Elektronisk signatur gjør det mulig å godkjenne regnskapsdokumenter digitalt med juridisk bindende effekt. Når signaturen kombineres med arbeidsflyter i ReAI sikres sporbarhet, integritet og tidsbesparelser i økonomifunksjonen.
Hva er elektronisk signatur?
Elektronisk signatur er en digital mekanisme som bekrefter identiteten til den som signerer og at dokumentet er autentisk. I Norge bygger løsningene på eIDAS-forordningen og BankID-infrastrukturen, noe som gjør signaturene juridisk bindende i de fleste regnskapssammenhenger.
Nøkkelbegreper
- Autentisering: Verifisering av hvem som signerer, for eksempel med BankID.
- Integritet: Dokumentet er uendret etter signering og kan spores via hash-verdier.
- Uavviselighet: Signaturen kan ikke benektes i ettertid fordi identiteten er logget.
Typer elektroniske signaturer
| Type signatur | Beskrivelse | Typisk bruk i regnskap |
|---|---|---|
| Enkel elektronisk | PIN-kode eller e-postbekreftelse | Interne godkjenninger |
| Avansert elektronisk | Unik signatur knyttet til identitet og kontrollert av signataren | Kontrakter, avtaler |
| Kvalifisert elektronisk | Sertifikat utstedt av kvalifisert leverandør med fysisk identitet | Årsregnskap, revisjon |
Krav og regelverk
Bokføringsloven stiller krav til sporbarhet, sikker oppbevaring og dokumentasjon av godkjenninger. For å oppfylle dette bør du:
- Lagre signerte dokumenter i et system som sikrer lesbarhet i hele oppbevaringsperioden.
- Knytte signaturen til et dokumentnummer slik at den kan spore tilbake til bilaget.
- Beskrive signeringsprosessen i virksomhetens internkontroll.
- Sørge for at loggdata er tilgjengelig for revisor og styre.
Se også veiledning om integritet for å sikre at data ikke manipuleres mellom signering og arkivering.
Arbeidsflyt med ReAI
| Trinn | Aktivitet | Resultat |
|---|---|---|
| 1 | Opprett dokument fra ReAI og send til signering | Bilagsdata sendes kryptert |
| 2 | Signatar autentiserer seg med BankID | Identiteten bekreftes |
| 3 | Signatur lagres sammen med dokument og tidsstempel | Fullstendig revisjonsspor |
| 4 | Godkjent dokument oppdaterer regnskapet automatisk | Bilaget bokføres og merkes |
En slik arbeidsflyt kan kobles sammen med API-integrasjon og automatisering for å sikre at ferdig signerte dokumenter blir arkivert og postert uten manuelle steg.
Fordeler for økonomifunksjonen
- Raskere beslutninger: Signatur kan gjennomføres fra mobil, uansett hvor leder befinner seg.
- Bedre kontroll: Revisjonsspor med tidsstempel og IP-adresse gir trygghet ved tilsyn.
- Redusert risiko: Mindre behov for manuelt papirarbeid reduserer feilkilder og tap av dokumenter.
- Bedre samarbeid: Flere kan signere samme dokument i riktig rekkefølge med klare roller.
Slik velger du løsning
| Kritisk faktor | Hva du bør vurdere | Spørsmål til leverandøren |
|---|---|---|
| Integrasjoner | Støtter løsningen ReAI, ERP og fagsystemer via åpne API-er? | Hvilke ferdige integrasjoner finnes? |
| Sikkerhet | Kryptering, datalagring i EU/EØS og sertifiseringer | Hvilke sertifiseringer (ISO 27001) har dere? |
| Brukeropplevelse | Enkelt for både interne og eksterne signatarer | Hvordan fungerer signering på mobil? |
| Arkivering | Langtidslagring i tråd med bokføringsforskriften | Hvilket format leveres dokumentene i etterpå? |
Dokumentasjon og etterprøvbarhet
- Lagre signaturbeviset sammen med PDF- eller XML-versjonen av dokumentet.
- Bruk metadatafelt for å lagre signatur-ID, tidsstempel og BankID-referanse.
- Aktiver varsler dersom dokumenter ikke blir signert innen fristen.
- Test gjenfinning jevnlig slik at revisor raskt kan finne dokumentasjon.
Relaterte artikler
Elektronisk signatur er et viktig steg mot helhetlig digitalisering av regnskapsprosesser. Når ReAI kombinerer signering, arkiv og bokføring i ett system, blir økonomifunksjonen både mer effektiv og mer etterprøvbar.