Hvordan bokføre salg i Shopify

For bedrifter som selger via Shopify er korrekt bokføring av salg avgjørende for både MVA-rapportering og økonomisk oversikt. Den enkleste måten er å bokføre én gang per måned og vedlegge PDF-rapporter fra Shopify som dokumentasjon.

Hvilke Shopify-rapporter trenger du?

Shopify har to innebygde rapporter som gir deg all nødvendig informasjon for bokføring:

Sales by billing location

Sales by billing location viser geografisk fordeling av salget basert på kundens faktureringsadresse. Denne rapporten finner du ved å navigere til:

Admin > Analytics > Reports > Sales > Show all > Sales by billing location

Rapporten inneholder:

• Land eller region hvor kunden er lokalisert
• Totalt salg per land/region
• Antall ordre per land/region

Denne rapporten er kritisk for MVA-behandling, da den lar deg skille mellom:

• Norske kunder (salg med 25% MVA)
• Utenlandske kunder (salg uten norsk MVA)

Sales by customer name

Sales by customer name gir en detaljert oversikt over hver enkelt ordre og inneholder:

• Kundenavn
• Ordrenummer
• Ordredato
• Totalt ordrebeløp

Denne rapporten fungerer som detaljert dokumentasjon for alle ordre i perioden.

Du finner rapporten under:

Admin > Analytics > Reports > Sales > Show all > Sales by customer name

MVA-behandling av Shopify-salg

Norske kunder (salg med MVA)

Når du selger til norske privatpersoner og bedrifter skal du beregne 25% merverdiavgift (eller 15%/12% for varer med redusert sats).

Kontoplaner for norske salg:

• 3000-serien: Salgsinntekt eksklusiv MVA
• 2700: Utgående merverdiavgift

Eksempel bokføring norsk salg kr 10 000 (inkl. 25% MVA):

Utenlandske kunder (salg uten MVA)

Salg til kunder utenfor Norge er normalt unntatt norsk MVA, men må fortsatt rapporteres i MVA-meldingen.

Eksempel bokføring eksport/internasjonalt salg kr 10 000:

For salg av varer utenfor Norge bør du bruke egne salgskontoer (typisk 3100-serien) for å skille mellom innenlands og utenlands salg i MVA-rapporteringen.

Steg-for-steg guide til månedlig bokføring

Den enkleste måten å bokføre Shopify-salg er å gjøre det én gang per måned. Følg disse stegene:

1. Eksporter Sales by billing location som PDF

Ved slutten av måneden:

1. Gå til Admin > Analytics > Reports
2. Velg Sales by billing location
3. Velg tidsperiode for hele måneden
4. Klikk Export og velg PDF
5. Lagre PDF-filen (f.eks. “Shopify-billing-location-mars-2024.pdf”)

Fra denne rapporten kan du lese av:

• Totalt salg til Norge (med MVA)
• Totalt salg til andre land (uten MVA)

2. Beregn MVA-grunnlag

For det norske salget må du skille mellom inklusiv og eksklusiv MVA-beløp:

• Salg inkl. MVA / 1,25 = Salg ekskl. MVA (25%)
• Salg inkl. MVA / 1,15 = Salg ekskl. MVA (15%)
• Salg inkl. MVA / 1,12 = Salg ekskl. MVA (12%)

MVA-beløp = Salg inkl. MVA - Salg ekskl. MVA

3. Eksporter Sales by customer name som PDF

For detaljert dokumentasjon:

1. Gå til Admin > Analytics > Reports
2. Velg Sales by customer name
3. Velg samme tidsperiode (hele måneden)
4. Klikk Export og velg PDF
5. Lagre PDF-filen (f.eks. “Shopify-customer-orders-mars-2024.pdf”)

4. Bokfør måneden samlet

Opprett ett bilag for hele månedens Shopify-salg:

Bilag: Shopify-salg mars 2024

Eksempel med tall:

Vedlegg til bilaget:

• Sales by billing location (PDF)
• Sales by customer name (PDF)

Dette gir deg god dokumentasjon og holder bokføringen enkel ved at du bare bokfører én gang per måned.

5. Håndter Shopify-gebyrer

Shopify trekker fra transaksjonsgebyr og abonnementsavgifter før utbetaling. Disse gebyrene bokfører du som kostnader:

Eksempel bokføring gebyrer:

Du finner oversikt over gebyrer under Finance > Payments i Shopify.

Håndtering av returer og refusjoner

Når en kunde returnerer varer eller får refusjon, må dette bokføres motsatt av det opprinnelige salget:

Eksempel retur av salg kr 10 000 (inkl. 25% MVA):

Shopify har egen rapport for Returns som viser alle returer for en periode.

Viktige momenter å huske

Valutahåndtering

Hvis du selger i utenlandsk valuta (USD, EUR osv.), må du:

• Omregne til NOK ved bokføring
• Bruke kursen på salgstidspunktet
• Eventuelt bokføre valutagevinst/-tap ved utbetaling

Fraktkostnader

Frakt som kunden betaler er normalt skattepliktig omsetning og skal behandles som øvrig salg. Shopify inkluderer frakt i totalsalget, så du trenger normalt ikke bokføre dette separat.

Gavekort

Salg av gavekort skal ikke inntektsføres før gavekortet brukes:

Ved salg av gavekort:

Ved innløsning av gavekort:

Rabattkoder og kampanjer

Rabatter reduserer salgsinntekten og MVA-grunnlaget:

• Shopify-rapporter viser salg etter rabatt
• Du trenger derfor ikke egen rabattkonto
• Totalsalget i rapporten er allerede justert for rabatter

Månedlig avstemming

For å sikre korrekt bokføring:

1. Summer totalt salg i Shopify for måneden
2. Summer alle bokførte salg i regnskapet
3. Avstem differanse (skal være gebyrer og eventuelle justeringer)
4. Kontroller MVA-beløp mot MVA-melding

Sammendrag

Bokføring av Shopify-salg er enkelt når du følger denne månedlige rutinen:

Nøkkelpunkter:

• Bokfør én gang per måned for å holde det enkelt
• Eksporter Sales by billing location som PDF for MVA-skille
• Eksporter Sales by customer name som PDF for dokumentasjon
• Vedlegg begge PDF-ene til bilaget i regnskapssystemet
• Skill mellom norsk og utenlandsk salg i konteringen
• Bokfør gebyrer separat som kostnader

Ved å følge denne enkle rutinen sikrer du korrekt og revisjonsvennlig bokføring av ditt Shopify-salg, samtidig som du oppfyller MVA-regelverket og sparer tid.