Regnskap for konsulenter
Konsulentvirksomhet har ofte et relativt enkelt regnskap sammenlignet med varehåndel. Men timeføring, prosjektoppfølging og riktig bruk av fradrag krever gode systemer og rutiner.
Kort oppsummert
- Timeføring er grunnlaget for fakturering og lønnsomhetsanalyse.
- Prosjektregnskap gir oversikt over hva som er lønnsomt.
- Reise- og representasjon har egne fradragsregler.
- Forskuddsfakturering krever riktig periodisering.
Typiske transaksjoner for konsulenter
| Transaksjon | Regnskapsmessig behandling |
|---|---|
| Faktura for timer | Inntekt i faktureringsperioden |
| Forskuddsfaktura | Forskuddsbetaling, inntektsføres ved levering |
| Reisekostnad for kunde | Viderefakturering eller kostnad |
| Kontorleie/coworking | Fast driftskostnad |
| Programvare og verktøy | Kostnad eller aktivering |
| Kurs og faglig oppdatering | Fradragsberettiget kostnad |
Timeføring og fakturering
Hvorfor timeføring er kritisk
- Grunnlag for fakturering
- Dokumentasjon av arbeid utført
- Lønnsomhetsanalyse per kunde og prosjekt
- Kapasitetsplanlegging
Tips for god timeføring
- Før timer samme dag de utføres
- Bruk detaljerte beskrivelser for faktureringsgrunnlag
- Skill mellom fakturerbare og ikke-fakturerbare timer
- Koble timer til prosjekt eller kunde
Faktureringsrutiner
- Fast faktureringsdag hver måned
- Kontroll av timer før fakturering
- Oppfølging av ubetalte fakturaer
- Kreditnota ved feil
Prosjektregnskap
Hvorfor føre prosjektregnskap
Prosjektregnskap viser om et oppdrag er lønnsomt:
- Inntekter fra prosjektet
- Timer brukt og kostnad
- Direkte utgifter (reise, materiell)
- Dekningsbidrag og margin
Oppsett i regnskapssystemet
- Bruk prosjektkoder på alle føringer
- Skill mellom fakturerbare og interne prosjekter
- Rapporter dekningsbidrag regelmessig
Reisekostnader og utlegg
Reiser for kunden
Reiser i forbindelse med oppdrag kan:
- Faktureres videre til kunden (viderefakturering)
- Inkluderes i timepris (ikke synlig for kunde)
- Føres som egen kostnad
Dokumenter alltid formålet med reisen. Les om reiseregning .
Diett og overnatting
Reisekostnader over natten har egne satser og regler. Hold god dokumentasjon.
Representasjon og kundepleie
Hva er fradragsberettiget
- Enkle serveringer i forbindelse med arbeid
- Arrangementer for kunder (med begrensninger)
- Gaver til kunder (begrenset beløp)
Hva er ikke fradragsberettiget
- Personlige måltider
- Underholdning og sosiale arrangementer
- Gaver over grensen
Les om representasjon .
Fradrag konsulenter ofte glemmer
| Fradrag | Beskrivelse |
|---|---|
| Hjemmekontor | Forholdsmessig andel av boligkostnader |
| Telefon og internett | Andel brukt til arbeid |
| Faglitteratur og kurs | Holder kompetansen oppdatert |
| Programvare | Verktøy brukt i arbeidet |
| Kontorrekvisita | Kontorutstyr og forbruksmateriell |
| Medlemskap | Fagforeninger og bransjeorganisasjoner |
Forskuddsfakturering og periodisering
Konsulenter fakturerer ofte på forskudd:
- Forskuddsbetaling: Inntektsføres når tjenesten leveres, ikke ved betaling
- Løpende avtaler: Periodiser inntekten over avtaleperioden
- Prosjektbasert: Inntektsføring basert på fremdrift
Les om periodiseringsprinsippet .
Slik hjelper ReAI konsulenter
ReAI gjør konsulent-regnskap enklere:
- Integrasjon med timeføringssystemer
- Prosjektkoder for lønnsomhetsanalyse
- Automatisk bilagsføring av utlegg
- Rapporter for dekningsbidrag og timer
Relaterte guider
Les om frilanskontrakt , periodisering og struktur i regnskapet .