Regnskap for hotell

Regnskap for hotell er krevende fordi én gjest kan kjøpe flere tjenester med ulike MVA-satser, ofte samlet i en pakkepris. I tillegg kommer forskudd, gavekort, provisjoner til bookingkanaler og krav om personalliste for serveringen.

MVA-satser på hotellet

Pakkepriser

Selger du rom med frokost for 1 500 kroner, må prisen fordeles mellom overnatting (12 %) og frokost (25 %). Fordelingen skal være rimelig og bygge på hva delene koster når de selges hver for seg, eller en annen dokumentert fordelingsnøkkel.

Eksempel: Frokost settes til 250 kroner inkludert MVA. Resten, 1 250 kroner, er overnatting:

Bruk samme fordeling i hele hotellsystemet (PMS), og dokumenter hvordan den er fastsatt. Konferansepakker med dagpakke og overnatting fordeles på samme måte. Se MVA på reise og opphold.

Dagsoppgjør og avstemming

Hotellsystemet lager et dagsoppgjør per natt med omsetning per sats og betalingsmåte. Før oppgjøret i regnskapet og avstem:

• kortoppgjør og Vipps mot bank, med gebyrer
• gjestereskontro for gjester som ikke har sjekket ut
• kundefordringer for bedriftskunder med faktura

Salg i bar og restaurant er kontantsalg og krever kassasystem som oppfyller kassasystemlova.

Les om kassasystem og dagsoppgjør i ReAI hvis hotellet også har salg over disk. Hotellsystemets oppgjør og kassens Z-rapport må kunne avstemmes mot betalingene uten at samme salg bokføres to ganger.

Forskudd, gavekort og provisjoner

• Forskuddsbetalte opphold er gjeld til gjesten til oppholdet er gjennomført.
• Gavekort er gjeld til de innløses. Se MVA på gavekort.
• Provisjon til bookingplattformer i utlandet er kjøp av tjeneste fra utlandet med snudd avregning. Se MVA på import av tjenester.

Personalliste og lønn

Hotell med servering skal føre personalliste etter bokføringsforskriften kapittel 8-3. Lønn er ofte den største kostnaden, med turnus, tillegg og mange deltidsansatte. Tips med kort er lønn til de ansatte.

Nøkkeltall

Følg belegg, gjennomsnittlig rompris (ARR) og inntekt per tilgjengelig rom (RevPAR) sammen med lønnskostnad i prosent av omsetning og varekost for mat og drikke.

Vanlige feil

• Hele pakkeprisen føres med 12 %.
• Provisjon til utenlandske bookingplattformer føres uten snudd avregning.
• Forskudd og gavekort inntektsføres ved innbetaling.
• Dagsoppgjøret fra PMS avstemmes ikke mot bank.

Slik hjelper ReAI hotell

I ReAI kan du føre dagsoppgjør med flere MVA-satser, fakturere bedriftskunder og kjøre lønn i samme system. Se regnskap for restaurant og regnskap for campingplass.