Hvordan bokføre Shopify-regningen

En Shopify-regning er ikke det samme som salget i nettbutikken. Salget bokføres fra ordre, rapporter og utbetalinger, mens Shopify-regningen er et kjøp fra Shopify: abonnement, apper, transaksjonsgebyrer og andre driftskostnader for nettbutikken.

Derfor bør Shopify-regningen behandles som en egen bokføringsrutine. Svaret blir mer nyttig når du skiller mellom abonnement, apps, transaksjonsgebyrer, betaling med kort og omvendt avgiftsplikt .

Kort svar

For en norsk MVA-registrert virksomhet er hovedregelen:

• Selve bilaget føres som en leverandørkostnad fra Shopify. For MVA-formål vurderer du om linjene er tjenester fra utenlandsk leverandør.
• Bruk MVA-kode 86 på avgiftspliktige fjernleverbare tjenester fra utlandet når virksomheten har full fradragsrett.
• Abonnement og appkostnader kan normalt føres på 6420 Leie IT-systemer og programvare eller 6553 Programvare.
• Shopify transaction fees på selve Shopify-regningen er vanligvis ikke Shopify Payments-gebyret, men Shopify sin avgift når du bruker en ekstern betalingsleverandør. Ikke sett MVA-kode 86 automatisk bare fordi linjen heter fee.
• Hvis regningen allerede er trukket på kort og viser Total due kr 0, bruker du Shopify-regningen som bilag og matcher betalingen mot kort- eller banktrekket.

Se hvordan du bokfører salg i Shopify for selve salget og Shopify-integrasjon i ReAI hvis du vil automatisere mer av flyten.

Bør alt føres på én konto?

Det er ikke nødvendigvis helt galt å føre små Shopify-regninger på én kostnadskonto, men det er sjelden mest brukervennlig over tid. Regningen blander ofte ulike kostnadstyper.

Den mest ryddige løsningen er ett bilag med flere bilagslinjer. Da slipper du å lage flere bilag, men du får bedre rapporter og enklere kontroll i etterkant.

Hvorfor reverse charge gjelder

Shopify-regningen kommer normalt fra en utenlandsk leverandør. Når en norsk virksomhet kjøper fjernleverbare tjenester fra utlandet, er det kjøperen som må beregne norsk MVA når tjenesten ville vært avgiftspliktig i Norge.

For MVA-registrerte virksomheter med full fradragsrett betyr det vanligvis:

1. Shopify fakturerer uten norsk MVA.
2. Du beregner norsk MVA på tjenestekjøpet.
3. Du rapporterer både utgående og inngående MVA i MVA-meldingen.
4. Netto MVA-effekt blir normalt null, men rapporteringen må likevel være riktig.

Skatteetaten har egen veiviser for merverdiavgift på tjenester kjøpt fra utlandet , og satsoversikten for tjenester fra utlandet viser at tjenester kjøpt fra utlandet normalt behandles med 25 prosent når de er avgiftspliktige i Norge.

Hva betyr transaction fees på Shopify bill?

Shopify skiller mellom flere typer betalingsrelaterte kostnader:

• Shopify Payments-gebyrer er betalingsbehandlingsgebyrer. Shopify forklarer at de kan spores ved å eksportere Shopify Payments-transaksjoner, og de hører praktisk hjemme i avstemmingen av utbetalinger.
• Third-party transaction fees på Shopify-regningen er Shopify sin avgift når butikken bruker en ekstern betalingsleverandør. Shopify beskriver dette som en avgift for sikker checkout-plattform og integrasjon med eksterne betalingsleverandører. Den kommer i tillegg til gebyret fra betalingsleverandøren.
• Gebyret fra ekstern betalingsleverandør kommer fra leverandøren du faktisk bruker til betaling, for eksempel kortinnløser eller annen betalingsformidler.

Derfor er det bedre å lese spesifikasjonen enn å konkludere ut fra ordet “transaction fee”. Noen velger å føre Shopify sin tredjepartsavgift på 7770 for å samle betalingskostnader. Andre fører den på 6420 eller 6553 for å samle Shopify-plattformkostnader. Det viktigste er at du er konsekvent og ikke bruker MVA-kode 86 uten å ha vurdert hva linjen faktisk gjelder.

