Regnskap for medlemsorganisasjon

Medlemsorganisasjoner har ofte mange små innbetalinger, kontingent, arrangementer, frivillige og styrebehov. Regnskapet blir enklere når medlemsregister, fakturering, bank og rapportering henger sammen.

ReAI kan brukes sammen med medlemsregister og fakturering for å redusere manuelt arbeid.

Typiske regnskapsflyter

Hvis kontingent sendes som faktura, se lage faktura i ReAI og purreplan .

Medlemsdata er masterdata

Ryddige medlemsdata gjør både fakturering og rapportering bedre. Kontroller:

• Navn og e-post.
• Medlemskategori.
• Kontingentsats.
• Betalingsstatus.
• Eventuell organisasjonstilknytning.

Hvis medlemsdata ligger i flere systemer, bør dere avklare hvilket system som er master.

Rapportering til styret

Styret trenger ofte oversikt over kontingentinntekter, utestående beløp, kostnader per aktivitet og likviditet. En fast rapportpakke til styret gjør økonomien lettere å følge gjennom året.

For foreninger med særskilte behov kan også bankavstemming for forening være relevant.

Avstem medlem, krav og betaling

Velg én stabil medlems-ID som følger personen mellom register, faktura og bank. Kontroller hver periode at antall fakturerte medlemskap stemmer med aktive medlemmer, og at friplasser, familieordninger, utmeldinger og krediteringer er dokumentert. Skill kontingent fra arrangement og andre inntekter i rapporteringen.

Ved årsslutt bør styret få en aldersfordelt liste over ubetalt kontingent og en forklaring på poster som ikke skal purres. Hvis inntektene faktureres gjentakende, kan en kontrollert abonnementsflyt redusere manuelt arbeid.