Regnskap for advokatfirma

Regnskap for advokatfirma har to særtrekk: firmaet forvalter penger som tilhører klientene, og inntektene bygges av timer som ofte ligger ufakturert en stund. Begge deler krever faste rutiner.

Kort oppsummert

• Klientmidler skal stå på egen klientkonto og føres i en egen klientreskontro. De er ikke firmaets penger.
• Salær har 25 % MVA, både til bedrifter og privatpersoner.
• Utlegg som rettsgebyr betalt på vegne av klienten kan viderefaktureres uten MVA når vilkårene for utlegg er oppfylt.
• Timer i arbeid som er opptjent, men ikke fakturert ved periodeslutt, må vurderes for periodisering.
• Hvitvaskingsloven gjelder for mange typer oppdrag.

Typiske transaksjoner

Bokføringseksempel: salær trekkes fra forskudd

Klienten har betalt 30 000 kroner i forskudd til klientkontoen. Advokaten fakturerer 20 000 kroner pluss 5 000 kroner i MVA.

Salærfakturaen i driftsregnskapet:

Når 25 000 kroner overføres fra klientkontoen til driftskontoen, føres innbetalingen mot kundefordringen (debet 1920, kredit 1500), og klientreskontroen reduseres tilsvarende. De resterende 5 000 kronene står fortsatt som klientens midler til de brukes eller betales tilbake.

Klientmidler

Klientkontoen skal ha en reskontro per klient eller sak som til enhver tid stemmer med banksaldoen. Avstem den minst månedlig, og dokumenter avstemmingen. Renter på klientmidler tilfaller som hovedregel klienten. Et salær kan bare overføres fra klientkontoen når det er fakturert og klienten har akseptert trekket eller det følger av avtalen.

Utlegg eller viderefakturering?

Betaler du et gebyr i klientens navn og på klientens vegne, er det et utlegg uten MVA. Kjøper du en tjeneste selv og bruker den i oppdraget, for eksempel en oversettelse eller en reise, er det en del av din tjeneste, og den viderefaktureres med 25 % MVA. Se MVA på utlegg for kunde.

Timer og faktureringsgrad

Følg opp:

• fakturerbare timer per advokat
• timer i arbeid per sak og hvor lenge de har ligget ufakturert
• avskrevne timer, altså timer som ikke kan faktureres
• utestående salær og tap på fordringer

Vanlige feil

• Forskudd på klientkonto inntektsføres ved innbetaling.
• Klientkonto og driftskonto blandes i samme bankavstemming.
• Utlegg viderefaktureres med MVA, eller egne kjøp viderefaktureres uten MVA.
• Timer i arbeid ved årsslutt blir ikke vurdert.

Slik hjelper ReAI advokatfirma

I ReAI kan du føre timer per sak, fakturere direkte fra timegrunnlaget og følge utestående per klient. Bruk prosjekt per sak for å se lønnsomhet. Klientmidler bør føres på egen bankkonto med egen reskontro. Se timeføring i ReAI, prosjektregnskap og regnskap for konsulenter.