Hvordan bokføre representasjon

Representasjon er kostnader rettet mot kunder, leverandører og andre forretningsforbindelser, for eksempel en lunsj, middag eller et arrangement. Hovedregelen er streng: representasjon gir ikke skattemessig fradrag, og inngående MVA kan aldri trekkes fra. Unntaket er enkel bevertning som oppfyller bestemte vilkår.

To kontoer for representasjon

Skillet gjør skattemeldingen enklere, fordi 7360 skal tilbakeføres som ikke fradragsberettiget kostnad. Hele beløpet inkludert MVA føres som kostnad på begge kontoene.

Når gir bevertning fradrag?

Enkel bevertning av forretningsforbindelser gir fradrag når blant annet disse vilkårene er oppfylt:

• den har klar tilknytning til virksomheten, for eksempel et forhandlingsmøte
• den skjer i arbeidstiden eller i umiddelbar forbindelse med møtet
• den er enkel og rimelig, og uten brennevin
• den skjer på arbeidsstedet eller et spisested i nærheten

På spisested er grensen 592 kroner per person per tilfelle i 2026. Går du over grensen, faller fradraget bort for hele bevertningen. Se gaver, velferd og representasjon og Skatteetatens satser for representasjon.

Eksempel 1: kundelunsj under grensen

To ansatte og to kunder spiser lunsj under en kontraktsgjennomgang. Regningen er 2 200 kroner, altså 550 kroner per person:

Hele beløpet føres som kostnad fordi MVA på servering ikke gir fradrag.

Eksempel 2: kundemiddag

Du tar med tre kunder og en kollega på middag med vin. Regningen er 5 600 kroner:

Dokumentasjon

Kvitteringen alene er ikke nok. Skriv på bilaget:

• hvem som deltok, med navn og firma
• formålet med møtet
• antall personer, slik at beløpet per person kan kontrolleres

Hva er ikke representasjon?

Et måltid med bare ansatte på tjenestereise er reisekostnad. Blir representasjon og velferd blandet, blir både skattemeldingen og MVA-meldingen feil.

Vanlige feil

• MVA trekkes fra på restaurantregningen.
• Kostnaden per person beregnes uten å telle deltakerne.
• Middag med alkohol føres på 7350.
• Julebord føres som representasjon, eller kundemiddag som velferd.

I ReAI kan du legge inn deltakere og formål som kommentar på bilaget, og regelen for restauranter kan settes til ingen MVA-fradrag. Se også konto 7350 og konto 7360.