Eksempel: Shopify bill betalt med kort

La oss si at Shopify-regningen er trukket direkte fra bankkortet og viser dette:

I eksempelet under bruker vi MVA-kode 86 på subscription og apps, mens transaction fees vurderes separat:

Et praktisk bilag kan da se slik ut i et system der MVA-kode lager MVA-posteringene automatisk:

I mange regnskapssystemer fører du ikke MVA-linjene manuelt. Du legger MVA-kode 86 på relevante kostnadslinjer, og systemet oppretter riktige 27xx-posteringer automatisk. Med tallene over vil systemet typisk beregne 375 kroner i både utgående og inngående MVA på grunnlaget 1 500 kroner.

Eksempel: Shopify-regning føres først som leverandørgjeld

Hvis du vil registrere regningen først og matche betalingen senere, kan bilaget føres mot leverandørgjeld:

Når kort- eller banktrekket bokføres:

Dette passer best hvis du ønsker reskontro på Shopify som leverandør. Hvis regningen alltid trekkes automatisk og du ikke trenger leverandørreskontro, er direkteføring mot bank ofte enklere.

Ikke MVA-registrert virksomhet

Også virksomheter som ikke er MVA-registrert kan få plikt til å rapportere og betale MVA ved kjøp av fjernleverbare tjenester fra utlandet. Da har virksomheten normalt ikke fradragsrett, og beregnet MVA blir en kostnad.

Med samme Shopify-regning blir beregnet MVA 375 kroner hvis bare abonnement og apper behandles med omvendt avgiftsplikt i eksempelet. Da blir kostnadsbildet slik:

Her er MVA-beløpet en kostnad fordi virksomheten ikke har fradragsrett. Kontroller alltid rapporteringsplikten og beløpsgrensen hos Skatteetaten hvis du ikke er MVA-registrert.

Når skal du være ekstra forsiktig?

Ikke alle linjer som ligner på gebyrer skal behandles likt. Sjekk dette før du bokfører:

• Utenlandsk VAT, GST eller sales tax er ikke norsk inngående MVA. Be om korrigert faktura hvis Shopify har feil skatteoppsett for virksomheten din.
• Apper som fakturerer utenfor Shopify må vurderes på egen faktura. Da er det app-leverandøren, ikke Shopify-regningen, som styrer dokumentasjonen.
• Betalingsgebyrer fra bank, kortinnløser eller betalingsformidler kan ha annen MVA-behandling enn en Shopify-plattformavgift.
• Shopify sin tredjeparts-transaksjonsavgift er ikke nødvendigvis samme type kostnad som et kortinnløsergebyr, selv om begge ofte oppleves som betalingsgebyrer.
• Årsabonnement som dekker perioder over årsskiftet kan måtte periodiseres hvis beløpet er vesentlig.
• Varer, fraktetiketter eller domener bør vurderes separat hvis de står på samme bill.

Dokumentasjon du bør lagre

For at bilaget skal være lett å kontrollere senere, bør du lagre:

• Shopify bill som PDF, ikke bare e-postvarselet.
• Spesifikasjonen som viser subscription, apps, transaction fees og eventuelle krediteringer.
• Bank- eller korttransaksjonen som viser faktisk betaling.
• Beregningen av MVA-grunnlag og MVA-kode 86.
• Eventuell forklaring hvis enkelte linjer ikke er behandlet med reverse charge.

Shopify forklarer selv hvilke typer kostnader som kan vises på regningen i sin dokumentasjon om types of charges on your Shopify bills , third-party transaction fees on your Shopify bills og Shopify Payments fees .

Praktisk anbefaling

For de fleste norske Shopify-butikker er denne rutinen mest ryddig:

1. Last ned Shopify bill som PDF hver måned.
2. Skill minst mellom abonnement/apps, third-party transaction fees og eventuelle betalingsgebyrer i payout-rapporten.
3. Bruk 6420 eller 6553 for Shopify-abonnement og appkostnader.
4. Bruk 7770 for gebyrer som faktisk hører hjemme som bank-, kort- eller betalingsgebyr.
5. Bruk MVA-kode 86 på avgiftspliktige tjenester fra utlandet når virksomheten har fradragsrett, men ikke på gebyrlinjer uten egen vurdering.
6. Avstem totalbeløpet mot faktisk kort- eller banktrekk.

Da får du ett bilag som er enkelt å føre, men fortsatt detaljert nok til at regnskapet gir mening. Det er bedre enn å føre hele Shopify-regningen på én konto uten å vite hva som ligger bak beløpet.