Prøv gratis

Et prosjektbasert byrå lever av å gjøre arbeid om til fakturerbar verdi. Regnskapet bør derfor vise mer enn total omsetning og kostnader. Det bør vise hvilke prosjekter som tjener penger, hvilke som lekker timer, og hva som kan faktureres.

ReAI passer særlig godt når byrået kombinerer prosjektregnskap, fakturering og bankavstemming.

Viktige arbeidsflyter

FlytHvorfor den er viktig
TimeføringSkiller fakturerbart arbeid fra intern tid
ProsjektfaktureringGir riktig faktura per kunde og avtale
UtleggKnytter reise, verktøy og underleverandører til prosjekt
LeverandørfakturaerFanger inn kostnader fra frilansere og partnere
RapporteringViser margin, WIP og utestående faktura

Hvis timer ligger i eget system, se timeføring-integrasjon i ReAI.

Fastpris og timer

Fastprisprosjekter bør fortsatt følges med timer internt. Ellers vet du ikke om marginen er god. Timebaserte prosjekter bør ha kontroll på godkjente timer før faktura sendes.

For begge modeller bør prosjektleder sjekke:

  • Er alle timer ført?
  • Er utlegg dokumentert?
  • Er underleverandører bokført på riktig prosjekt?
  • Er fakturagrunnlaget komplett?
  • Er innbetaling matchet etter utsendelse?

MVA i byråbransjen

SituasjonMVA
Kreative tjenester, rådgivning og utvikling til norske kunder25 %
Fjernleverbare tjenester til næringsdrivende kunder i utlandetNullsats, se MVA på eksport av tjenester
Mediekjøp, trykk og underleverandører som faktureres videre til kunden25 % på hele beløpet, fordi det er en del av byråets leveranse. Se MVA på viderefakturering
Rene utlegg i kundens navn og for kundens regningKan holdes utenfor byråets omsetning når vilkårene er oppfylt. Se MVA på utlegg for kunde
Programvare og annonser kjøpt fra utlandetSnudd avregning med kode 86

Den vanligste feilen er å fakturere viderefakturerte kostnader uten MVA fordi leverandørens faktura var et «utlegg». Er fakturaen stilet til byrået, er det normalt viderefakturering.

Typiske kontoer

KontoBrukes til
3000 Salgsinntekt, avgiftspliktigFakturerte timer og fastpris
1530 Opptjent, ikke fakturert inntektArbeid utført før periodeslutt som faktureres senere
4500 Fremmedytelser og underentrepriseFrilansere og underleverandører som inngår i leveransen
5000 Lønn til ansatteLønn til ansatte i prosjektene

Bruk prosjekt som dimensjon på alle inntekter og direkte kostnader, ikke egne kontoer per prosjekt.

Eksempel: opptjent, ikke fakturert ved årsslutt

Byrået har ført 80 godkjente timer à 1 200 kroner på et timeprosjekt i desember. Timene faktureres først i januar. For at inntekten skal komme i riktig år, føres det ved årsslutt:

KontoDebetKredit
1530 Opptjent, ikke fakturert inntekt96 000
3000 Salgsinntekt, avgiftspliktig96 000

I januar reverseres posteringen, og fakturaen føres på vanlig måte. MVA-en på 24 000 kroner hører til terminen da fakturaen utstedes, ikke terminen da arbeidet ble gjort. Se periodisering ved årsslutt.

Rapportering som hjelper ledelsen

Byråledelsen bør følge prosjektmargin, faktureringsgrad, utestående kundefordringer og kontantstrøm. Bruk gjerne rapportering og BI-integrasjon hvis nøkkeltallene skal vises løpende.

For en bredere guide kan du også lese regnskap for konsulenter.

Gjennomfør prosjektmøte med samme tallgrunnlag

La prosjektleder kontrollere timer, innkjøp, fakturert beløp, gjenstående arbeid og forventet margin på en fast dato hver måned. Skill mellom opptjent arbeid, sendt faktura og mottatt betaling; de tre tallene viser ulike deler av økonomien.

Prosjekter med svak margin bør få en forklaring og et tiltak, for eksempel endret omfang, pris eller bemanning. Ta bare med timer og kostnader som er kontrollert. En fast rapportpakke til styret kan samle de viktigste avvikene uten å overlesse mottakeren.