Hvordan bokføre tap på kundefordring

En ubetalt faktura er ikke automatisk et endelig konstatert tap. Skill mellom regnskapsmessig nedskrivning av en usikker fordring, skattemessig tapsfradrag og retten til å korrigere tidligere beregnet MVA.

Når kan tapet konstateres?

Tap må underbygges. Forgjeves innkreving, konkurs uten dekning eller andre klare holdepunkter for manglende betalingsevne kan være relevante. Seks måneder etter forfall og minst tre purringer er ikke en mekanisk regel som erstatter den aktiviteten forholdene krever. Se Skatteetatens vilkår for tap på krav .

En prisreduksjon, reklamasjon eller frivillig ettergivelse må vurderes etter sine egne regler. Bruk kreditnota ved en reell korrigering av salget; ikke kamufler den som tap på grunn av manglende betalingsevne.

Bokføring når tap og MVA-korreksjon er dokumentert

En faktura på 12 500 kroner består av 10 000 kroner omsetning og 2 500 kroner MVA. Hele kravet er endelig tapt på grunn av kundens manglende betalingsevne, og vilkårene for MVA-korreksjon er oppfylt:

Bruk regnskapssystemets tapsfunksjon eller riktig avgiftskode slik at korreksjonen kommer i riktig felt i MVA-meldingen. En manuell postering direkte på MVA-konto uten korrekt rapporteringskode kan gi feil melding.

MVA-korreksjonen har egne vilkår. Se merverdiavgiftshåndboken § 4-7 . Ved en foreløpig regnskapsmessig nedskrivning skal MVA ikke automatisk tilbakeføres.

Dokumentasjon og senere betaling

Oppbevar faktura, purringer, innkrevingshistorikk og grunnlaget for tapsvurderingen. Avstem kundereskontroen mot hovedboken. Hvis kunden senere betaler hele eller deler av et tidligere tapsført krav, må beløpet inntektsføres igjen og tidligere MVA-korreksjon reverseres for den betalte delen.

Begynn med rutinen for purregebyr mens kravet fortsatt følges opp.