Hvordan bokføre programvareabonnement

Et programvareabonnement (SaaS) er leie av programvare, og føres normalt på konto 6420 Leie datasystemer. Det du må passe på, er om leverandøren er norsk eller utenlandsk, og om du betaler for en måned eller et helt år om gangen.

Norsk leverandør

Månedlig abonnement på 800 kroner pluss 200 kroner MVA:

Utenlandsk leverandør: snudd avregning

Kjøper du programvare som tjeneste fra en leverandør i utlandet, står det normalt ingen norsk MVA på fakturaen. Er virksomheten MVA-registrert, skal den selv beregne norsk MVA etter reglene om omvendt avgiftsplikt (snudd avregning) i merverdiavgiftsloven § 3-30. Brukes tjenesten fullt ut i avgiftspliktig virksomhet, får du samtidig fradrag, så nettoeffekten blir null.

Faktura fra en utenlandsk leverandør på 100 USD, omregnet til 1 050 kroner:

I regnskapssystemet gjør du dette med MVA-kode 86 (kjøp av tjenester fra utlandet med fradrag, høy sats). Brukes tjenesten i virksomhet uten fradragsrett, bruker du kode 87, og da blir den utgående MVA-en en reell kostnad. Se MVA på import av tjenester og MVA-koder i regnskapssystem.

Kontonumrene for utgående og inngående MVA ved kjøp fra utlandet varierer mellom kontoplaner. Det viktige er at MVA-koden er riktig.

VOEC-fellen

Registrerer du deg hos en utenlandsk leverandør uten å oppgi at du er en bedrift, kan leverandøren fakturere norsk MVA gjennom VOEC-ordningen. Den MVA-en gir ikke fradrag for en næringsdrivende. Oppgi organisasjonsnummeret ditt i kundeprofilen, slik at leverandøren fakturerer uten MVA og du bruker snudd avregning. Se VOEC.

Årsabonnement: periodiser

Betaler du 12 000 kroner ekskl. MVA for et årsabonnement fra 1. oktober, gjelder bare tre måneder inneværende år. Er beløpet vesentlig, føres det som forskuddsbetalt kostnad og fordeles månedlig:

Hver måned:

MVA-fradraget føres i perioden fakturaen gjelder, ikke fordelt over året. Små beløp kan kostnadsføres direkte. Se periodisering av abonnement ved årsslutt.

Kjøpt lisens eller egenutviklet programvare

Kjøper du en varig lisens til en høy pris, kan det være en immateriell eiendel som skal balanseføres og avskrives. Et vanlig SaaS-abonnement du kan si opp, er ikke det. Konsulenthjelp til oppsett av et abonnement føres normalt som kostnad.

Vanlige feil

• Utenlandske abonnement bokføres uten snudd avregning, og MVA-meldingen mangler grunnlaget.
• MVA betalt via VOEC trekkes fra.
• Kortgebyr og valutapåslag blandes inn i abonnementet. Før dem på 7770 eller som valutatap.
• Et abonnement noen har glemt å si opp, blir betalt i årevis.

I ReAI kan du lage en regel for hver leverandør med fast konto og MVA-kode 86, slik at utenlandske abonnement bokføres likt hver måned. Se også domene og hosting.