Betalingsfiler og godkjenning

En betalingsfil er en samlet liste over betalinger som regnskapssystemet sender til banken, for eksempel alle leverandørfakturaer som forfaller denne uken. Banken gjennomfører betalingene når de er godkjent, og sender tilbake en returfil som viser hva som er betalt eller avvist. Det sparer tid, men gjør også godkjenningen til et kritisk kontrollpunkt.

Slik fungerer flyten

1. Godkjente leverandørfakturaer samles i et betalingsforslag.
2. Økonomi kontrollerer forslaget: beløp, forfall, mottakere og kontonummer.
3. Betalingene sendes til banken, som fil eller via en direkte bankintegrasjon.
4. Betalingene godkjennes i banken eller systemet, ofte av to personer.
5. Banken gjennomfører betalingene og sender status tilbake.
6. Betalingene bokføres mot leverandørgjelden og avstemmes.

Formatet er i dag som regel ISO 20022 (pain.001 for betalinger og camt for kontoutskrifter).

Godkjenning i to ledd

Den viktigste kontrollen er at den som lager betalingsforslaget, ikke alene kan godkjenne det. Vanlige oppsett:

Svindel: kontonummer er det svakeste punktet

Fakturasvindel skjer oftest ved at en svindler utgir seg for en kjent leverandør og ber om betaling til et nytt kontonummer. Tiltak som virker:

• Kontroller at kontonummeret er det samme som ved tidligere betalinger.
• Bekreft endringer av kontonummer på et kjent telefonnummer, ikke via e-posten som ba om endringen.
• Vær ekstra varsom med hastebetalinger og betalinger til utlandet.
• Begrens hvem som kan endre kontonummer på leverandører.

Bokføring av betalingen

Når banken bekrefter at en faktura på 12 500 kroner er betalt:

Én betalingsfil kan gi én banklinje for hele summen eller én linje per betaling, avhengig av banken. Uansett må hver leverandørpost lukkes.

Avviste betalinger

Returfilen kan vise avviste betalinger, for eksempel på grunn av ugyldig kontonummer, manglende dekning eller at mottakers bank ikke fant kontoen. Følg opp avvisningene samme dag. Ellers blir fakturaen stående som betalt i systemet uten at leverandøren har fått pengene.

Vanlige feil

• Samme person registrerer leverandøren, lager forslaget og godkjenner betalingen.
• Kontonummeret endres etter en e-post uten kontroll.
• Avviste betalinger fanges ikke opp.
• Betalinger godkjennes i banken uten at noen ser på listen.

Slik hjelper ReAI

I ReAI lager du betalingsforslag fra godkjente fakturaer, og betalingene avstemmes automatisk mot banken. Se betale leverandørfakturaer i ReAI, bankintegrasjon og fakturagodkjenning.