Hvordan bokføre reiseforskudd

Et reiseforskudd er penger en ansatt får utbetalt før en tjenestereise. Forskuddet er ikke en kostnad og ikke lønn. Det er en fordring på den ansatte til reiseregningen er levert. Da gjøres forskuddet opp mot de faktiske reisekostnadene.

Steg 1: utbetaling av forskudd

Den ansatte får 5 000 kroner før en to-dagers reise:

Steg 2: oppgjør mot reiseregningen

Etter reisen leverer den ansatte reiseregning med kvitteringer:

Den ansatte har fått 756 kroner for mye og betaler dem tilbake. Oppgjøret:

Debet: 2 800 + 336 + 1 108 + 756 = 5 000 kroner. Kostnaden for hotell og taxi er 2 500 + 300 = 2 800 kroner ekskl. MVA.

Hadde reisen kostet mer enn forskuddet, skulle differansen føres som gjeld til den ansatte (konto 2910) og betales ut.

Diett og satser i 2026

Diett utbetalt etter statens satser er trekkfri når vilkårene er oppfylt, men skal rapporteres i a-meldingen. Derfor føres den på en oppgavepliktig kostnadskonto. Aktuelle satser i 2026:

Det er ikke fradrag for MVA på diett, og heller ikke på måltider den ansatte kjøper selv. Les mer i diett og kostgodtgjørelse og reise og diett i lønn.

Gode rutiner for reiseforskudd

• Forskuddet bør ikke være høyere enn forventede kostnader.
• Sett en frist for reiseregningen, for eksempel to uker etter hjemkomst.
• Følg opp saldoen på 1380 hver måned. Et forskudd som aldri gjøres opp, kan i verste fall måtte behandles som lønn.
• Gi heller ansatte et firmakort, så slipper du forskudd for hotell og transport.

Vanlige feil

• Forskuddet kostnadsføres ved utbetaling, og reiseregningen føres i tillegg.
• Hotellkvitteringen bokføres uten MVA-fradrag, eller med 25 % i stedet for 12 %.
• Diett føres på en ikke-oppgavepliktig konto og kommer ikke med i a-meldingen.

I ReAI registrerer den ansatte reiseregning og kvitteringer fra mobilen, og forskuddet trekkes fra i oppgjøret. Se registrere utlegg og konto 1380.