Hvordan bokføre returvarer og tilbakebetaling

Når kunden returnerer en vare, må du følge opp salgsdokumentasjonen, pengene og varen hver for seg. En refusjon i betalingsløsningen er ikke alene en kreditnota, og en kreditnota betyr ikke at varen er lagt tilbake på lager.

Denne guiden gjelder selgers håndtering av en avtalt retur. Den avgjør ikke kundens rett til retur eller reklamasjon. Har du nettbutikk eller kassasystem , avklar hvilken løsning som oppretter korrigert salgsdokumentasjon, slik at den ikke opprettes to ganger.

Tre hendelser, tre kontrollpunkter

Ved retting av en utsendt faktura brukes kreditnota med referanse til originalen. Se Altinn om faktura og kreditnota . For kassesalg må returen dokumenteres gjennom kassasystemets rutine.

Eksempel: full retur av en betalt vare

Anta at en MVA-registrert bedrift har solgt og fått betalt for en vare til 1 250 kroner, inkludert 250 kroner MVA. Varen returneres, og hele kjøpesummen skal tilbakebetales. Eksemplet bruker alminnelig sats på 25 prosent, kontrollert mot Skatteetatens satser i august 2026. Andre varer eller salg kan kreve annen behandling.

Dette forutsetter at det opprinnelige salget og betalingen allerede er korrekt bokført. Kundekontoen får først et beløp kunden har til gode, som deretter utlignes av tilbakebetalingen. Konto og avgiftskode må passe med originalsalget og systemets føringsmåte.

Hvis betalingsleverandøren trekker refusjonen i et senere samlet oppgjør, går betalingen gjennom oppgjørskontoen i stedet for en separat bankutbetaling. Ikke bokfør begge deler. Eventuelle gebyrer vurderes ut fra oppgjørsrapporten; de skal ikke gjemmes i returbeløpet.

Delvis retur og rabatt

Har kunden kjøpt tre varer og returnerer én, skal korrigeringen gjelde riktig linje og beløp. Bruk faktisk salgspris etter rabatt, ikke dagens listepris. Hvis flere avgiftssatser inngikk i kjøpet, må hver korrigerte linje beholde riktig avgiftsbehandling.

Avklar frakt og eventuelle andre beløp separat ut fra avtalen og reglene for kjøpet. En refusjon skal kunne forklares med dokumentasjonen, ikke bare være et rundt beløp valgt i betalingsportalen.

Lageret må vurderes separat

En ubrukt, salgbar vare og en ødelagt vare skal ikke få samme lagerbehandling. Registrer hva som faktisk er mottatt og vurder tilstanden før beholdningen endres. Korrigering av varekostnad og lagerverdi avhenger av hvordan dere fører lageret.

Kreditnotaen gjenoppretter ikke automatisk korrekt lagerverdi. Bruk lager og logistikk sammen med dokumentert mottak og avviksoppfølging.

Når returen og oppgjøret kommer i ulike måneder

En retur kan bli dokumentert i august, mens betalingsleverandøren trekker refusjonen i september. Behold referansen som forklarer det åpne beløpet mellom periodene. Ikke endre datoer bare for å få bank og salgsrapport til å bli like.

For Shopify må dere kontrollere om returen allerede inngår i det importerte salgsgrunnlaget. Se Shopify-integrasjonen før en separat manuell føring opprettes.

Før du lukker saken

• Originalt salg og korrigering kan finnes igjen sammen.
• Tilbakebetalingen er bekreftet, ikke bare forespurt.
• Returen er ikke ført både automatisk og manuelt.
• Varen er vurdert og lagerbehandlingen dokumentert.
• Eventuelle gebyrer og periodedifferanser er forklart.

Bruk guiden til kreditnota i ReAI for fakturakorrigeringen. Trenger dere hjelp på tvers av systemene, kan Aiak bistå med nettbutikkregnskap .