapporteres i A-meldingen. Riktig inntektsbeskrivelse er avgjørende.

Skatteetatens veiledning for trekkfrie utgiftsgodtgjørelser – annet angir at ytelsen rapporteres uten trekkplikt og uten grunnlag for arbeidsgiveravgift.

Skattefrie satser i 2026

Satsene følger Skatteetatens forskuddssatser for 2026 . Trekkfri sats er ikke nødvendigvis det samme som bedriftens avtalte godtgjørelse. Betaler arbeidsgiver mer, må beløpet normalt splittes i en trekkfri og en trekkpliktig del.

Oversikt over skattefrie og skattepliktige ytelser

Eksempel 1: hjemmekontorgodtgjørelse på konto 5390

En ansatt bruker et eget rom utelukkende som kontor. Arbeidsgiver betaler årets sats på 2 240 kroner i juli 2026.

I lønnssystemet registreres:

Type ytelse: utgiftsgodtgjørelse
Beskrivelse: annet
Beløp: 2 240
Trekkpliktig: nei
Grunnlag arbeidsgiveravgift: nei
Feriepengegrunnlag: nei

En vanlig kontering kan være debet 5390 Annen opplysningspliktig godtgjørelse og kredit bank eller skyldig lønn. Bruk en egen lønnsart. Konto 5390 kan også inneholde trekkpliktige ytelser, så kontonummeret alene avgjør aldri skattebehandlingen.

Les den fullstendige guiden om hjemmekontor .

Eksempel 2: kilometergodtgjørelse over skattefri sats

En ansatt kjører 420 kilometer på dokumentert yrkesreise. Arbeidsavtalen gir 5,00 kroner per kilometer.

Hele utbetalingen må ikke gjøres trekkpliktig når den kan splittes korrekt ved utbetalingen. Se også kjøregodtgjørelse .

Eksempel 3: telefon som gave

Arbeidsgiver dekker fri telefon med privat tilgang. Den skattepliktige EK-fordelen ville normalt vært inntil 4 392 kroner i året. Arbeidsgiver kan velge å bruke den generelle skattefrie gavegrensen på 5 000 kroner på fordelen. Da rapporteres ikke den delen som dekkes av gavegrensen, men arbeidsgiveren må føre kontroll med at den ansatte ikke samtidig mottar andre ordinære gaver som samlet overskrider 5 000 kroner.

Denne løsningen bruker 4 392 kroner av gavekapasiteten og etterlater 608 kroner samme år. Den skal ikke blandes med særskilte jubileums- eller oppmerksomhetsgaver.

Feriepenger

Feriepenger beregnes av arbeidsvederlag. Ferieloven holder betalinger som faktisk dekker utgifter til bil, kost, losji og lignende utenfor feriepengegrunnlaget. Verdien av naturalytelser er også som hovedregel utenfor, med særregel for kost som er del av arbeidsvederlaget. En godtgjørelse som i realiteten er betaling for arbeid, blir ikke fritatt bare fordi den kalles utgiftsgodtgjørelse.

Se ferieloven § 10 og sørg for at lønnsarten skiller reell kostnadsdekning fra arbeidsvederlag.

Gaver, velferd og personalrabatter

De viktigste grensene er:

• ordinær gave: 5 000 kroner per ansatt eller styremedlem per år
• personalrabatt: 10 000 kroner, eller 15 000 kroner hvis den ordinære gavegrensen ikke brukes
• jubileums- eller oppmerksomhetsgave: 4 000 kroner ved kvalifiserende anledning
• gave ved minst 20 års tjenestetid: 8 000 kroner, deretter hvert tiende år

Gaven må være annet enn kontanter. Et gavekort som ikke kan løses inn i kontanter kan kvalifisere. Detaljer, eksempler og reglene for eieransatte finnes i gaver, velferd og representasjon .

Kontroll før lønnskjøring

1. Er betalingen arbeidsgiverens kostnad, den ansattes merkostnad eller en privat fordel?
2. Finnes originalt elektronisk bilag, reiseregning eller annen påkrevd dokumentasjon?
3. Skal beløpet rapporteres som kontantytelse, naturalytelse eller utgiftsgodtgjørelse?
4. Krever ytelsen en særskilt inntektsbeskrivelse i A-meldingen?
5. Skal beløpet splittes i trekkfri og trekkpliktig del?
6. Er grunnlag for arbeidsgiveravgift og feriepenger riktig?
7. Er riktig kostnadskonto brukt, og kan lønnsrapporten avstemmes mot hovedboken?

Rapporter ytelsen i den måneden den utbetales eller stilles til disposisjon. Fristen for A-meldingen er normalt den 5. i neste måned. Kontroller alltid tilbakemeldingen etter innsending.

Vanlige feil

• Dokumentert utlegg føres på konto 5390 og rapporteres unødvendig som lønn.
• En trekkfri godtgjørelse utbetales uten å bli rapportert i A-meldingen.
• Hele statens reiseregulativ behandles som skattefritt selv om skattesatsen er lavere.
• Fast hjemmekontorbeløp gis til ansatte som arbeider fra stue eller soverom.
• Telefon, privat forsikring eller treningsabonnement behandles som arbeidsutstyr uten gave- eller lønnsvurdering.
• Kontoen brukes som fasit, selv om samme konto inneholder både trekkfrie og trekkpliktige beløp.
• Eieransatte får private kostnader refundert uten bilag og uten behandling som lønn eller utbytte.

Den tryggeste rekkefølgen er å betale reelle bedriftskostnader direkte, refundere dokumenterte utlegg på riktig kostnadskonto, og bruke lønnssystemet for alle godtgjørelser og fordeler som skal rapporteres.