Regnskap for barnehage

Regnskap for barnehage skiller seg fra vanlig næringsvirksomhet fordi inntektene i hovedsak er offentlig tilskudd og foreldrebetaling. Barnehageloven stiller krav til at disse midlene skal komme barna i barnehagen til gode, og til hvordan økonomien dokumenteres og rapporteres. Regnskapet må derfor være ryddig nok til å vise hvordan pengene brukes.

Kort oppsummert

• Barnehagetjenester er unntatt fra MVA. Barnehagen beregner ikke MVA på foreldrebetalingen og får ikke fradrag for MVA på innkjøp.
• Kommunalt tilskudd og foreldrebetaling føres på egne inntektskontoer.
• Kostpenger for mat er en del av betalingen for barnehageplassen.
• Transaksjoner med eier og nærstående må være på markedsmessige vilkår og dokumenteres.
• Rapportering til kommunen og Utdanningsdirektoratet krever at regnskapet er satt opp med riktig inndeling.

Typiske transaksjoner

Bokføringseksempel: foreldrebetaling

En barnehage fakturerer 60 foreldre for oktober. Samlet foreldrebetaling er 180 000 kroner og kostpenger 24 000 kroner:

Foreldre med lav inntekt kan ha rett til redusert foreldrebetaling eller gratis kjernetid. Kontroller vedtakene fra kommunen før faktureringen. Maksprisen fastsettes av Stortinget og kan endres fra år til år.

MVA i barnehagen

Fordi tjenesten er unntatt fra MVA, er MVA på innkjøp en kostnad. Barnehagen trenger derfor ikke MVA-kontoer for inngående MVA. Selger barnehagen noe annet enn barnehagetjenester, for eksempel utleie av lokaler til arrangementer, må det vurderes særskilt.

Lønn og pensjon

Lønn er den største kostnaden. Mange private barnehager følger tariffavtaler med egne regler for pensjon, som kan være dyrere enn minstekravet for OTP. Sørg for at pensjonskostnaden bokføres i riktig periode, og at premiefakturaene avstemmes. Se pensjon og lønn.

Nærstående og eierstruktur

Transaksjoner med eier, for eksempel husleie til et eiendomsselskap som eieren også eier, eller administrasjonstjenester fra et morselskap, skal være på markedsmessige vilkår. Dokumenter prisgrunnlaget. Dette er et av områdene kommunen og tilsynsmyndighetene ser nærmest på.

Vanlige feil

• Foreldrebetaling føres med MVA.
• Inngående MVA fradragsføres selv om barnehagen ikke har fradragsrett.
• Husleie til nærstående mangler dokumentasjon av markedsleie.
• Tilskudd og foreldrebetaling føres på samme konto, så rapporteringen blir vanskelig.

Slik hjelper ReAI barnehager

I ReAI kan du fakturere foreldrebetaling som gjentakende faktura, kjøre lønn og holde tilskudd og betaling på egne kontoer. Se abonnementsfakturering og lønn i ReAI. Trenger du regnskapsfører med erfaring fra barnehager, kan du finne regnskapsfører.